Эксперты ALFA HR Иван Аникин и Алексей Иванов обсудили, как помочь предприятию решить четыре главные задачи управления рабочим временем.
– Предлагаю обсудить PlanForce – индустриальную WFM-систему от ALFA HR. О том, как WFM-системы работают в колл-центрах или ретейле, сейчас много информации. Там коллег волнуют гибкие графики, антифрод-контроль. Но в промышленности свои особенности. Давай обсудим применение PlanForce именно в промышленности. Расскажи, пожалуйста, какие задачи решает WFM на предприятиях и какие блоки входят в PlanForce.
– Продукт можно условно разделить на четыре крупных блока.
Первый включает все функции, связанные с годовым планированием графиков работы, медосмотров, инструктажей и других плановых событий.
Второй блок – это оперативное управление изменениями. Здесь происходит ежедневная балансировка графиков, реагирование на различные события и принятие решений по изменениям.
Третий блок охватывает всё, что связано с детальным учётом труда и табелированием.
Четвёртый – всё, что связано с оплатой за труд.
– Получается, WFM для промышленности – это целостная система из четырёх блоков: планирование, управление изменениями, учёт и оплата труда. Для всех предприятий надо внедрять именно все четыре взаимосвязанных блока PlanForce? Или можно интегрировать отдельные компоненты?
– Наибольшая синергия достигается при внедрении всех четырёх, но это не обязательно. Например, если какой-то блок уже автоматизирован и не вызывает проблем, заказчик не всегда готов его менять. Можно взять за основу любой блок и интегрировать его с существующими решениями
– Отлично. Давай подробнее разберём каждый из блоков, начиная с планирования. Кто основные пользователи этого модуля и какие задачи они решают?
Блок 1: Планирование рабочего времени
– Основные пользователи – это отделы труда и зарплаты (ОТиЗ или C&B, на предприятиях их называют по-разному). Ключевые пользователи – экономисты по труду. Они в первую очередь формируют различные виды графиков: производственные, отпусков и так далее. В зависимости от масштабов производства количество графиков может доходить до тысячи и более. По крайней мере, среди наших клиентов часто встречается такое количество, потому что очень разнообразные производства.
Но это не единственная задача.
Недостаточно просто спланировать графики работы, чтобы организовать труд. Надо еще понимать, какие графики отпусков, ведь на некоторых территориях количество дней дополнительных отпусков достаточно существенное. Задача нетривиальная: нужно спланировать график отпусков так, чтобы не нарушить производственный цикл и обеспечить непрерывность производства. Дополнительно подключается планирование и других событий, таких как прохождение медосмотров и обязательное обучение. На них тоже составляются годовые графики. При планировании учитываются все их совокупности, чтобы не было пересечений и наложений. Подключается не только «центральный офис», но и линейные подразделения – руководители цехов, участков, сами работники. Их пожелания и льготы тоже учитываются.
– То есть, в процесс планирования на предприятиях вовлечено много участников. Подключаются и руководители на месте, и ОТиЗ. А система организует весь этот процесс. Но ведь надо не только спланировать, но и документы должным образом оформить.
– Конечно. По итогу каждого процесса оформляются документы. Утверждаются графики за подписью генерального директора, график отпусков. В том числе и графики медосмотров и обязательных обучений – они тоже все оформляются и согласуются как с работниками, так и на уровне предприятия. В результате каждого процесса система формирует эти документы и дальше передаёт их в кадровую систему для дальнейшего оформления.
Блок 2: Оперативное управление изменениями
– Какая выгода от этого блока?
– На самом деле это ключевой блок в рамках управления производством. Потому что каждый день что-то происходит: может сломаться производственная линия, недокомплект поставки, изменилась потребность, новый заказ поступил и надо срочно дополнительно людей выводить. Да просто человек заболел или ушёл в внеплановый отпуск, командировку. Событий много. И на каждое событие необходимо реагировать.
В рамках второго блока – в первую очередь для линейного руководителя в подразделении (это может быть мастер, бригадир, начальник смены) – система предоставляет инструмент, который мы называем «расписание по сотрудникам». По сути это диспетчерская доска, куда стекается вся необходимая информация для принятия решения.
От менеджера – линейного руководителя – требуется своевременное реагирование и выбор действия, а система в этом помогает. Например, если человек заболел, система показывает, какой вообще план по труду на этот день (может он изменился). Так что и работника надо было на простой вывести, а не замену искать. Или наоборот: линия может встать, а нам необходимо, чтобы функционировала. И система предложит выбрать на замену сотрудников, подходящих по критериям с учётом баланса рабочего времени, требуемых сертификатов, допусков и прочего. Линейному руководителю остаётся только выбрать действие.
Всю рутину система берёт на себя: это различные проверки на соответствие требованиям Трудового кодекса и локальным нормативным актам.
– То есть, мы риски снижаем?
