От графиков до оплаты: внедрили PlanForce WFM на Соликамском магниевом заводе

Рассказываем, как наше решение помогло взять под контроль рабочее время, вести детальный учёт труда и правильно его оплачивать

О проекте

СМЗ – это целый комплекс производств. Есть три основных направления: магний, производство титана, производство тантала и ниобия, а ещё вспомогательные производства, собственные лаборатория, медпункт, санаторий, столовая, ремонтная служба. У всех своя специфика. Отсюда много разных графиков, сложный учёт и сложные правила оплаты труда.

Каждое подразделение стремится повышать производительность, и для этого разработали разные стимулирующие надбавки. Это баллы за показатели, доплаты за риск, напряженность и другие сложности.

На заводе одновременно существуют пять систем оплаты труда и около сотни видов оплат. Но это ещё не все сложности: почти у половины сотрудников в течение дня могут меняться условия труда и оплаты. А значит, каждый промежуток времени нужно оплачивать по-разному.

Из-за этого было сложно вести детальный учёт рабочего времени и переносить его данные в зарплатные системы. Многое приходилось делать вручную. Например, заполнять графики на многотысячный штат. Закрытие табеля занимало до восьми дней, причём ответственным за это приходилось работать по выходным. Проблема была не только в сроках, но и в человеческом факторе. Работа вручную не исключает ошибки, а значит, и исправления.

Нужен был единый инструмент для управления рабочим временем и расчёта связанных с ним вознаграждений. Обратились к WFM-системе PlanForce, потому что она рассчитана на промышленность и подходит к особенностям завода. Рассказываем подробнее о задачах, которые решили с помощью программы.

Что сделали

Автоматизировали графики

Как было раньше:

Из-за особенностей завода на нём действуют около 600 разнообразных графиков. Заполнять их долго и сложно. В условиях непрерывного производства любые отклонения от графика влекут за собой серьезные проблемы.

Решение

Графики автоматически заполняются в PlanForce. Они отражают реальную структуру рабочего времени: начало/окончание смены, ночные, время в пути до объекта, перерывы на обед. На их основе автоматически заполняется табель. Благодаря этому его закрывают быстрее. Настройка графика в первый раз занимает 10 минут, а потом графики автоматически заполняются на год. Перевод сотрудника на другое время проходит в два клика.

Упростили оформление работы вне графика

Как было раньше:

Любые отклонения от графика – сверхурочные, выход на работу в выходной – сопровождают приказами. Проблема была в том, чтобы подготовить эти документы вовремя. Приказы нужно было составить вручную, распечатать, согласовать – на всё это уходило много времени. Вносить отклонения в табель также приходилось вручную.

Важно было не просто вывести человека вне графика, но и указать для него способ оплаты труда. Это становилось ещё одной проблемой.

Решение:

Документы по персоналу (приказы) формируются в PlanForce заранее, на этапе планирования, за три дня до события или в тот же день благодаря готовым сценариям. Первый вариант подходит, если об отклонении известно заранее. Второй – когда нужна срочная замена, например, если сотрудник заболел. В любом случае, у человека, которому предлагают выйти не в свою смену, достаточно времени ознакомиться с приказом вовремя, то есть, заранее.

Типовых документов для оформления отклонений используют около 40. Это приказы и распоряжения на сверхурочные, работу в выходной, о переносе выходного дня, перемещения по цехам и другие. Приказы проходят электронное согласование в программе, но если нужно – их можно распечатать.

Благодаря сценариям замещения теперь можно оформить в два клика. Оплата замещающему рассчитывается автоматически. Достаточно указать её способ: от оклада, от нижнего диапазона вилки окладов, от оклада замещаемого, доплата до среднего заработка (если работа замещаемого оплачивается ниже).

Такой подход помог быстрее закрывать табель. Его не приходится формировать вручную: все отклонения правильно оформлены автоматически. К нужному моменту он уже заполнен.

Наладили детальный учёт труда

Как было раньше:

В течение дня у сотрудника может меняться рабочее место, условия труда и характер работы, в табеле на день необходимо учитывать несколько видов явок и разную оплату. С таким сталкивается почти половина работников завода. За перемещениями между разными условиями следят табельщики и мастера цехов, раньше они вели учёт на бумаге.

