WFM

Получить презентацию

Добрый день! Сегодня расскажу о PlanForce – это индустриальная WFM. Применяется в компаниях с разными графиками работы, условиями труда и структурой оплаты.

Если обобщить, PlanForce позволяет предприятиям выявлять возможности для оптимизации управления трудовыми ресурсами, помогая оптимально использовать рабочее время и рационально расходовать средства на труд.

Система состоит из нескольких основных компонентов. Во-первых, это оперативное управление графиками работы персонала в соответствии с производственной потребностью.

Во-вторых – детальный учёт рабочего времени и тарификация труда.

Далее – система может помочь с управлением отпусками.

И наконец, организация труда на предприятиях требует функций по охране труда, поэтому PlanForce в полной мере их поддерживает.

Какие проблемы здесь решаются?

Конечно, основное сейчас – это дорогой труд и дефицит квалифицированных кадров.

Что тут можно сделать?

Во первых – не всегда рабочее время сотрудников используется оптимально. И тут у нас есть шанс немного, но снизить остроту кадрового дефицита, помогая более эффективно распоряжаться имеющимися ресурсами. Конечно, для этого надо лучше планировать — чтобы выходы и распределения на сменах более четко соответствовали потребностям в людях в конкретном месте в конкретное время.

Также можно использовать системы оплаты труда, которые “стимулируют” производительность. Однако чтобы такая оплата труда была эффективна, необходим детальный учёт рабочего времени и выработки.

Таким образом, надо не только лучше планировать, но и точнее учитывать фактический труд – без этого не получится внедрить сложные системы оплаты.

Следующая проблема, которую решает система – трудоёмкое и затратное управление фондом рабочего времени, администрирование графиков и учёт труда.

Ну и наконец третье – это минимизация compliance-рисков. Своевременное оформление документов, контроль допусков, соблюдение трудового кодекса и локальных нормативных актов – всё это должно быть встроено в процесс управления рабочим временем.

Для избежания недоразумений как с сотрудниками, так и с контролирующими органами, все документы должны быть корректно и вовремя оформлены.

Пользователи и ситуации

Выделим три группы пользователей системы и три основные ситуации, к которым сводится работа PlanForce.

Первая ситуация – это планирование расписаний и ежедневное управление рабочим временем сотрудников. В этом процессе задействованы прежде всего линейные руководители – те, кто реально выводит сотрудников, контролирует их работу. А также ОТИЗ или департамент организации труда.

Вторая история – это документарное сопровождение процесса управления рабочим временем. Тут задействованы HR-специалисты, мастера, распределители работ, специалисты по охране труда.

И третья ситуация – закрытие табеля. Тут прежде всего участвуют экономисты по труду, табельщики и расчетчики.

Составление расписаний

Начнем с первой ситуации – составление расписаний. Основная сложность тут в том, что людей физически не хватает, а линейному руководителю надо обеспечить нужное количество специалистов в смене или на вахте. Когда людей мало, приходится решать, кого, когда и куда выводить. При этом надо учитывать множество параметров: графики отпусков, квалификацию и допуска сотрудников, наличие медосмотра и обязательного обучения, различные локации и территориальные ограничения, а еще и ограничения трудового кодекса и локальных нормативов.

Далее. Руководители каждый день сталкиваются с необходимостью не просто составить графики на месяц, а постоянно их корректировать. Всё меняется, и зачастую нужно заново пересматривать расписание, быстро адаптируя его под ситуацию.

И важный момент – непрозрачность в отсутствие специализированного ПО. То, насколько эффективно линейные руководители решают эти задачи, зачастую никто не знает, ведь у них цель – выполнение производственных задач. Линейный руководитель не всегда думает о цене сверхурочных или стоимости избыточного работника на смене. Оценить, насколько графики соответствовали потребностям, мы можем только по факту.

PlanForce же вместо интуиции конкретного человека предлагает умные алгоритмы оптимизации графиков выхода сотрудников. Система учитывает все параметры, учитывает актуальную потребность в людях, на лету анализирует закрытие потребности в соответствии с производственной программой и нормативами. Составляет, оптимизирует графики и расписания.

То есть линейный руководитель получает инструмент, который помогает ему управлять рабочим временем.

Мы также вовлекаем и сотрудников – через сервисы самообслуживания они могут указывать предпочтения, откликаться на дополнительные смены, видеть актуальные графики.

Что учитывают заложенные в PlanForce алгоритмы планирования? Во-первых, они ориентированы на индустриальный сектор и учитывают особенности различных отраслей: потребность в труде по видам работ, профессиям и квалификациям работников, сезонность и пики нагрузки, потребность в труде по локациям.

При планировании труда алгоритмы должны знать всё о сотрудниках: режимы работы, плановые отсутствия, опыт, накопленный баланс рабочего времени, стоимость, рейтинги и предпочтения – всё это то, чем PlanForce оперирует в процессе планирования.

Оперативное управление

Разберем теперь вторую ситуацию: то, что касается оперативного управления и оформления документов. Вот мы составили графики, подписали их минимум за месяц — как требует законодательство, и тут началась реальная жизнь и всё начинает меняется

Срочные заказы, горят сроки, людей выводят сверхурочно, подмены, болезни, отпуска. В общем, возникают ситуации, которые нужно отслеживать и грамотно оформлять.

Для удобной ежедневной работы Planforce предлагает диспетчерские доски. В них руководители могут переместить сотрудников, назначить сверхурочные, выставить замену, а система сама подберет наилучшие варианты. При этом Planforce, понимая трудовой кодекс и нормативные акты, осуществляет compliance, понимает какие решение допустимы, а какие нет, какие документы оформить и с кем согласовать.

Система автоматически формирует приказы и распоряжения (закрепление за графиком, работа вне графика, отзыв, допсоглашение к трудовому договору и много других ситуаций) – всего более сотни встроенных сценариев по управлению рабочем временем.

При этом через личные кабинеты может осуществляться электронное взаимодействие с сотрудниками.

Табель

И наконец, третья ситуация – это закрытие табеля. Не всегда это просто – сложные графики, разная оплата в течении дня, различные условия труда, различные аналитики затрат.

На слайде можно посмотреть пример с водителем на предприятии. Работой во вредных условиях и на разных площадках.

В таких случаях правильно посчитать все вознаграждения и компенсации к первому числу уже не просто.

Planforce предлагает онлайн-средства для детального учёта труда, готовые механизмы табелирования, которые позволяют подготовить табель для передачи в систему расчета заработной платы.

Как формируется табель? Основой становятся графики. В PlanForce это не восьмерки, а реальная структура рабочего времени: с началом и окончанием смены, перерывами, временем в пути. Далее в режиме онлайн оформляются отклонения. Получается, что в нужный момент электронный табельный журнал уже заполнен – с графиками сменности, выходными, отклонениями и прочим.

Виды оплаты, премии и надбавки для каждого временного промежутка программа определяет автоматически. Аналитики затрат также определяются для каждого дня в табеле, а если надо, то и часа.

В итоге вся информация готова для передачи на расчет зарплаты и налогов.

При этом во всех трех описанных ситуациях руководство может получать оперативные данные для контроля эффективности и аналитики. Хватает ли людей? Какой прогноз нехватки персонала и дисбаланс людей по рабочим участкам? Куда уходят деньги? с анализом затрат фонда оплаты труда. Как утилизируется фонд рабочего времени? Какой баланс РВ? При этом видно и доступный фонд рабочего времени по сотрудникам, и количество сверхурочных, и недоработки до баланса.

