В этом кейсе делимся результатами внедрения системы, которая дала контроль над рабочим временем, автоматизировала и сделала прозрачным табельный учёт и расчёты с персоналом
О клиенте
АО «Воронежстальмост» – производитель стальных конструкций для мостов и других инфраструктурных объектов. Это современный завод с почти 80-летней историей, который выпустил более 2,5 млн тонн изделий. Завод давно сотрудничает с ALFA system, первые наши продукты здесь начали внедрять почти 20 лет назад. Все это время предприятие продолжает развивать их и постоянно работает над улучшением управленческих практик.
О проекте
На заводе сложная организация труда и оплаты, поэтому потребность в цифровых решениях вместо «аналоговых» была очевидной. Учёт рабочего времени, контроль перемещений между цехами, расчёт сдельных нарядов — эти и другие процессы вели вручную. Локальные разработки использовали наряду с бумажными журналами и ведомостями, единого источника информации не было. Из-за этого службы и подразделения взаимодействовали недостаточно эффективно.
Заводу требовалось не просто оцифровать процессы, а создать единый контур управления трудом – от заполнения рабочих графиков до расчёта оплаты.
Так начался проект внедрения продуктов для управления персоналом ALFA HR, среди которых выделим WFM-систему PlanForce. Она стала механизмом, который автоматизировал учёт и расчёт оплаты, разгрузил специалистов и дал руководителям реальный контроль над рабочим временем.
Как именно этого добились — читайте в кейсе.
Ход проекта
Оперативная работа в цехах
Как было раньше
В цехах не было автоматизации, и всю работу по планированию и учёту вели вручную. До единой системы на заводе применяли разные формы документов. Регламенты действий были утверждены не по всем из них.
Решение
В ходе проекта разработали порядок действий для планирования и учёта труда в цехах, все необходимые формы приказов и распоряжений для документального сопровождения процессов. Сейчас это работает так: начальник цеха инициирует событие, система готовит для этого случая нужный документ, запускает цепочку согласований и направляет в соответствующую службу. Среди этих событий движение сотрудников между участками, сверхурочные, замещения, отгулы. Решения по-прежнему принимают начальники цехов, но теперь информация доходит до отдела кадров и расчетной группы бухгалтерии вовремя, а значит, точно отражается на кадровом учёте и оплате.
Новый подход свёл к минимуму «лишние» операции и избавил от разночтений в документах. А ещё – разгрузил линейных руководителей от бумажной работы. Они вводят несколько слов или строк минимально нужной информации в шаблон, и PlanForce запускает определённый сценарий. Такие сценарии разработаны для каждого события.
В WFM встроен контроль за нормами ТК и другими стандартами. Система оповещает о возможных нарушениях и рисках, не позволяет внести недостоверные данные.
Автоматизация учёта
Как было раньше
Учёт рабочего времени вели отдельно на каждом участке. Из-за этого не всегда удавалось полноценно учитывать разные затраты на рабочее время. Бухгалтеры каждый месяц вручную переносили информацию из разных бумажных табельных журналов.
Решение
Сейчас табель формируется автоматически на основании информации, которая поступает в систему в течение месяца. Это данные о рабочем времени с точностью до минуты, о работе вне графиков, отгулах, больничных и других отвлечениях. Там же хранятся все приказы и распоряжения по этим событиям. При таком подходе табель отдельно заполнять не приходится, он в любой момент готов для передачи в бухгалтерию.
WFM-система наладила детальный учёт труда, который помог добиться двух главных результатов:
- — Справедливая оплата. В течение смены сотрудник завода может «проходить» через разные виды работ, трудиться в цехах с разными условиями. Он может выполнять задания повышенной сложности, браться за задачи, требующие высокой квалификации. При этом он знает, что каждая такая задача или промежуток времени будет точно учтён, а значит, это отразится на зарплате.
- — Управление затратами, что особенно важно на позаказном производстве. С помощью системы можно анализировать, какое время занял конкретный заказ, за сколько с нарядом справилась бригада или цех. Понимание того, на какую именно продукцию или работу пришлись часы и минуты рабочего времени, даёт быстро и точно считать себестоимость.
Ведение нарядов
Как было раньше
Экономисты подразделений считали суммы по нарядам вручную в конце месяца.
Решение
WFM-система автоматизировала подсчёт оплаты по нарядам. Это работает так: экономист подразделения выбирает в программе нужную бригаду и наряд, а оплата для каждого работника считается автоматически на основании видов работ и тарифов. Список работников и отработанное ими время заполняются автоматически на основании данных о составе бригады и данных табельного учёта. Готовые наряды передают для расчёта в бухгалтерию.
Пример заполнения наряда по сотрудникам
Пример наряда по операциям
На этом уровне PlanForce контролирует, чтобы не было расхождений между данными табельного журнала и нарядами, следит за сроками. Это упрощает согласование нарядов с отделом организации и оплаты труда.
Результаты
PlanForce в линейке ALFA HR отвечает за управление рабочим временем, учёт труда и его оплату. С его помощью удалось достичь главной цели проекта – автоматизировать эти направления:
- — сложная система оплаты стала прозрачной. Система сама рассчитывает стоимость работы, а бухгалтерия получает готовые данные для начисления зарплаты,
- — внутрицеховые переходы учитываются в системе. Это гарантирует, что до бухгалтерии информация доходит вовремя и в полном объёме,
- — документооборот стал быстрым, риски ошибок свели к минимуму. Система проверяет данные на соответствие требований и норм законодательства, помогает избегать противоречий и дублирования на всех уровнях,
- — профильные службы, специалисты и подразделения получили доступ к актуальной информации. Больше нет необходимости обращаться к посредникам для сбора и подготовки документов и отчётов,
- — за счёт автоматизации снизилась нагрузка на табельщиков, экономистов и других специалистов.
Другие компоненты для управления персоналом на заводе «Воронежстальмост» – это системы для управления кадрами и расчёта с персоналом ALFA HR.
>1500
рабочих и инженеров
Около 4 месяцев
занимал каждый этап от опытной до промышленной эксплуатации
>80 пользователей
работают в системе. К PlanForce WFM подключены все службы и отделы