За смену один рабочий может по несколько часов поработать в различных цехах, в помещении и на улице. У каждого отрезка времени свой тарифный коэффициент. Из-за множества деталей было сложно всё оформить и правильно рассчитать зарплату.

Было трудно собрать и проанализировать информацию о рабочем времени. Только на сводный отчёт по данным табельного учёта уходило 15 дней, поскольку приходилось складывать суммы часов из разрозненных таблиц.

Решение:

PlanForce помогает фиксировать, когда, где и в каких условиях человек работал. Табельщики и мастера по-прежнему это контролируют, но теперь с помощью программы. Они оформляют в системе нужные документы, а положенные виды оплаты, включая премии, надбавки и доплаты для каждого отрезка времени программа определяет автоматически. Исключаются человеческий фактор и ошибки. Правила расчёта учитывают все положенные выплаты, в том числе доплаты и надбавки (за сверхурочные, условия труда, температуру и прочее). Для каждого дня и даже часа определяются также аналитики затрат. Готова вся информация для расчёта зарплаты и налогов.

Это касается не только отрезков времени, но и всех условий работы. Например, удалось решить проблему правильной оплаты работы в бригадах. Бывает, что по нормам в бригаде должны трудиться десять человек, а по факту всего семь. В таком случае система сама рассчитывает доплату за отсутствующих сотрудников для всех, кто на смене. PlanForce отслеживает переводы из бригады в бригаду, учитывает, сколько времени сотрудник находился в бригаде. Это работает как для постоянных бригад, так и для временных, например, созванных для ремонта оборудования.

На СМЗ появился сводный отчёт по труду, построенный на информации о рабочем времени из табеля. Он показывает суммарное время по видам работ и видам явок, временные потери, отпуска и другие данные по подразделениям. Готовить его не надо, он заполняется автоматически. С его помощью анализируют, на что тратит часы работы каждый цех или служба.

Рис. 1. Автоматическое формирование табеля

Взяли под контроль время отдыха

Как было раньше:

По нормам на смену выводят работников, которые успели отдохнуть положенные часы. И если кто-то заболел или не явился, нужно срочно искать человека среди отдохнувших. Но особенности производства таковы, что расплавленный металл не будет долго ждать, пока заболевшему подыщут замену. Мастерам приходилось держать в памяти и контролировать время отдыха между сменами, чтобы найти подходящего.

Решение:

Производственная необходимость в срочных вызовах по-прежнему возникает. Но программа взяла на себя контроль за нормами закона, в том числе, и по времени отдыха. Программа предупреждает линейных руководителей, кто из подчинённых отдохнул, а кто ещё нет. Это даёт возможность предлагать замену тому, кто уже готов выйти в цех. Это не только обеспечивает непрерывную работу, но и помогает следить за охраной труда. Ведь если замена нужна во «вредный» цех, программа подберёт того, у кого есть соответствующий допуск.

Кстати, в будущем уведомления о таких «свободных сменах» планируют рассылать в личном кабинете или через мессенджер. Сотруднику останется лишь отправить ответ: согласен он на выход или нет.

Усовершенствовали табель

Как было раньше:

На СМЗ для табелирования использовали бумажную форму в виде журнала, куда вносили только сведения об отработанном времени. Все отклонения и данные об оплате приходилось считать в отдельных документах и таблицах.

Любые корректировки вносили вручную. Также вручную издавали приказ по каждому событию и предоставляли его в бухгалтерию. Из-за этого сроки закрытия табеля затягивались.

Решение:

Форма табеля стала более подробной по сравнению с бумажным вариантом. В неё включили не только явки по графику, но и вечерние, ночные, сверхурочные. Несмотря на огромное количество информации, он остался компактным и умещается в формат А4, что удобно для печати. Первая часть содержит данные об отработанном времени, вторая содержит только отклонения от графика.