Как PlanForce встраивается в общую инфраструктуру на предприятии?

Из кадровой системы забирается оргструктура, штатные расстановки и режимы работы, а обратно передаются необходимые HR-документы: служебные записки на приказы о закреплении, переводы, отвлечения и так далее.

В блок расчета зарплаты передается готовый под закрытие фактический табель. Это могут быть только чистые времена по видам явок, а может быть и табель с тарификацией труда – т.е. с готовыми суммами.

Есть также возможность подключения СКУД и взаимодействия с производственными системами.

Какие результаты от внедрения управления трудовыми ресурсами и планирования PlanForce?

Качественно — это переход от интуиции линейного руководителя к алгоритмам. От черного ящика – к прозрачной системе в организации труда. Основные измеримые эффекты достигаются прежде всего за счет снижения трудозатрат и увеличения производительности.

Вот здесь приведен пример окупаемости для 1000 сотрудников. Справа – экономия от трудозатрат на планирование рабочего времени и расчет вознаграждений, а слева – возможный эффект от роста производительности труда.

И в завершение – PlanForce – это про оптимальные графики, производительный труд и справедливые вознаграждения.

На связи!

Многообразие специальностей, бригады, вахты, вариативность графиков, вредные условия, разная оплата — эффективно организовать труд вручную чрезвычайно трудно. Нехватка или избыток персонала, неоптимальная расстановка, нарушения, переплаты — это потери в производительности труда и упущенные возможности для бизнеса.

Нужны инструменты и алгоритмы, способные поддерживать процесс от планирования потребности и построения оптимальных графиков до автоматического табеля и сверки со СКУД.

ALFA HR помогает уменьшить количество непродуктивного времени и повысить уровень загрузки персонала за счет точного планирования и эффективного управления сотрудниками. За эту задачу в линейке приложений ALFA HR отвечает PlanForce WFM.

Точная потребность

От того, насколько верно посчитана потребность в персонале, зависит выполнение планов и качество конечной продукции. Неточные расчеты приводят к авралам или скрытым простоям. Люди выйдут на работу, но будет ли у них работа?

PlanForce WFM устраняет эти дорогостоящие ошибки. Она помогает состыковать планы с трудовыми ресурсами. Получая из производственных систем (в промышленности — из MES, в логистических центрах — из WMS, в медицине — из МИС) данные о плановой нагрузке, система рассчитывает, сколько специалистов каких профессий и с какой квалификацией понадобится завтра или через месяц, сколько есть и кого не хватает.

Визуальные индикаторы обеспечивают полное представление о дефиците и профиците персонала в горизонте годового планирования, показывают подразделения и периоды времени с чрезмерным или недостаточным количеством сотрудников.

Согласованность объема рабочей силы с ожидаемой нагрузкой способствует повышению производительности. Нет избыточного штата — снижаются затраты на его содержание, нет нехватки в пиковые периоды —увеличивается прибыль.

Оптимальные графики

Вариантов организации труда тысячи. У каждого своя стоимость и свои результаты. Закрыть потребность имеющимися ресурсами и учесть особенности отрасли и законодательства — все равно что решить сложную головоломку.

На добывающих предприятиях люди работают вахтовым методом, их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады.

Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность, потому что многие работают по совместительству.

На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Важны не только специальность и квалификация, но и конкретные компетенции, вплоть до допусков к отдельным видам работ или единицам оборудования.

Приходится учитывать много условий и входных параметров, которые постоянно меняются. Разные режимы работы, баланс рабочего времени, квалификация и навыки работников, их предпочтения — вручную составить оптимальные графики практически невозможно.

Да и вряд ли начальник цеха на производстве станет просчитывать множество вариантов, чтобы выбрать оптимальный. Он будет полагаться на свою интуицию.

PlanForce WFM помогает перейти от интуиции к алгоритмам. Программа обрабатывает сотни вводных: от объемов работы до приоритета вывода сотрудников в бригадах. За считанные минуты алгоритмы перелопатят огромный массив данных о сотрудниках и построят оптимальные графики — без простоев, авралов и переработок.

Управление людьми в реальном времени

Будьте готовы к постоянному пересчету графиков. Только спланировал — перепланируй. Срочный заказ, и надо организовать работу в 2 или 3 смены? Программа поможет подобрать людей и составить график выходов.

PlanForce «в прямом эфире» показывает, что происходит, предупреждает об отклонениях, дает инструменты, чтобы предотвратить проблему: в 2 клика перестроит графики, подберет замену заболевшему сотруднику, подсветит переработки или недобор до баланса.

На многих предприятиях в течение смены людей надо перебрасывать туда, где они больше нужны. PlanForce подскажет, где «горит» и кто лучше справится с «пожаром». Знает не только специальность и разряд, но и множество других данных о сотрудниках. Есть ли допуска и медосмотры, может ли работать во вредных условиях, какой баланс сверхурочных — это и многое другое система принимает во внимание при назначении на работы. Водитель автобуса, к примеру, должен пройти стажировку именно на том маршруте, на который выходит, монтажник-высотник — иметь допуск к работе на высоте, а работник склада — права для погрузочно-разгрузочной техники. Для workforce координаторов предусмотрены удобные интерфейсы — диспетчерские доски.

Понимание компетенций и навыков работников позволяет оптимально использовать возможности персонала, а быстрая реакция на изменения гарантирует, что у вас всегда будет достаточно людей для выполнения работы.

Табелирование

В табель ничего руками вбивать не надо, все отражается автоматически. Нет ручного ввода — нет противоречий в учете. И в табель, и в данные для расчета зарплаты гарантированно попадает правильная информация.

Каждый день табеля содержит детальную информацию о рабочем времени и его характеристиках. В один день у сотрудника могут быть разные виды времени (например, время в пути, дневные и ночные часы, перерывы) и разные условия оплаты. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.

В случае интеграции со СКУД формируется первичный табель учета рабочего времени. PlanForce сравнивает его данные с плановым табельным журналом, составленным на основании графиков работы и документов по отклонениям.

Например, такая ситуация. Человек вышел по приказу в выходной на полный день, а по данным СКУД был на работе всего 2 часа. Или: смена у человека 8 часов — с 09:00 до 18:00, а он пришел в 8:30 и ушел в 17:30. Те же 8 часов, но по факту его не было на рабочем месте с 17:30 до 18:00.

По отклонениям принимаются решения, включить их в итоговый табель или проигнорировать.

Актуальный табель доступен в любой момент, а не только в конце месяца. Это позволяет мониторить использование рабочего времени в онлайне и предупреждать проблемы, а не фиксировать их, когда все уже произошло.

Готовый табель передается в систему расчета зарплаты.

Резюме

Вместо негибкого и медленного планирования вы получаете оптимальные графики, точно закрывающие потребность. Вместо решений, принимаемых “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — управляемую прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты и мотивирует сотрудников. Вместо трудоемкого учета рабочего времени — автомат.

А значит — экономите время, деньги, ресурсы.

Преимущества решений для управления персоналом огромны, поэтому хотим развеять некоторые мифы, окружающие их.

Бытует мнение, что WFM нужны тем, у кого плавающая потребность в специалистах или сменный режим работы. То есть имеет место устойчивая ассоциация “WFM = ритейл + колл-центры”. А в промышленности все по-другому — стабильные графики и потребность постоянная. Поэтому никакие системы управления персоналом не нужны.

Да вот только так ли обстоят дела на самом деле? Давайте разбираться.

