Рассказываем, как система помогает оптимально планировать расписания с учётом потребности во врачах, их предпочтений, загрузки кабинетов и оборудования
О клиенте
«МЕДСИ» – федеральная сеть, в которую входят почти 150 клиник, восемь клинико-диагностических центров и две больницы. Здесь принимают почти пять тысяч врачей, в год проходит до 50 тысяч госпитализаций и около 15 тысяч операций.
О проекте
Любой клинике, особенно такой масштабной, важно правильно распределять ресурсы – время работников, кабинеты, оборудование. Эта работа традиционно ложится на плечи главврачей и завотделениями. В «МЕДСИ» это опытные компетентные специалисты, продумывающие расписание на месяц вперёд. Для этого нужно проанализировать огромное количество параметров, это отнимает много сил и времени. Кроме того, полагаться лишь на интуицию и опыт слишком субъективно и непрозрачно.
Процесс решили автоматизировать на базе PlanForce WFM от ALFA system. Требовалось спроектировать и внедрить систему, которая:
- — планирует расписания, оптимально загружая врачей, кабинеты и оборудование,
- — позволяет быстро управлять изменениями,
- — ведёт точный и прозрачный учёт рабочего времени.
Что изменилось
За основу взяли уже опробованное решение – WFM-систему для производственных компаний – и изменили под нужды сети клиник. Удалось оцифровать управление графиками работы так, как этого никто не делал раньше. Как именно – рассказываем ниже.
Автоматические графики
Раньше единого стандарта для составления графиков работы не было. В начале месяца администратор или заведующий каждой клиники составлял расписание вручную на бумаге или в электронной таблице. Приходилось в уме просчитывать нагрузку, записывать за врачами, в какие часы и дни они могут принимать, учитывать совмещения в других местах, доступность кабинетов и оборудования в часы приёма.
PlanForce заменил интуицию руководителей математической логикой. Необходимые данные поступают в систему и она анализирует, сколько, кого, когда и куда планировать на приём. На выходе получаются оптимальные расписания, которые помогают клиникам быть экономически эффективными, удобными для врачей и пациентов.
Система позволяет отслеживать утилизацию рабочего времени и производительность. Данные доступны как по штатной единице, так по отделению или клинике. К 15 числу согласованное расписание на следующий месяц загружают в медицинскую информационную систему (МИС) и открывают для записи пациентов. Если нужно, глубину планирования можно увеличить до квартала, полугодия, года.
PlanForce учитывает более 50 условий, среди которых:
Бизнес-цели
Клиникам важно, чтобы пациенты могли записаться на нужное время, а рабочее время востребованных и дорогих специалистов не тратилось впустую. Программное обеспечение помогает рассчитать нужное количество врачей и распределить нагрузку, учитывая план по выручке в разрезе клиник и каналов (физлица, страховые компании, юрлица).
Предпочтения работников
Любой специалист может указать время и дни, когда он доступен. Предпочтения могут повторяться (например, с 09.30 до 13.30 по чётным дням, каждую вторую субботу месяца) или меняться (если врач собирается в отгул, командировку, на медосмотр или обучение). Это особенно удобно для совместителей.
Колебания нагрузки
Назначенные смены распределяются в зависимости от плановых часов, установленных для специальности, с учётом оборудования кабинетов. Программа способна планировать исходя из пиков и спадов спроса как по дням недели, так и по часам. Например, детские клиники традиционно более загружены по выходным, чем в будни, а процедурные кабинеты – рано утром.
Кабинеты и оборудование
Эти активы планируют в расписание так же, как и врачей. Если кабинет оборудован для офтальмолога, в нём не назначат приём кардиолога. В операционную выставляют всю связанную с ней группу: хирурга, анестезиолога, медсестёр. Если у кабинета особый график, это тоже учитывается. Например, вся клиника работает по выходным и праздникам, а процедурный – лишь до 10.00 по будням. В настройки можно вносить перерывы на кварцевание и проветривание, и эти промежутки станут недоступны для записи пациентов.
Можно планировать загрузку не только кабинетов, но и их частей, этажей или отделений.
