У нас ЗУП, зачем WFM?

Эксперты Иван Аникин и Алексей Иванов разобрали, чем отличается классическая зарплатная система (ЗУП) от современных WFM‑решений, что нужно для реального управления трудом и какие преимущества даёт специализированная система управления рабочим временем.

– Поговорим об управлении рабочим временем. Часто слышу: «У нас все в зарплатной системе — графики составлены, табели ведутся, зарплата платится вовремя». Зачем тогда WFM?

– Все просто. У разных систем — разные цели. ЗУП (для краткости буду так называть зарплатные системы) — отличный инструмент для расчёта зарплаты, но он не нацелен на то, чтобы организовать труд, не заточен под планирование и управление людьми в реальном времени. Для этого предназначены WFM-системы. Если вы хотите эффективно управлять трудом, минимизировать переработки и контролировать затраты — это к WFM.

– То есть ЗУП и WFM совсем про разное? Но ведь и тут, и там графики, табели и оплата…

– Все строится от цели. Какой фокус, так все и будет работать: от интерфейсов до логики процессов.

Графики

– Звучит красиво, но давай конкретно, по шагам. Начнем с графиков?

– Хорошо, начнем с графиков.

Во-первых, прежде чем графики появятся в “зарплатной” системе, их надо как-то составить.

В WFM есть функционал, который позволяет планировать трудовые ресурсы. Начиная от типовых графиков — их делают экономисты по труду, до графиков выходов работников, которые составляет линейный руководитель по своим подчиненным. Система способна по заданному алгоритму подготовить графики работы персонала, опираясь на задачи производства и контролируя установленные требования. Руководителю остается их проверить и утвердить. Графики можно строить по шаблонам или полностью индивидуально.

Да, ты верно заметил: в ЗУП есть и режимы, и графики. Но не процесс их планирования.

Например, специалист ОТиЗ разрабатывает новый типовой график 2/2. Чтобы убедиться, что он работоспособен и не создает переработок, он должен вручную (на бумаге или в Excel) «протянуть» этот график на несколько недель вперед. Он создает 2-4 варианта старта графика (с понедельника, со вторника и т.д.), чтобы визуально оценить цикличность и найти оптимальный вариант, который не приведет к нарушениям.

Процесс становится сложнее, когда в графике появляется ночные смены или сама сменность графика становится сложнее. Например графики день/ночь/отсыпной/выходной.

В итоге такое планирование тоже делается вне информационной системы.

Похожая история с графиками работы сотрудников. Линейный руководитель (ЛР) получает от ОТиЗ шаблон графика 2/2. Далее процесс идет вне системы: чтобы расставить 15 сотрудников по сменам без переработок и с учетом отпусков, ЛР вручную заполняет Excel-таблицу. Он не знает всех тонкостей ТК и может ошибиться. Затем эта таблица по почте отправляется специалисту ОТиЗ, который тратит время на проверку, поиск ошибок и объяснение правил ЛР. Только после всех правок и согласований «чистый» вариант вручную переносится в ЗУП как документ о закреплении.

ОТиЗ исправляет одни и те же ошибки. Из-за большого количества итераций согласования пропускают ошибки в графиках (переработки, нехватка персонала). Их обнаружат уже при расчете зарплаты.

Во-вторых, что считать графиком?

В “зарплатной” системе график нужен для того, чтобы заполнить табель, посчитать часы и рассчитать заработную плату. А вот чтобы организовать труд и точно его оплачивать в дальнейшем — этого недостаточно. Не хватает детальной структуры времени.

Например, бывает нужно указать время начала и окончания перерывов. Допустим, обед разбивается на 2 временных отрезка и у разных сотрудников в 1 смену перерывы начинаются в разное время. Или есть время приема-передачи смены, разрывной характер работы и пр.

– Зачем это нужно?

– Представь ситуацию: непрерывное производство, а все сотрудники на смене ушли на обед в одно и то же время.

Соответственно, в WFM (я буду говорить конкретно про наш продукт — PlanForce) в графиках есть время начала и окончания смены с точностью до минут, перерывы, время приема-передачи смены и прочее.

Это дает возможность:

• — точно понимать структуру времени (полезное рабочее время и прочее время, такое как перерывы)
• — равномерно распределять нагрузку на оборудование и рабочие места, избегать «заторов» на проходной или в столовой в одно и то же время
• — в дальнейшем — автоматически отражать структуру времени в табеле, чтобы точно его оплачивать.

В-третьих, для организации труда во многих случаях графиков мало. Например, зачем мне 10 слесарей в 10:00, если есть только 6 слесарных столов?

То есть необходимо решать задачу планирования графика в привязке к расстановке людей по “рабочим пространствам”: вахтовиков по объектам, рабочих по производственным линиям, врачей по кабинетам. PlanForce помогает правильно распределить людей.

Близкая тема — “связанные специальности”, “смежные специальности”, “группы планирования” — можно по разному называть. Это когда надо совместно запланировать именно группу людей, может, бригаду буровиков, а может — хирурга и анестезиолога.

И в-четвертых, планирование графиков должно опираться на потребность в труде (рабочую нагрузку).

Вот есть производственная программа, а можем ли мы её выполнить нашими трудовыми ресурсами? Сколько людей нужно в каждую смену и сколько есть с учетом плановых отвлечений? PlanForce помогает как считать рабочую нагрузку, так и контролировать закрытие этой потребности.

Наконец, в-пятых… Чтобы планировать рабочее время, нужно сначала спланировать нерабочее 🙂

PlanForce планирует и отпуска, и медосмотры, и другие отвлечения. Естественно, что графики составляются с учетом этих времен. У руководителя всегда полное представление о доступности своих подчиненных.