Так ли вообще стабильна потребность, как кажется?

Практически всегда нагрузка на предприятиях распределена неравномерно: у кого-то ярко выраженная сезонность, где-то нестабильная ситуация с заказами. Расхождение потребности с фактической рабочей силой приводит либо к нехватке персонала, либо к переукомплектованию. Обе эти проблемы стоят вам дорого.

Помимо прочего, промышленные предприятия, нуждаются в квалифицированном труде. А трудовой кризис все серьезнее — квалифицированных кадров не хватает ни в здравоохранении, ни в строительстве. Про производство и наукоемкие отрасли вообще молчим — престиж рабочих специальностей снижен до предела.

Когда на предприятии для разных операций нужны разные специалисты различных квалификаций от того, насколько точно посчитана потребность, зависит выполнение планов и даже качество конечной продукции.

Получается, чем точнее посчитана потребность, тем лучше можно подготовиться: спланировать донабор или обучение, синхронизировать людей и производственную программу — например, в период спада отправить работников в отпуска или на переаттестацию.

Некоторые виды WFM, такие как, Industrial WFM, обмениваются информацией с производственными системами и планируют потребность в труде в связке с производственными задачами. Поэтому в каждый момент времени понятно, сколько и каких специалистов надо: всего в год, через месяц, завтра — для закрытия смены. WFM даже могут оповещать, когда нет нужных сотрудников для выполнения поставленной задачи.

Постоянные графики — это несколько тысяч комбинаций

Часто слышим: “У нас производство — графики постоянные. Зачем нам WFM?” Рассказываем. Графики работы как способ шаблонирования рабочего времени, действительно, постоянны. Но не отвечают на вопрос: какие люди, в каком количестве и когда выходят на работу. Типовых шаблонов немного. Чаще всего используют стандартный, предполагающий пятидневную трудовую неделю. Те, у кого непрерывный производственный процесс, практикуют сменный график. А вот теперь самое интересное — если на типовые шаблоны наложить режимы сменности, графики отпусков, обучения или прохождения медосмотра, получим сотни, а то и тысячи индивидуальных расписаний.

Составить эффективное расписание для каждого, когда на предприятии нескольких сотен или тысяч человек, при ручном планировании невозможно. Голословное утверждение? Попробуйте спланировать график присутствия всего 5-ти мастеров — условия задачи смотрите ниже.

Сколько времени вы потратили на составление графика? А сколько решений получилось?

Теперь усложним задачу — применим нормы ТК и требования охраны труда, добавим отпуска, медосмотры и прочее. Из полученных вариантов графиков выходов и отпусков — а их на многотысячном предприятии великое множество, надо выбрать лучший. Ведь можно платить сверхурочные (а это 200 процентов от обычной оплаты труда, плюс налоги), а можно использовать подменный персонал — стоимость решений различная.

Сложно представить, что начальник цеха в обычной жизни сначала педантично оценивает все варианты, а потом выбирает оптимальный. Правда ведь? И речь не про то, что он плохой специалист или работать не хочет. Просто “вычислительные возможности» людей ограничены.

Получается, что исторически сложившийся режим сменности на предприятии может быть далеко не оптимальным. Да и выполнить производственную программу можно за меньшие деньги. Так как же работать по-другому?

С помощью WFM. Программа соотнесет графики выходов с потребностями производства, предложит разные варианты и рассчитает их стоимость. По заданным правилам алгоритмы WFM распределят людей и сделают это оптимальным образом.

Стабильные графики, кажется, все-таки миф

Пока вы работаете с людьми и техникой, что угодно может пойти не так. Заболел сотрудник или прилетел срочный заказ — надо корректировать графики. Сломался станок — перераспределять людей.

Оперативное управление без специального инструмента — как сложить пазл. Всей картины не видно, легко потерять детальки, то есть упустить нюансы. Вернемся к начальнику цеха. Как думаете, когда он срочно ищет замену невышедшему сотруднику, он владеет информацией о переработках, пройденных инструктажах, действующих допусках по всем своим подчиненным? Нет. В условиях дефицита времени и “ограниченной видимости” он примет такие решения, которые наиболее очевидные для него. Отвечать же за результаты, будь то недопустимые переработки или инциденты, потом будут руководители.

WFM, подобно панели приборов в автомобиле — в режиме реального времени отобразит текущую картину, покажет отклонения (см. рис. 1 и 2).

Рис. 1. Учет потребности в персонале при планировании отпусков.

Рис. 2. Превышение баланса рабочего времени при расчете потребности в персонале.

Программа не только предупредит о проблеме, но и поможет быстро спланировать компенсирующие мероприятия. Для каждого случая уже есть преднастроенные сценарии — нужно только выбрать нужный. Система проведет проверку, предупредит о нарушениях, уведомит сотрудников, сформирует пакет документов (см. рис. 3 и 4).

Рис. 3. Примеры сценариев

Рис. 4. Примеры сценариев

Допустим, не вышел на работу монтажник для работ на высоте. Программа предложит список кандидатов на замену, подходящих по здоровью, балансу рабочего времени и компетенциям — начальник смены не тратит время на обзвон тех, у кого есть ограничения. Он и время сэкономит, и ошибку не совершит.

Внутри дня тоже все меняется. Даже когда сотрудники уже вышли по графику, их потенциал можно использовать по-разному. WFM поможет диспетчеризировать сотрудников вплоть до конечных рабочих станций или мест — с учетом текущей динамики и очереди заданий (заявок, заказов).

Рисками, оказывается, можно управлять

При большой численности персонала документы нередко формируются задним числом, а то и вовсе не формируются. А это дополнительные риски при проверках или трудовых спорах с сотрудниками. А если несчастный случай с тяжелыми последствиями, не дай Бог? Единственный способ избежать уголовной ответственности руководителю — доказать, что нормативы соблюдены, сотрудники прошли обучение и имеют допуски к работе с оборудованием.

Так вот, алгоритмы WFM проверяют действия на соответствие закону и правилам работы еще до того, как сценарий будет воплощен в жизнь. Например, программа не даст вывести работника без допуска к оборудованию. А при создании приказа на сверхурочные проверит, не работал ли сотрудник сверх меры в предшествующий день. Результат — нормативы ТК соблюдены, сотрудники имеют необходимые допуски к работе с оборудованием, а документы оформлены (WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления за графиком до прохождения медосмотра или инструктажа).

То есть для управленцев WFM-система — не только средство повышения экономической эффективности, но и инструмент контроля за решениями линейных руководителей.

Дополнительные преимущества

Снижение фаворитизма. Ничто так не сеет семена недовольства в коллективе, как фаворитизм начальства. Покровительство порождает послабления или незаслуженные привилегии. Кому-то достаются «дорогие» операции и работа в удобное время, а кто-то всегда “в пролете”.

При чем здесь WFM? А вот смотрите. Программа беспристрастно замеряет производительность, оценивает баланс часов, обрабатывает предпочтения. Равномерно, на основании заложенных правил, распределяет нагрузку и благоприятные смены среди всех. Когда к сотрудникам относятся справедливо, это повышает удовлетворенность работой. А высокий уровень удовлетворенности положительно сказывается на качестве работы.

Повышение вовлеченности. Негативный образ сменной работы может быть превращен в положительный, если сотрудники участвуют в планировании своих смен. В этом случае сменная работа больше не означает диктатуру работодателя.

Возможность управлять своей нагрузкой и, соответственно, доходом, влияют на лояльность, вовлеченность и мотивацию.

