Графики отпусков в ALFA hrms в один клик

07.09.2021

Все работодатели обязаны формировать график отпусков.

Составить документ так, чтобы он всех устроил да еще и бился с планами производства, сложно. Еще сложнее — оперативно управлять изменениями: переносами дат, отзывом из отпуска, его продлением или переносом из-за больничного, когда на предприятии работает несколько тысяч человек.

Для оперативного управления изменениями добавили специальный интерфейс — диспетчерскую доску. Разберем, кому от этого стало легче и освежим в памяти другой функционал модуля «Планирование и управление графиком отпусков».

Диспетчерская доска — инструмент контроля и оперативного управления отпусками. Представляет собой сводный интерфейс из нескольких источников данных, в том числе личных кабинетов сотрудников. Отражает всю информацию по плановым и внеплановым отпускам на заданный период: количество дней до отпуска, даты, переносы, изменения длительности. С помощью удобных фильтров можно быстро посмотреть, кто есть в графике, кто только принят, кто идет в отпуск в ближайшую неделю, месяц…, кто уже в отпуске, в том числе вне графика и прочее.

Отражает статус заявления — видите онлайн, кто согласовал, кто нет, а где уже оформлен приказ. Одним словом, вы всегда в курсе изменений и не упустите из виду нюансы.

Но это еще не все. Диспетчерская доска — не только инструмент контроля, но и “пульт управления”. Вы можете запустить отсюда необходимое в моменте действие — например, сформировать приказ на отпуск, отправить уведомление, рассчитать отпускные. Для каждого случая предусмотрен преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий. Программа запустит процесс, проверит на нарушения и нестыковки, оповестит о несоответствиях, автоматически сформирует необходимые документы.

Посмотрите видео обзор — рассказываем, какие данные предоставляет диспетчерская доска для принятия решений и какие действия может выполнить “кадровик” из этого интерфейса.

Коротко о других возможностях модуля

Задача
Решение ALFA hrms
Учет потребности в персонале
Система определит потребность в персонале для обеспечения непрерывности производственного процесса (численность сотрудников в FTE). Отразит отклонения по подразделениям в разрезе штатных единиц
Учет предпочтений сотрудников и их приоритетность
Данные о предпочтениях фиксируются в личной карточке сотрудника: сотрудник подает заявку через ЛК или оператора
Приоритеты в отпусках
Для вычисления льгот в программу заложены алгоритмы. Для корректной работы алгоритмов обязательны для заполнения все поля личной карточки. Например, “Состав семьи” или “Социальный статус”. Тогда работник с тремя детьми в возрасте до 12 лет получит приоритетное право на отпуск перед другими сотрудниками
Визуальный анализ с помощью диаграммы Ганта
Отчет помогает проверить пересечения — в нем наглядно, с помощью диаграммы, отображаются все плановые отпуска в подразделении, их длительность и количество сотрудников, которые будут отсутствовать одновременно
Автоматическое формирование графиков
Пользователь стартует процесс в один клик. График строится автоматически с учетом предпочтений сотрудников и потребности в персонале
Электронное согласование графика
Система предоставляет возможность уйти от ручного координирования, выстроить прозрачный процесс и снизить время согласования заявок на отпуск
Compliance контроль
Любое действие, совершенное в программе, проходит проверку на соответствие нормам ТК, ЛНА, отраслевым стандартам
Экономия времени руководителя
Руководитель нажимает одну кнопку и получает информацию. Ему не нужно заходить в эксель с тысячей строк и разбираться, что к чему относится

Модуль можно адаптировать под потребности конкретной организации — настроить работу исходя из правил, принятых в компании.

Дочитавшим до конца — бонус!

Бонус: Памятка «Кому из работников предоставлять отпуск в удобное время»

Категория работников
Когда возникает право на отпуск
Какой документ служит основанием для отпуска
Основание

Независимо от стажа работы в компании

Несовершеннолетние
В удобное время
Паспорт
Ч. 3 ст. 122, 267 ТК
Женщины
Перед и после отпуска по беременности и родам
Справка поликлиники, подтверждающая беременность (больничный лист)
Абз. 2 ч. 3 ст. 122, 260 ТК
После отпуска по уходу за ребенком
Приказ об отпуске по уходу
Ст. 260 ТК
Сотрудники, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам
Во время отпуска по беременности и родам супруги
Свидетельство о браке, копия больничного листка
Ч. 4 ст. 123 ТК
Совместители
Одновременно с отпуском по основному месту работы
Выписка из графика отпуска по основному месту работы
Ч. 1 ст. 286 ТК
Супруги военнослужащих
Одновременно с отпуском супруга
Свидетельство о браке, справка с места работы супруга
П. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Стаж работы в компании не менее 6 месяцев

Родители трех и более детей, возрастом не свыше 12 лет
В удобное время
Свидетельство о рождении детей
Ст. 262.2 ТК
Одному из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет
В удобное время
Свидетельство об инвалидности ребенка
Ст. 262.1 ТК
Отозванные из основного отпуска
В удобное время
Приказ об отзыве из отпуска
Ч. 2 ст. 125 ТК
Совмещающие работу с обучением
В удобное время
Справка из колледжа, вуза
Ст. 177 ТК
Награжденные знаком «Почетный донор»
В удобное время
Удостоверение к нагрудному знаку
Подп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Чернобыльцы
В удобное время
Удостоверение
П. 5 ч. 1 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244–1
Ветераны боевых действий
В удобное время
Удостоверение
Подп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.01.1995 № 5-ФЗ