Стационарное оборудование закрепляется за кабинетом. Аппараты УЗИ и МРТ, эндоскопическое и другое оборудование высокотехнологичное и дорогое, оно не должно простаивать. Его выставляют в расписание так же, как и врачей, а по фактическим графикам отслеживают, насколько оно востребовано.
Контроль
PlanForce следит за нормами и правилами. Среди них равномерное выставление смен, контроль баланса рабочего времени, проверка нужных сертификатов и компетенций. Встроен контроль за работой связанных специальностей и рабочих пространств. Система предотвращает возможные накладки: если кабинет рассчитан на одного врача, то в него не получится назначить одновременно два приёма разных специалистов. Предупреждения появляются, если врачу хотят назначить приёмы в двух разных клиниках сети или у него просрочен сертификат.
Оперативное управление
Реальная жизнь клиники далеко не всегда совпадает с планами. Терапевт заболел, хирурга вызвали на срочную операцию, вышел из строя МРТ-аппарат, глубина записи более 75% уже в первую неделю и надо расширять расписание – что бы ни случилось, система позволяет быстро вносить изменения.
Если врач не может провести приём, система находит, кто его может заменить. Она подбирает замену по специальности, условиям трудового договора, сроку действия сертификата и доступности, экономя время администратора. Если есть проблемы с оборудованием или кабинетами, подсвечиваются те приёмы, которые они затрагивают. Это даёт возможность быстро перераспределить кабинеты, оборудование или перенести запись.
Администратор или заведующий видит результат работы программы в виде диспетчерской доски. Она отображает, где всё идёт строго по графику, кто не явился, а кто вышел на замену.
Учёт труда, контроль переработок, табель
В здравоохранении не обойтись без прозрачного и точного учёта труда, и PlanForce это обеспечивает:
- — подсвечивает ситуации, когда у врача превышена норма рабочего времени и количество сверхурочных
- — учитывает условия труда, в том числе отклоняющиеся от нормальных, накладывая на каждый отрезок рабочего времени нужные коэффициенты, влияющие на оплату. Например, ночное время, совмещение, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы, работа в особых условиях,
- — автоматически предоставляет полную детализацию для оплаты, включая компенсационные и стимулирующие выплаты.
При таком подходе табель всегда актуален и готов для расчёта зарплаты.
Интеграция
PlanForce встроился в инфраструктуру «МЕДСИ». Из системы кадрового учёта он получает информацию о работниках, оргструктуре, штатной расстановке. Данные табельного журнала передаёт в зарплатную систему. Созданные в нём расписания становятся основой для МИС.
На основании данных по записям можно отслеживать процент загрузки расписания и эффективной утилизации рабочего времени. Если нужно, алгоритм найдёт и предложит варианты расширить расписание по врачам и кабинетам.
Пользователи системы
- Планируют и корректируют расписание: заведующие отделениями, администраторы регистратуры, координаторы, старшие медсёстры.
- Формируют табель рабочего времени: табельщики, пользователи расписаний.
- Рассчитывают ФОТ и стимулирующие (переменные) вознаграждения: экономисты.
- Специальных знаний в области ИТ не требуется.
Результаты
Сеть «МЕДСИ» получила инструмент, с помощью которого оптимально планирует ресурсы – людей, кабинеты и оборудование. В год клиники проводят более 10 млн приёмов, и эффект при таком масштабе стал заметен уже в первые месяцы.
ФОТ и выручка
PlanForce помогает улучшать соотношение ФОТ к выручке благодаря расписаниям. По итогам планового периода главврач может анализировать производительность специалистов, кабинетов и техники.
Скорость и экономия
Раньше те, кто составлял расписания, сами следили за доступностью персонала, пересечением приёмов в одном кабинете и десятками других сложностей. Контролировать это в электронных таблицах было сложно, а без них невозможно. На согласование графиков на месяц уходило больше недели совместной работы. Сейчас от начала работы до выгрузки в МИС это занимает чуть больше двух часов.
Управление рабочим временем стало быстрым, безошибочным и прозрачным. Теперь графики работы не зависят от интуиции и опыта конкретного человека, а специалистов освободили от рутины.
15 000 сотрудников
Более 10 000 000 приемов в год
Расписания на месяц вместо недели строятся за 2 часа
Модель расписания учитывает больше 50 различных параметров