Снижение текучести. Текучесть кадров снижает производительность труда просто потому, что остается меньше сотрудников для выполнения работы. И даже в случае найма новых, ситуация не лучше — новые сотрудники некоторое время не так продуктивны, как работники с опытом. Самая большая проблема с текучкой — это финансовые затраты на компенсации при увольнении, найм, адаптацию и обучение новичков. Одним словом, дешевле предотвратить увольнение сотрудника, чем нанять нового.

Сокращение дорогостоящих ошибок при расчете заработной платы. В ходе расчета зарплаты сотрудники профильных подразделений выполняют большое количество вычислений — ошибки неизбежны. Причины недочетов многообразны. Это и двойное начисление средств, и неправильное трактование законодательных норм, и оплата за один расчетный период по нескольким основаниям. Итог один — потеря денег. WFM изменит ситуацию. В программе на основании данных о типе явки и типе времени формируется точная база для расчета: каждому промежутку времени система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные конкретному сотруднику. WFM учитывает все отклонения: переносы смен, выходных дней, сверхурочные. И все это делается автоматически. Риск возникновения ошибок минимален.

Так зачем использовать WFM для управления персоналом?

Человеческий капитал всегда будет самым ценным ресурсом. Программное обеспечение WFM для того, чтобы управлять этим активом наиболее эффективно. Автоматизация и встроенная эффективность — это то, за счет чего вы достигните стратегического преимущества перед конкурентами.

Вместо медленного и трудоемкого планирования предприятие получает графики, в любой момент точно соответствующие потребности. Вместо решений “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты.

Программное обеспечение для управления персоналом PlanForce подходит для решения перечисленных выше задач. И может быть адаптировано к требованиям различных отраслей промышленности. Узнать о программе больше>>

Чтобы просверлить отверстие в стене под фоторамку достаточно обычной дрели. Чтобы сделать отверстие большого диаметра для трубы, нужна профессиональная установка для бурения. С усложнением задачи, усложняется и инструмент для ее решения.

С управлением персоналом так же. Чем сложнее производственные процессы на предприятии, тем сложнее организация труда, а следовательно, процесс управления.

Программное обеспечение для управления персоналом называется WFM (workforce management). Возможности программ различаются и напрямую зависят от решаемых задач.

Если вы когда-либо работали в ресторане, то знаете, что работа в пятницу вечером — это не то же самое, что работа во вторник днем. Та же логика может быть применена к колл-центру или супермаркету. Если операторов или кассиров в пиковое время недостаточно, клиенты будут долго ждать ответа оператора или стоять в очередях, что вызывает недовольство, а может и потерю клиента.

Задача WFM в данном случае — спрогнозировать нагрузку и выстроить графики операторов и кассиров в зависимости от потока звонков или клиентов. То есть спланировать работу специалистов, которые выполняют относительно одинаковую работу в одинаковых условиях.

Справятся ли такие WFM с управлением трудом на производстве, транспорте или в медицине? Ведь в перечисленных сферах организация труда гораздо сложнее.

На добывающих предприятиях, например, люди работают вахтовым методом — их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады. Иногда к месту работы можно добраться исключительно на вертолете. В этой связи надо точно знать численный состав бригады.

Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность работников, потому что многие работают по совместительству.

На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Иначе возможны неожиданности: запуск новой линии через месяц, а обучать специалистов — ближайшие полгода.

Сложные производственные циклы, бригадная форма организации труда, вредные и опасные условия труда, территориальная распределенность, — не каждая WFM-система умеет со всем этим работать.

Для таких организаций существуют Industrial WFM.

Industrial WFM кастомизируются под нужды конкретной отрасли или предприятия — в ней прописываются уникальные правила, настраиваются соответствующие алгоритмы. Поэтому она понимает особенности производственного процесса на заводе, транспорте, научном предприятии, логистическом центре, добыче, переработке или, скажем, в медицине.

Как работает Industrial WFM

Задача WFM — оптимально соотнести расходы на оплату труда и выполнение производственной программы. Но как это сделать? Вариантов организации труда тысячи.

Достаточно 1000 человек или надо 1500?

Сколько смен должно быть?

Оставить людей сверхурочно за двойную оплату или привлечь подменный персонал?

Поставить шесть высокопроизводительных слесарей или девять середнячков?

Десять комплектовщиков второго разряда и шесть четвертого, а может наоборот?

Подобных вопросов не счесть. Industrial WFM поможет рассчитать необходимую численность, правильно расставить людей и обеспечить оптимальную стоимость труда. Как именно?

Планирует потребность в специалистах в связке с производственными задачами. Для этого взаимодействует с производственной системой: MES в производстве, МИС в медицине, WMS в логистическом центре. Получает данные о том, когда для какой операции какая специальность и квалификация нужны, и в зависимости от нагрузки количество часов распределяет по слотам времени.

В зависимости от текущей ситуации WFM обновляет данные. Вы знаете реальную потребность — кто нужен через месяц, неделю, завтра. Каких специалистов не хватает, а кто в избытке. Будущее, конечно, непредсказуемо, но к закономерным последствиям можно подготовиться. Программа управляет компетенциями, перманентно контролирует потребность и определяет отклонения. Зная пробелы в навыках, можно своевременно запланировать мероприятия по обучению или повышению квалификации. Чтобы не получилось так, что заказ встал из-за того, что нет сварщиков нужного разряда.

Составляет рабочие расписания с помощью умных алгоритмов. Закрыть потребность и учесть все нюансы индустрии и законодательства — все равно что собрать пазл из тысячи деталей. Большая численность, много графиков, разные режимы сменности, индивидуальные особенности работников: новичков нельзя в ночную смену, а у инвалидов — сокращенная неделя. Да еще и информация редко когда хранится в одном месте — при планировании приходится взаимодействовать с разными информационными системами или службами. В результате, процесс затягивается. Из-за противоречивых данных страдает точность. Людям не хватает “вычислительной мощности” для обработки огромного объема данных.

Вот для тех, у кого сложная организация труда, и созданы системы класса Industrial. Алгоритмы программы обрабатывают сотни вводных: от норм времени на выполнение трудовых операций до приоритета вывода сотрудников в бригадах. Учитывают баланс рабочего времени, стоимость труда разных категорий работников, нормы ТК РФ и охраны труда. Результат — оптимальные расписания без простоев и переработок.

Помогает оперативно принимать верные решения. Например, при отсутствии работника предложит замену, предварительно оценив, что выгоднее для работодателя — вывести сверхурочно, отозвать из отпуска или сдвинуть графики работы.

Industrial WFM — ваш центр управления полетами. Вы видите любые отклонения от плана и можете мгновенно реагировать на изменения. Специальный интерфейс «Управление рабочим временем» визуализирует доступность сотрудников. В этой форме руководитель анализирует возможность исполнения плана и инициирует компенсирующие мероприятия. Например, диспетчер логистического центра может в реальном времени мониторить загрузку комплектовщиков и грузчиков на разных участках и, в случае необходимости, перебрасывать сотрудников туда, где скопилось больше заказов. При этом система учтет производительность сотрудников и необходимые навыки.

Чтобы решать такие задачи, программа хранит всю необходимую информацию о работниках: специальность и разряд, наличие допуска и медосмотра, переработки, данные об инструктажах и здоровье — для назначения на работы во вредных условиях.

Отпуска и медосмотры планирует так, чтобы не пострадало производство.

При планировании отпусков и прочих отвлечений Industrial WFM принимает во внимание производственную потребность.