ЗУП не планирует ни то ни другое. Только учитывает.

Управление событиями рабочего времени

– Про графики понятно. Теперь про табель?

– Если бы мы говорили про зарплатную систему — то можно было бы и про табель сразу. Но мы же про WFM — значит не будем забегать вперед 🙂

Линейному руководителю каждый день приходится “отрабатывать” множество событий и принимать решения по организации труда. Они влияют на РВ и его оплату, поэтому их надо еще и правильно оформить и учесть.

Во-первых, кого-то вывести сверхурочно, кому-то найти замену, кому-то предоставить отгул — эти, как их называют, “события рабочего времени”, меняют количество часов.

Во-вторых, существует большой пласт событий рабочего времени, которые количество часов не меняют, но меняют способ оплаты времени и аналитики затрат. Например, до обеда работаем в теплом цеху, а после — на улице. Условия оплаты разные. Или оплата та же, но шифры затрат разные.

Соответственно, по всем этим событиям руководителю надо принимать решения и инициировать процесс оформления. Для этого в PlanForce у руководителей есть специализированное рабочее место — диспетчерская доска.

Они видят актуальные данные о доступности работников, фактически отработанное время, расстановку.

Руководитель “в своей песочнице” может попробовать разные варианты и посмотреть, что получается. А самое главное — очень быстро, буквально в 1 клик, запустить выбранный вариант в работу. Причем программа проверит, что все соответствует законам РФ и ЛНА, проследит, что согласовали все участники процесса: работник, ОТиЗ и HR, вышестоящее руководство, и подготовит необходимый комплект документов.

Поэтому и руководителям намного проще работать, все оформляется в онлайне, и решения на местах прозрачны для ОТиЗа и эйчаров, и данные в дальнейшем правильно попадут в табель на оплату.

В ЗУП, как мы говорили, все это не нужно. Зарплатная система организацией труда не занимается.

– Система как-то помогает повысить качество решений?

– Конечно. Про разные контроли мы уже сказали. Есть и другие возможности. Например, при подборе работников для выполнения задач или замене система подсказывает оптимальные кандидатуры с учетом компетенций, доступности и отклонений от индивидуальной нормы. Про последнее чуть подробнее.

Да, при нынешнем дефиците полностью отказаться от сверхурочных вряд ли получится. Но можно взять их под контроль и минимизировать.

Ведь как обычно происходит? Руководители выводят людей, а какой у кого баланс рабочего времени, скажем так, “не обращают внимания”. В конце периода отдают табель на оплату, а сотрудники ОТиЗ хватаются за голову.

WFM-система PlanForce позволяет моментально отследить изменение баланса рабочего времени — на основе запланированных и оформленных событий рабочего времени. Руководители могут перераспределить нагрузку или мотивировать с помощью доплат. Программа предупредит о превышении лимита и предложит список работников, у которых меньше переработок.

И, конечно, рассчитывается правильная стоимость дополнительных часов — с учетом всех стимулирующих и компенсационных выплат.

– А в зарплатной системе как?

– Зачем нужен контроль баланса РВ, если просто собирают фактический табель в конце месяца? Уже поздно.

Табель

– Ну вот мы и заговорили про табели. Подходы к учету тоже разные?

– Не то чтобы подходы, процесс разный.

В зарплатной системе, конечно, есть и часы, и виды явок — это и есть табель к оплате. Вопрос в том, как эти цифры получить.

Например, табельщик получает данные, что у водителя был дневной ремонт транспорта, а потом — ночная смена со сверхурочными, которые продлились не ровно час, а, скажем, 1 час 15 минут. Он берет калькулятор и вручную высчитывает, сколько часов отнести к ночным, сколько к сверхурочным, а сколько к обычной работе. При объеме в 1000 сотрудников и постоянных внеплановых работах этот процесс превращается в гигантскую таблицу в Excel. Фактически табель сначала собирают и проверяют в таблицах, и только потом «заливают» готовым массивом в ЗУП.

Как результат, до расчета аванса или ЗП неизвестно, какие изменения вносятся в табель на линии. Это может приводить к значительным расхождениям плана с фактом и затягивать процессы согласования, оформления документации.

Важно, что на этом этапе уже нельзя предотвратить необоснованные переработки у сотрудников — они уже отработали и переработки уже учтены — остается только их понять и простить принять и оплатить.

– А в PlanForce что, по-другому?

– В нашей WFM расчет структуры времени происходит автоматически. Задаются правила расчета и потом, при вводе начала и окончания смены, система понимает, какой промежуток времени к какому виду времени относится, и пересчитывает это на часы. Необходимость в ручных расчетах полностью исключается.

Детальный табель собирается буквально в пару кликов. Поскольку и графики поминутные, и все события рабочего времени оформляются в подразделениях по готовым сценариям. Помнишь, рассказывал про “диспетчерские доски”?

Соответственно, виды явок и способы оплат для каждого временного промежутка появляются в детальном табеле WFM. Для каждого временного отрезка программа определяет виды оплаты (вечерние, ночные и пр.), премии, надбавки, шифры затрат.

А дальше можно детальный табель “схлопнуть” до видов явок и передать в ЗУП.

– Как я тебя понял: ЗУП — это сводный табель к оплате, а WFM — весь процесс планирования и учета труда, в результате которого этот табель и получается. Верно?

– Да, верно. WFM помогает повысить продуктивность сотрудников за счет точного планирования, рациональных решений, удобных инструментов управления.