Корректировки бывают и после даты сдачи табеля в бухгалтерию. Например если 31-го числа кто-то не вышел на смену, а кого-то пришлось срочно вызывать. В таком случае корректировочный табель через PlanForce готовится меньше минуты. Сначала выбирают нужный сценарий, а система выпускает по нему приказ. Информация в поля подтягивается автоматически, остаётся лишь указать продолжительность работы вне графика. Затем через операцию сторнирования отменяют предыдущий вариант, это занимает ещё минуту. Оплата автоматически пересчитывается.

Упростили сверку табеля

Как было раньше:

Проверять фактические явки не всегда было возможно. Из-за этого случались такие накладки, когда у работника в табеле стоит явка по графику, а на самом деле он пропустил этот день.

Решение:

PlanForce легко интегрируется с другими информационными системами, в том числе, со СКУД. Перед закрытием табеля можно выяснить, действительно ли работник отметился на проходной в положенное время или нет. Программа способна сверять плановый график, график отклонений и фактические данные о явках с системы контроля доступа. А это не только дисциплинирует сотрудников, но и повышает точность расчёта оплаты.

Сделали прозрачным расчёт отпусков

Как было раньше:

Отпуска – огромная нагрузка на линейных руководителей и табельщиков. Их расчёт вели в каждом цеху. Нужно было посчитать количество дней, положенных как в качестве основного, так и дополнительного отпуска (за вредность, ненормированный рабочий день, по уходу за ребёнком-инвалидом, за свой счёт и другие). Трудно было понять, сколько дней и какого именно отпуска положено, сколько дней сотрудник может взять именно в этот период.

Решение:

Избавили подразделения от большей части работы с отпусками и передали весь контроль и оформление одному специалисту отдела кадров. Система помогает рассчитывать отпуска быстро и без ошибок. В ней учитывается по видам отпусков, сколько дней взял работник, а сколько осталось.

Это ещё не все возможности PlanForce для управления отпусками. Программа помогает планировать график отпусков так, чтобы не допустить простоев. Алгоритмы контролируют и потребность в людях (нормы на смену по участкам и профессиям/должностям). Они способны распределять отпуска так, чтобы соблюдалось требование по минимальному количеству людей на смене. Например, если нужно, чтобы одновременно в цехе работали три прокальщика, контроли не допустят, чтобы их оказалось меньше.

Стали встраивать охрану труда в планирование

Как было раньше:

Медосмотры, СОУТ, допуски к работе в опасных условиях – всё это планировалось и учитывалось в ручном режиме и отнимало много времени.

Решение:

Выбрали для внедрения модуль PlanForce, который отвечает за охрану труда. В нём хранятся данные о результатах спецоценки, которые определяют условия труда и влияют на доплаты. С помощью программы можно планировать СОУТ, медосмотры, обучение по охране труда (при этом учитывать график при непрерывном производстве), верно учитывать в табеле и оплачивать.

Как проходило внедрение

Проектом управляли используя Scrum: работали в единой команде со специалистами СМЗ недельным спринтами. В конце каждого спринта бизнес-заказчик мог оценить промежуточный результат.

Проект разбили на несколько этапов. Начали с анализа, который лёг в основу технических требований. Затем приступили к миграции данных из существующих систем. Параллельно обучали тех, кто будет работать в системе. Это сотрудники отдела кадров, отдела организации и оплаты труда, отдела автоматизированных систем управления, табельщики цехов, бухгалтеры. Консультанты показывали возможности PlanForce на примерах, отвечали на все вопросы, разбирали сложные случаи. Ход проекта лично контролировал генеральный директор, а руководил финансовый директор. Все руководители подразделений принимали активное участие в проекте и оказывали поддержку.

Следующий этап – интеграция с теми системами, которые и дальше будут работать на заводе. Он прошёл успешно, после чего часть старых информационных программ отключили.

Над проектом внедрения трудилась команда разработчиков, экспертов, консультантов, архитекторов. Менеджер проекта контролировал их работу, следил за качеством и сроками. За пять месяцев запустили систему с миграцией данных и перестройкой бизнес-процессов. Более точная настройка и отладка займут несколько месяцев – это небольшие сроки для такого масштаба.