И при обычной продолжительности отпуска не просто увязать производственную программу с графиком отпусков. А когда отпуск северный, 52 дня да еще и с дополнительными днями за вредность, — сложность возрастает в разы. Составить график отпусков так, чтобы в периоды пиковых нагрузок людей хватало, без программных алгоритмов практически невозможно.

Алгоритмы программы можно настроить и при составлении графика она, например, будет ротировать сотрудников — чтобы одни и те же не ходили в отпуск из года в год только летом. Или можно учитывать предпочтения сотрудников. Таким образом Industrial WFM учитывает и задачи бизнеса, и интересы сотрудников.

Оценивает стоимость труда на каждом этапе. Люди — такой же ресурс, как любой другой, и стоят денег. Чем точнее подсчитаны затраты на труд, тем рациональнее компания может распоряжаться деньгами.

На производственных предприятиях, как правило, сложные системы оплаты труда. Зарплата может зависеть от множества факторов: квалификации, стажа, условий труда, количества собранных заказов — всего не перечислишь. Бывает, что одновременно используют разные формы и системы оплаты труда. В подобных условиях расчет заработной платы очень трудоемким. Industrial WFM точно рассчитывает плановую и фактическую стоимость труда. На длинном горизонте программа оценивает ФОТ, на коротком — считает, во сколько обойдутся графики, при принятии оперативных решений — предлагает более экономичные варианты.

Результаты планирования можно оценить до того, как планы воплотятся в жизнь. Срочный заказ, например, — стоит его брать? Сколько будет стоить вывести сотрудников в 3 смены для работы над ним? Может нерентабельно и надо отказаться?

Контролирует требования законодательства. И конечно управление трудовыми ресурсами не может вестись в отрыве от ограничений нормативных актов, внутренних правил работы и требований по безопасности труда.

На промышленных предприятиях нарушения указанных выше норм чреваты не только штрафами, но и рисками для здоровья и жизни людей. Например, произошел несчастный случай на производстве, потому что новичок не прошел инструктаж или водитель автобуса попал в ДТП, потому что из-за накладок в планировании мало отдыхал.

Ручное управление только констатирует нарушения, WFM же предупреждает их! Подсвечивает узкие места еще на стадии планирования, блокирует недопустимые операции, автоматически контролирует требования трудового законодательства и правила охраны труда.

Резюме

Каждому бизнесу — свои решения. WFM для колл-центра прекрасны в компаниях, где основная задача сотрудников — общение с клиентами по телефону, WFM для ритейла отлично подходят для розничной торговли. А для производства, медицины, логистики, IT, инжиниринга и другого сложного и квалифицированного труда созданы Industrial WFM.

Если решите использовать Industrial WFM в ежедневной работе, познакомьтесь ближе с PlanForce. Начните повышать продуктивность сотрудников с меньшими усилиями.

“Узнать о PlanForce”

Управление персоналом — это оптимизация. Оптимизация человеческих ресурсов, рабочих процессов, бюджета, в конце концов.

А как насчет оптимизации вашего программного обеспечения? Не пора ли заменить десятки табличек и узкоспециализированных программ на единую систему?

Если вы работаете в компании с разрозненными системами — а так у большинства — вы знаете, что это не идеально. Одни и те же данные вводятся в каждую программу вручную, что затрудняет ее эффективное обслуживание и масштабирование. Плюс риск искажений при вводе, отсутствие кросс-функциональной работы.

Организации могут устранить риски, связанные с необходимостью поддерживать отдельные источники данных, объединив критически важные функции в одной программе.

От изящных бизнес-хаков до сопутствующих преимуществ — вот перечень вещей, которые может сделать программное обеспечение для управления персоналом.

Планирование потребности

Потребность в кадрах зависит от многих факторов: запуска новых продуктов, инноваций, выпущенных конкурентами, сезона. Вот почему важно, чтобы правильные люди с правильными навыками были в нужном месте в нужное время.

Знание того, кого и когда нанимать, является критическим. Если нанимаете слишком рано, рискуете не покрыть дополнительные затраты на рабочую силу из-за отсутствия заказов. Если будете ждать слишком долго, можете потерять клиентов или не соблюсти сроки.

Одним словом, чем точнее посчитана потребность в персонале, тем лучше можно подготовиться: спланировать набор или обучение, составить оптимальные графики работы, распределить отпуска.

WFM собирает данные из различных систем, например, производственных. Берет прогнозы, планы производства или продаж, данные о пациентопотоке или количестве покупателей. Эта информация постоянно сравнивается с фактическими часами, что позволяет обеспечить анализ и точное планирование персонала.

Для разных отраслей используют разные математические модели. Алгоритмы расчета позволяют прогнозировать в соответствии с индивидуальными потребностями — с учетом отраслевых и корпоративных факторов.

Задача WFM — не только определить необходимую численность и какой именно персонал нужен, но и посчитать, во сколько это обойдется.

WFM выдает актуальную в каждый момент времени потребность и сверяет ее количество и качество с тем, что есть. Как бы показывает, куда вы движетесь и где сейчас находитесь — видно не только саму потребность, но и как она закрывается.

Преимущества планирования с WFM:

точное и прозрачное планирование;

предварительная оценка бюджета;

скорость и возможность учитывать множество показателей при планировании.

Планирование расписаний

Те, кто планирует расписания несут большую ответственность. Ведь графики выходов должны покрывать потребность, оставаться в рамках бюджета, не противоречить закону и правилам работы предприятия.

Ручное планирование (в том числе с помощью Excel) редко соответствует заявленным выше критериям. Во-первых, потому, что нет единой информационной базы о сотрудниках, их компетенциях, ограничениях, отпусках. Во-вторых, чтобы синхронизировать потребность с графиками работы и отпусков, да еще и с минимальными переработками, знаний и интуиции конкретного специалиста недостаточно. Не только из-за того, что надо держать в голове огромный объем данных, но и потому, что надо просчитать великое множество вариантов и выбрать оптимальный. Недостаточно просто закрыть производственную потребность — ее надо закрыть с минимальными расходами.

А если несколько тысяч сотрудников разных профессий и квалификаций, сложная организация труда, несколько филиалов или разные рабочие условия? Задача усложняется еще больше, если шаг планирования — слот времени в течение дня.

WFM, подобно навигатору, использует умные алгоритмы. Система по заданным правилам определит, когда и куда выводить людей и как это сделать наилучшим образом. При планировании учтет баланс рабочего времени, стоимость труда, нормы ТК и охраны труда, квалификацию и навыки сотрудников, и даже их пожелания.

А отпуска, обучение и прочие отвлечения распределит так, чтобы не пострадало производство.

Преимущества составления графиков с WFM:

оптимальные графики работы основного и подменного персонала — с минимальными переработками, без переплат за сверхурочные;

гибкие смены, возможность почасового планирования;

экономия времени на планирование профильных специалистов.

Оперативное управление

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание. WFM в режиме online показывает, что происходит, предупреждает об отклонениях и предоставляет инструменты, чтобы своевременно устранить проблему.

Вот ситуация на заводе. Составили график на месяц. Каждый рабочий предупрежден, каждый мастер участка знает, кто, когда и где будет работать. Но три человека заболели, еще двое попросили отгул. Возникают вопросы: если отпустить этих двоих, будет ли выполнено производственное задание? кем подменить заболевших и надо ли вообще искать им замену?

WFM поможет оценить план-факт закрытия потребности. Если надо, предложит наиболее подходящую замену — с требуемой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Покажет доступность подменного персонала, выберет тех, у кого меньше переработок.