– Да, система каждое действие контролирует и проверяет, либо выдаёт предупреждение, либо запрещает действия. Вторая рутина – это документальное оформление: достаточно принять решение, а дальше запускается цепочка сценариев, которая приводит к документу для передачи в кадровую систему.
Блок 3: Учёт труда
– Давайте перейдём к следующему блоку – учёту труда. Как он организован?
– Здесь основные пользователи – это структурные подразделения на местах (табельщики, мастера, начальники смены), а также централизованный офис для получения корректного табеля. Процесс сводится не только к детальному табелю, куда стекается вся необходимая информация для своевременного и полного учёта времени, но и оперативный контроль. PlanForce умеет интегрироваться с системами контроля доступа и на диспетчерской доске отображать актуальную информацию о событиях: кто прошёл через проходную, на вход/выход.
Поддерживается как позитивный, так и негативный вариант формирования табеля.
– Но важно ведь не только отметка на проходной, а учёт внутри, по участкам.
– Да, есть более сложные виды производства. Там, чтобы правильно подготовить табель, нужно не только знать время, но и вид деятельности, то есть, кто на какой линии работал, что делал. У некоторых заказчиков есть автоматизированная отметка нахождения на рабочем месте: человек зашёл, заступил на линию, пропускная система отметила, и пошёл отсчёт времени. Мы можем интегрироваться не только с системами контроля доступа, но и с учётом рабочего времени на местах.
– Если нет автоматизированных систем, тогда ведутся журналы. У каждого начальника смены или мастера есть такой журнал учёта труда.
– Бумажный?
– Да, куда они вписывают, кто в какое время на какой линии работал, чтобы потом на основании этого собрать тарифы для оплаты. Мы предлагаем электронный вариант: либо автоматическое заполнение журналов на основании систем контроля, либо ручной ввод.
Блок 4: Оплата труда
– Отлично, но мало труд учесть, надо его еще посчитать и оплатить. Как организован блок оплаты труда?
– Ключевые пользователи этого блока – расчётная группа, которая получает информацию для передачи на оплату труда.
Оплата труда состоит из трёх частей:
1. Оплата за труд – когда мы понимаем, сколько часов и по какому виду явки отмечено в табеле и как её оплачивать.
2. Компенсационные выплаты. В детальном учёте труда у нас подробная информация о том, где работник находился, какой вид времени, есть ли особые условия труда. Система автоматически считает проценты и коэффициенты для всех компенсационных выплат.
3. Стимулирующие выплаты, куда входят различные премии и доплаты. На производственных предприятиях стимулирующие выплаты часто не простые, а сложные, зависят от десятка целевых показателей: количества выпущенной продукции, количества брака. Причём брак может быть отложенный, мы можем узнать о браке в партии только через месяц. И это надо учесть при следующем расчёте.
Мы делаем акцент на автоматизацию именно сложных премий, но при этом успешно решаем задачи и с простым расчётом, той же сдельной оплатой труда в классическом понимании: тарифная часть, межразрядная разница, оформление нарядов (индивидуальных или бригадных с коэффициентом трудового участия). Все возможные варианты расчёта стимулирующих выплат в системе предусмотрены.
– Частый вопрос: как система интегрируется с системой расчёта зарплаты? У многих стоит «1С». Где в таком случае заканчивается одна система и начинается другая? Где оформляются документы?
– Есть три распространённых варианта взаимодействия:
1. Самый простой – когда в существующей системе всё настроено, все премии рассчитываются, нет сложных расчётов. Тогда мы передаём через интеграцию информацию об отработанном времени и видах явок, а дальше считаются различные начисления.
2. Второй вариант – мы передаём не только время, но и коды начислений, чтобы упростить обработку.
3. Третий вариант – сразу рассчитываем суммы по оплате труда и передаём уже итоговые данные в зарплатную систему, где остаётся только рассчитать налоги, страховые взносы и выплаты от среднего заработка.
– Мы детально поговорили удобство для конкретных пользователей. А какие основные выгоды получает предприятие?
– Во-первых, снижение трудозатрат в целом по предприятию.
– Это снижение трудозатрат людей, которые участвуют в процессе планирования и управления фондом рабочего времени, мастеров на производстве. Система берёт на себя рутину, связанную с организацией труда. Это высвобождает время дорогих ключевых специалистов.
Во-вторых, повышение производительности. Когда мы оптимизируем графики, то говорим о потребности производства, учитываем не только труд, но и оборудование – чтобы не простаивало. Если кто-то заболел, ему не всегда нужно искать замену. Система помогает смотреть на экономику принятия решений: например, если простой станка не критичен, а другой станок очень дорогой в простое – мы не будем снимать с него людей.
В-третьих, повышение вовлечённости сотрудников. Мы уменьшаем срок расчёта стимулирующих вознаграждений.
– То есть, сегодня я постарался, и уже вечером вижу в личном кабинете, какая у меня будет премия.
– Да, скорость оформления документов при сложных выплатах и премиях сокращается в разы.
– Спасибо за разъяснения и беседу!