Внутридневное управление. На некоторых предприятиях надо отслеживать, что происходит в производстве, и быстро перекидывать сотрудников туда, где нагрузка больше. Актуально для логистических центров, аэропортов.

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать внутри дня корректировки с любым интервалом. В результате нет ни скрытых простоев, когда человек вышел на работу, но работает не в полную силу, ни перегрузок у других — можно с тем же количеством персонала сделать больше.

Преимущества оперативного управления с WFM:

online информация о людях;

назначение на работы наиболее подходящих сотрудников;

гибкое реагирование на любые изменения.

Учет рабочего времени

WFM формирует табель автоматически. Актуальный табель доступен всегда, а не не только 1-2 раза в месяц. Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн.

На основе данных о типе явки или неявки и типе времени формируется точная база для расчета заработной платы. Каждому временному интервалу система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику.

Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере.

При территориально распределенной структуре не надо обращаться к каждому филиалу, а затем консолидировать данные. Нет ручного ввода — нет противоречий в учете.

Преимущества учета рабочего времени с WFM:

снижение трудозатрат на табельный учет;

искоренение проблемы хронических прогулов и опозданий;

точность при начислении зарплаты и других выплат.

Дополнительные преимущества

Обратная связь в режиме реального времени. Бывает, мы отвлекаемся на процессы и забываем общую картину — то, чего пытаемся достичь. WFM сопоставляет плановые показатели с достигнутыми и в режиме реального времени напоминает о конечной цели. Панели мониторинга производительности объективны — WFM снимает субъективность, присущую оценкам менеджеров.

Использование данных о производительности. На разных операциях у людей разная производительность. Возьмем склад. Кто-то лучше комплектует, а кто-то быстрее упаковывает. Зная, у кого что получается лучше, система планирует работников, распределяя их на основании данных о производительности.

Повышение производительности. Для большинства компаний расходы на персонал — один из самых больших расходов. Таким образом, даже скромный рост производительности экономит деньги. Приведем несколько примеров, за счет каких инструментов растет производительность.

Первое — ручные процессы ограничивают производительность. Автоматизированный процесс преобладает над ручным трудом по двум основным показателям: производительность и точность.

Второе — WFM обеспечивает значительную экономию времени. WFM, сократил время составления графиков с нескольких часов, а местами и нескольких дней, до минут.

Третье — WFM гарантирует нужное количество людей в нужных местах. Избыточный персонал увеличивает затраты на рабочую силу, а производительность на одного сотрудника падает. Хроническая же нехватка персонала увеличивает текучесть кадров. Постоянный отток сотрудников снижает производительность, потому что новые сотрудники не так продуктивны. Самые продуктивные сотрудники — с опытом.

Оценка стоимости труда. Некоторые продвинутые WFM-решения способны оценить еще и стоимость труда: постоянную и переменную части выплат сотрудникам. На длинном горизонте эта возможность повышает точность планирования ФОТ, при составлении графиков помогает понять, какой из них дороже, в оперативном управлении — дает инструменты для оценки стоимости текущих решений, например, прикинуть, браться за новый заказ или нет.

Автоматическое формирование документов. WFM обеспечивает документальное сопровождение всех кадровых решений: от закрепления за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая в программе есть преднастроенный сценарий. При выборе подходящего — система проверяет нестыковки и, если нарушений нет, автоматически формирует соответствующие случаю документы. Всегда достато доказательной базы для диалога с проверяющими или в трудовых спорах с сотрудниками.

Соответствие нормативным требованиям. Несоблюдение трудового законодательства и норм охраны труда может привести к дорогостоящим штрафам и существенным издержкам в ходе трудовых споров. В определенных случаях на кону репутация всего предприятия и, в буквальном смысле, свобода топ-менеджмента. Вот почему управление юридическими рисками имеет стратегическое значение.

WFM автоматически проверяет все действия на соответствие заданным правилам: отраслевым стандартам, федеральному, региональному законодательству, правилам работы конкретной организации. В случае отклонений, предупреждает о несоответствии.

WFM также отслеживает наличие и сроки действия сертификатов, инструктажей для некоторых категорий работников, напоминает о необходимых перерывах.

Заключение

Технологии развиваются, чтобы удовлетворить растущие потребности работодателей и сотрудников и, тем самым, изменить способы управления всей рабочей силой. Для организаций и компаний крайне важно быть динамичными и адаптироваться к новым вызовам, обусловленным эпохой цифровой трансформации. Программное обеспечение для управления персоналом PlanForce подходит для всех задач, связанных с цифровизацией и может быть адаптировано к требованиям различных отраслей.

Некоторые работодатели считают, что программное обеспечение для управления персоналом — чисто административный инструмент. Отслеживает рабочее время и посещаемость, планирует отпуска, контролирует на соответствие требованиям законодательства.

WFM все это делает, но имеет гораздо больший потенциал и спектр применения. Например, редко кто рассматривает WFM в качестве инструмента воздействия на эмоциональный опыт сотрудника, а зря. Ведь системы управления персоналом позволяют влиять на удовлетворенность каждого работника, однако эта функция в них недооценена. Работодатели ищут более сложные пути: специализированные приложения, дорогостоящие кампании, упуская из виду решение 2 в 1.

Денежные вознаграждения и специальные льготы играют важную роль в привлечении сотрудников, но не генерируют долгосрочную лояльность. А вот возможность управлять графиком и выстраивать баланс между работой и личной жизнью набирает все больший вес в принятии решения при выборе работодателя. О чем свидетельствуют многочисленные исследования.

Удобный график — первый фактор, на который обращают внимание, сразу после зарплаты (Исследование сервиса Работа.ру)

Рассмотрим, за счет чего WFM влияет на вовлеченность и лояльность сотрудников и почему стоит рассмотреть систему управления в качестве инструмента для повышения таких критических, но не поддающихся количественной оценке параметров как лояльность сотрудников, вовлеченность и удовлетворенность работой.

Нагрузка без простоев и переработок

Слишком большая или слишком маленькая нагрузка одинаково плохо сказываются на психологическом и физическом здоровье сотруднков, на обановке и мотивации в коллективе.

Уставшие сотрудники менее продуктивны и совершают больше ошибок, которые, в том числе, могут привести к травмам. Сотрудники, которые часто работает сверхурочно, с большей вероятностью выгорают и увольняются.

Помимо прочего сверхурочная работа увеличивает трудозатраты. Когда вы платите в полуторном размере, хотите, чтобы сотрудник был на 50% продуктивнее. Но уставшие сотрудники не работают на 50% лучше.

Противоположное состояние не менее опасно. Нет нагрузки — нет карьерного роста, да и работать неинтересно. Скука — это своеобразный стресс, ведь человек готов вкладывать больше в свой труд, но его навыки и знания не востребованы. В таких обстоятельствах трудно оставаться мотивированным — работник, скорее всего, уволится.

Избежать потери кадров и повысить мотивацию сотрудников поможет WFM.

Как это работает. Автоматизированное планирование сокращает незапланированные сверхурочные. Алгоритмы программы составляют графики выходов в соответствии с заложенными правилами. Учтут множество параметров: от реальной потребности в персонале до предпочтений сотрудников. Проконтролируют равномерное распределение нагрузки, не допустят переработок или недобора до нормы часов.

Продвинутые WFM-системы при планировании используют данные о навыках, образовании и другие сведения, важные для работы. Поэтому программа может распределить работу в соответствии с компетенциями и квалификацией.

Результат. Равномерная нагрузка. Сотрудники удовлетворены планированием и организацией рабочего времени и с удовольствием ходят на работу.

Справедливая организация труда

Начальственный фаворитизм порождает дискриминацию. Несправедливое распределение нагрузки, неудобные смены или отпуск зимой — подобное отношение не радует тех, кто не входит в группу приближенных.

Как это работает. У программы нет любимчиков — в расчет принимаются только факты: производительность и уровень квалификации или, например, накопленный баланс рабочего времени. На основании объективных данных машина равномерно распределяет рабочую нагрузку или неудобные смены (работа в праздники и выходные/ ночные смены) среди всех.

Результат. Сотрудники видят справедливое отношение и больше доверяют работодателю. Они ценят свое рабочее место и будут работать с большей отдачей.

Возможность выстроить баланс между работой и личной жизнью

Просто потому, что это преимущество трудно количественно оценить или сформулировать, не делает его менее важными. Напротив, оно может быть наиболее ценными. Что может быть более ценным, чем меньше стресса на работе и больше времени дома?

Как это работает. Работник может высказать пожелания относительно своей доступности — готов он работать сверхурочно и в выходные или, наоборот, указать, что не готов к дополнительным сменам. Для этого достаточно указать предпочтения в личном кабинете. В зависимости от жизненных обстоятельств — можно менять данные о своей доступности.

Результат. Соблюдается баланс между работой и личной жизнью — люди могут встроить в свое расписание время для хобби, семьи или тренировки. Когда работодатель поддерживает то, что ценит сотрудник, последний выполняет свою работу лучше и эффективнее.

Возможность управлять своим доходом

Когда известна ожидаемая загрузка, понятен и доход. Сотрудник может управлять доходом.

Как это работает. Например, ЛОР в сетевой клинике получает 100 тыс. рублей, а хочет получать 150 тыс. Он может обозначить в программе,что готов выходить на подработку в соседнее подразделение. Программа показывает количество незакрытых смен в соседней клинике — можно предварительно рассчитать доход. А можно пройти дополнительную сертификацию в рамках своей специальности и продавать “дополнительные” навыки. ЛОР будет получать на ХХ тыс. рублей больше.

Результат. Работник чувствует себя более уверенно и знает, что ему нужно сделать для увеличения дохода.

Прозрачная и точная заработная плата. Любые выплаты должны быть понятны работникам и не вызывать сомнений, тем более недовольства. А когда ответственность за учет лежит на людях, всегда есть вероятность человеческой ошибки, которая может привести к расхождениям. Не по злому умыслу, случайно, мастер мог забыть сделать приказ о сверхурочных — рабочий получит расчет не в полном объеме.

Как это работает. Программа автоматически фиксирует отклонения от графика, изменения условий труда, замены, работу в выходные и т.д. Подтверждающие документы тоже сформируются автоматом. А значит зарплата и другие выплаты будут рассчитаны точно.

Результат. Сотрудник знает, что все замены, сверхурочные и работа в выходные учтены при начислении зарплаты и больше доверяет работодателю.

Самообслуживание сотрудников и другие “плюшки”

Самообслуживание посредством личного кабинета или мобильного приложения дает сотруднику возможность видеть свои графики, запрашивать дополнительные часы работы или уведомлять об отсутствии в любое время из любого места.

Можно избежать ненужных поездок, общаться “с кадровиками” без посредников, мгновенно получать обратную связь.

Такая функция повышает уровень комфорта — удобно же, когда, например, не надо идти в отдел кадров, потом несколько дней ждать согласуют тебе внеплановый отпуск или нет.

Когда сотрудник может легко проверить что-то важное, скажем, время своего отпуска, он с большей вероятностью будет рассматривать свою работу в положительном свете. Контроль над HR-процессами повышает уверенность.

Самообслуживание — удобная опция для тех, кто на удаленке. В течение 2020 года много работников переехало из офисов в свои дома. Абсолютно очевидно, что удаленка останется с нами на долгие годы. Учитывая эту реальность, менеджеры по персоналу должны переосмыслить, как планирование, хронометраж рабочего времени и другие ключевые процессы HR могут быть изменены для эффективной удаленной работы.

Обмен сменами. Когда в программе реализована функция “быстрый обмен сменами”, у работника появляется дополнительная свобода — он может сам адаптировать график под личные планы. Человек чувствует себя независимым и способным управлять своим временем.

Уведомления о событиях. Возможность получать оповещения об изменениях в расписании или несоблюдении графика повышает комфорт и снижает уровень тревоги о том, что мог что-либо упустить. Работник может выбрать, получать ему уведомления на телефон, в личный кабинет или на емейл.

Объективная оценка заслуг. Руководители не всегда замечают добросовестных сотрудников. Иногда они трудятся как бы “на заднем плане”. WFM же обеспечивает объективную проверку производительности каждого. Такая обратная связь позволяет работодателям видеть всех и чаще поощрять лучших.

Кроме того, благодаря аналитике работодатель формирует грамотные социальные пакеты для сотрудников. Решения принимаются не на базе субъективного мнения HR-специалиста, а за счет объективной информации. В результате сотрудники получают те вещи, которые им реально необходимы, например, оплату обучения.

WFM — это о людях

Надеемся, нам удалось показать, что при правильном использовании WFM-технология может стать частью стратегии вовлеченности сотрудников. Прочитав статью (и поделившись ею!), узнайте больше о решении PlanForce>>

WFM или Work Force Management — система управления трудом.

Что такое управление трудом?
Если вкратце, это такое планирование и распределение людских ресурсов, когда бизнес-потребности полностью закрываются наиболее выгодным для компании образом.

Звучит сложно, но если разобраться, то это ответы на следующие вопросы:

Какие люди нужны?

Какие должны быть графики работы?

Как сотрудники взаимодействуют в производственном цикле?

Какие условия труда?

Как распределять вознаграждение?

Какова стоимость труда?

Какие бывают WFM:

На рынке представлены более 10 WFM-решений. Большинство из них предназначены для планирования графиков сотрудников в call-центрах и магазинах.

Call-центр WFM. Планирует загрузку специалистов, которые выполняют одинаковую работу в одинаковых условиях.

Квалификация, стоимость труда и условия работы не принимаются во внимание.

Retail WFM планируют графики продавцов, кассиров, кладовщиков. Отталкиваются от ожидаемого количества клиентов. Retail WFM не умеют управлять квалифицированным трудом в условиях множества видов деятельности и моделей планирования.

Для предприятий, более требовательных к модели планирования персонала в силу его квалификации, сложности организации и стоимости труда существует третий вид WFM-систем — Industrial WFM.

Industrial WFM применяются в компаниях со сложными производственными процессами, разными графиками работы, условиями труда и системой оплаты. Например, в производстве, логистике, медицине, IT, добыче полезных ископаемых, инжиниринге.

Как работает Industrial WFM

При формировании расписания Industrial WFM учитывает следующие параметры:

Последовательность производственных процессов

Характеристики рабочих пространств

Требования к специальности и квалификации, вплоть до допусков к отдельным видам работ или единицам оборудования

Требования к инструктажам по технике безопасности и медицинским осмотрам

Варианты сменности, требования к обеспечению непрерывности производственного процесса

Задачи в течение рабочей смены

Условия труда сотрудников и необходимые компенсации

Данные о сотруднике: квалификация, состояние здоровья, предпочтения по дислокации и времени работы и т.д.

Возможность организации поиска сопоставимых подмен работников (с учетом ограничений и допусков работы в рабочем пространстве) по возможным кандидатам

Схемы оплаты, фиксированной и переменной части выплат

При планировании расстановки эвристические алгоритмы Industrial WFM принимают в расчёт баланс рабочего времени, стоимость труда разных категорий работников, нормы ТК РФ и охраны труда, компетенции сотрудников, норму времени на выполнение трудовых операций, наличие связанных между собой специальностей.

Цель Industrial WFM — оптимально соотнести расходы на оплату труда и выполнение производственной программы в зависимости от принятой стратегии.

Industrial WFM сравнивает производственные потребности с имеющимися трудовыми ресурсами. Можно сразу увидеть нехватку или избыток персонала и рассчитать стоимость закрытия потребности. Спланировать мероприятия по найму, обучению, перемещению сотрудников, или перепланировать производственную программу. А если персонал недозагружен — выбрать оптимальный вариант решения проблемы: отправить сотрудников на переобучение, в простой или переместить в другое подразделение.

Помогает распределять персонал завода по рабочим центрам исходя из запланированного объема выпуска продукции. Расставляет вахтовый персонал на объектах добычи полезных ископаемых с учетом запланированных работ. Формирует ремонтные бригады под график обслуживания оборудования. Составляет расписание работы врачей исходя из потребностей пациентов. Балансирует занятость инженерного персонала в проектах НИОКР в соответствии со сроками и приоритетами.

Industrial WFM при построении графиков работы умеет учитывать производственный цикл, бригадную организацию труда и связанные специальности. Например когда специалисты должны работать в связке: водитель и механик, врач и медсестра, мастер участка и сварщик.

График отпусков благодаря Industrial WFM учитывает и интересы бизнеса, и пожелания сотрудников.

WFM-система помогает руководителю подразделения оперативно принимать верные решения. Например, при отсутствии работника, предложит замену, предварительно оценив, что дешевле — вывести сверхурочно, отозвать из отпуска или сдвинуть графики работы.

При табелировании и расчёте учитываются время нахождения сотрудника в пути, приёма-передачи смены, перемещение между рабочими зонами с разными условиями труда и оплатой.

Какие выгоды от внедрения Industrial WFM?

Для руководителей организации:

Рост качества услуг и продуктов. Мы соблюдаем сроки сдачи заказа благодаря точному планированию труда. Клиенты получают лучшее обслуживание, в смену выходит достаточное количество персонала.

Сокращение издержек. При расчёте производственной программы сразу понятно, каких сотрудников с избытком, а каких не хватает. Уменьшаются простои и переплаты за сверхурочные, не срываются сроки.

Масштабирование. При запуске нового подразделения, кадровой ротации руководителей применяются отработанные модели планирования труда.

Для линейных руководителей:

Экономия времени. Быстрое планирование графиков работы сотрудников. Не надо тратить время на подбор исполнителей, на звонки и переписку для согласования решений.

Соблюдение лимита ФОТ. При составлении графика вручную трудно учесть данные по людям: сверхурочные, запланированный отпуск, тарифную ставку и др. Система делает это в автоматизированном режиме, поможет не превысить бюджет.

Наглядность. Производственные потребности и трудовые ресурсы — в одной программе. Не нужно искать информацию в разных источниках.

Для сотрудников:

Удобство взаимодействия. Сотрудники понимают, из чего складывается их доход: фиксированная часть, сверхурочные, премии за КТУ и т.д. В личном кабинете они видят свои графики, вносят пожелания по времени работы и отдыха.

Для HR-специалистов:

Контроль использования ФРВ и соблюдения HR-compliance. В реальном времени видны данные по балансу рабочего времени, отклонения от плана и причины их возникновения. Система контролирует действия на допустимость, предупреждает о несоответствиях.

Быстрое табелирование и расчеты. Табель — онлайн. Начисления осуществляются автоматически, с учётом затраченного времени и выполненных заданий.

Снижение затрат на подбор и обучение. Заранее известно, каких сотрудников нанимать и обучать, поиск персонала и выбор подрядчиков идёт в спокойном режиме.

Резюме:

Каждому бизнесу — свои решения. Call-центр WFM прекрасны в компаниях, где основная задача сотрудников — общение с клиентами по телефону, Retail WFM отлично подходят для розничной торговли. А для производства, медицины, логистики, IT, инжиниринга и любого сложного и квалифицированного труда созданы Industrial WFM.

Сегодня расскажем про интересный кейс. К нам обратилась сеть медицинских клиник.

Задача была понятная — создать WFM-систему. Систему управления рабочим временем.

Более 5000 сотрудников, более 100 подразделений.

Есть три набора данных: врачи, медицинские кабинеты, планируемый клиентопоток.

У врачей есть разные специализации, рейтинг, а также свои предпочтения по времени работы.

Кабинеты оборудованы под разные специальности, и это тоже нужно учитывать.

Клиентопоток неравномерен, отличается в зависимости от филиала, времени года, эпидемиологической ситуации.

Нам удалось решить комплексную комбинаторно-эвристическую задачу, интегрировав данные в одну систему. Мы научились оптимально распределять врачей по кабинетам.

Оптимально — то есть с учетом потребностей клиентов и предпочтений сотрудников и минимальным простоем кабинетов.

Думали, что сделали классную WFM-систему. Но оказалось — не только. Мы создали систему управления лояльностью и удовлетворенностью персонала.

Теперь врачи могут выбирать удобный график работы без ручного согласования. Могут выстраивать баланс между работой и личной жизнью, выбирая смены под график своей мечты.

Они могут управлять своим карьерным развитием видят, на какие специальности есть спрос, и могут выбрать, чему обучаться.

Мы называем это HR 3.0 — переход к управлению трудовыми ресурсами на уровне основных бизнес-процессов.

Почему это стало возможным? Для интеграции HR в бизнес не хватало точных метрик — теперь они есть.

Если вы хотите тратить меньше времени на администрирование медосмотров и избежать штрафов при проверках – есть решение!

ALFA hrms в один клик формирует перечень контингентов – профессий и должностей, на которых люди работают с вредными и опасными факторами или выполняют работы, указанные в приказе 302н. Согласование перечней проходит в электронном виде

ALFA hrms знает, кто и когда должен проходить медосмотр. Список лиц для медосмотров программа готовит автоматически.

График медосмотров составляется так, чтобы было дешевле и люди меньше отвлекались от работы. Система синхронизирует медосмотры с отпусками и командировками, учитывает тип графика работы. Например, предложит отправить работника на медосмотр в выходной, а не в рабочий день, если он работает на непрерывном производстве.

Необходимые документы (например, вызов в выходной день и приказ «направление на медосмотр») также формируются автоматически. Факт прохождения медосмотра тут же отражается в табеле. На основании этих данных система знает, как считать оплату (по средней, в двойном размере, если в выходной).

Результаты медосмотров импортируются в систему. Хранится вся история прохождения медосмотров и обследований по каждому сотруднику.

Результат: нет ошибок, медосмотры вовремя, трудозатраты – меньше в разы

Выступление эксперта по ALFA HR с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Выступление эксперта по продукту ALFA HR с конференции HR Technology 2019 (Сколково, апрель 2019).

Евгений рассказал о боли крупных организации при ручном формировании графиков сменного персонала. О штрафах, которые сопутствуют ручному формированию графиков.

В качестве рабочего решения показан пример автоматизированного формирования графика на базе ALFA HR.