Болезни организационной структуры могут проявляться по-разному, а симптомы не всегда указывают на источник заболевания. И поскольку проблемы не проявляются как структурные, компании и не подозревают, что снижение качества услуг, низкая рентабельность или слабая мотивация персонала обусловлены ошибками оргструктуры.
Так ошибки в построении структуры порождают целую цепочку проблем и приводят к снижению эффективности команды в целом.
Об инструментах для структурирования расскажем далее, сейчас — о том, почему, оргдизайн — это важно.
Оргдизайн — процесс, а не результат
Организационная структура компании — ее «позвоночник». Бизнес-процессы и люди — «кровь». Объединить отдельные элементы в единый «организм» помогает оргдизайн. Он для того, чтобы сформировать «скелет» организации, избежать решений, которые могут принести больше вреда, чем пользы.
Дизайн организации должен быть правильным, чтобы она работала результативно, а структуры и системы внутри — согласованы со стратегиями. Тогда вратарь не будет нападать, а полузащитник стоять на воротах и компания, наконец, будет похожа на команду.
Но есть нюансы. Даже если конкретная установка была успешной в прошлом, это не значит, что она будет такой всегда. Компанию правильнее сравнить с живым организмом нежели с механизмом. Надеяться, что однажды завел механизм и он будет «тикать» годами — утопия. Меняются цели, задачи, стратегия бизнеса — в этой связи роли и функции должны корректироваться в соответствии с новыми целями.
Триггеры изменений
Есть ситуации, когда предпосылки для изменения структуры очевидны. Например, создали новый продукт или бизнес, планируете объединение с другой фирмой, переживаете период бурного роста или сокращение деятельности.
А вот когда надо поднять производительность или повысить управляемость, оптимизировать штат или ФОТ, снизить операционную нагрузку на руководителя, не сразу приходит на ум, что верхнеуровневая задача — изменить организационную структуру.
Существует три распространенных «триггера» для проектирования организации:
Что-то изменилось, как внутри, так и за пределами бизнеса. Возможно, вы купили новую технологию, или конкурент вошел на вашу территорию. Возможно, новый закон повлиял на ваш бизнес.
Вы установили новые стратегии или цели. Организация может принять решение подойти к своей работе по-другому. Например, издательство решило меньше печатать, а большую часть контента выкладывать в Интернете бесплатно, в расчете зарабатывать на рекламе. В этом случае придется установить новые цели и инициировать процесс организационного проектирования для реализации этой стратегии.
Текущий дизайн больше не работает. Бывает, что изменения накапливаются постепенно, аккумулируются, а замечаете вы их уже когда они создают необходимость реорганизации. Показателями того, что требуется аудит текущей структуры, могут быть следующие симптомы: снизились темпы производства и производительность труда, возросли затраты, увеличилось количество жалоб со стороны клиентов. Анализ, как правило, показывает, что существующая оргструктура не соответствует реальным процессам в компании: есть дублирование или пересечение функционала, нет оптимального информационно-делового обмена. К слову, проверять соответствие бизнес-процессов оргструктуре желательно не реже одного раза в год.
Моделирование оргструктуры
Увидеть узкие места и разрывы, подобрать структуру под конкретную задачу, смоделировать сами изменения и оценить их — задача нетривиальная. Она усложняется, если предприятие крупное, представлено в нескольких регионах, имеет несколько направлений деятельности.
Не у всех руководителей есть время читать Минцберга и иже с ними. А ошибки в построении архитектуры чреваты конфликтами подразделений, раздуванием штата…
Так как же выходить из этой ситуации? Существует ряд инструментов — например, рисунок на салфетке))
А если серьезно — для визуализации структуры применяют специальные сервисы и конструкторы с готовыми шаблонами. Но речь не про них — обзоров на эти темы достаточно на просторах интернета. Расскажем, как с этой задачей справляются HR-системы. Да-да, вы не ослышались — HR-системы. Продукты этого класса аккумулируют показатели о количественных и качественных характеристиках персонала. Именно поэтому их используют для:
— моделирования организационных и производственных структур;
— сравнения различных вариантов структур и штатного расписания;
— связи модели компетенций с трудовыми функциями и профилями должности;
— оценки численности и ФОТ;
— генерации большого объема типовых документов.
Теперь обо всем по порядку.
Проектирование изменений с помощью HR-системы
При изменении организационной структуры роли и функции должны быть скорректированы в соответствии с новыми целями. Это не всегда происходит, если проектирование ведется вручную, с использованием разрозненных сервисов. В результате ряд функций может быть задублирован, что-то так и останется на бумаге, штатное расписание может не соответствовать заявленным целям, а люди — и даже целые отделы — будут работать друг против друга.
Улучшения оргструктуры компании в целом, локальные задачи оптимизации, взаимодействие компаний внутри холдинга — все это можно спланировать внутри одной HR-системы. Система — не только удобный инструмент визуализации оргструктуры и штатного расписания, а прежде всего — инструмент моделирования. На базе текущих можно создать сколь угодно демоверсий организационных структур и штатных расписаний, сравнить их с помощью GAP-анализа, просчитать экономику. То есть можно быстро генерировать и проверять гипотезы. Без дополнительных табличек и ватманов со схемами.
Отметим, классические варианты оргструктур в чистом виде применяются все реже. Чтобы повысить производительность труда, определить границы персональной ответственности, компании комбинируют элементы разных структур. Например, высший уровень управления имеет линейно-функциональную структуру, а средний — может иметь все многообразие структур управления. HR-система поддерживает построение различных комбинаций структур — такой подход позволяет учесть все индивидуальные особенности конкретной компании.
Управление компетенциями с помощью HR-системы
Чтобы существующие компетенции и навыки сотрудников соответствовали долгосрочным целям организации, компетентностный фонд надо планировать. Иначе возможны ситуации — открытие новой производственной линии через месяц, а работать некому.
В HR-системе требования к компетенциям отражаются в профиле должности, в штатной единице по каждому сотруднику. При планировании новой оргструктуры, например, система покажет, что есть, а каких компетенций не хватает. Таким образом можно спланировать наем или составить индивидуальный план обучения подходящих сотрудников.
Оценку компетенций используют не только при найме сотрудников и планировании карьеры, а также для формирования кадрового резерва, при аттестации, ротации и обучении, для планирования численности.
Алгоритм такой оценки прост. Для каждой должности составляют модель компетенций, обязательных для эффективной работы — некие качества «идеального» сотрудника, далее сравнивают с ней реального работника и планируют обучение с целью развития компетенций, не достающих до идеального образа сотрудника.
По сути, в HR-системе хранится цифровая модель организации как сумма компетенций и навыков. А это основа для организационной культуры, четкие цели при верификации сотрудников, формировании индивидуальных траекторий развития.
Реализация изменений в HR-системе
Например, на фабрике переименовали департамент (организационно переподчинили), а в нем 1,5 тыс. человек. Казалось бы, несущественное изменение. Однако нужно сделать приказы о переводе и допсоглашения. А это — 3 тыс. документов, которые надо подготовить разом. Как это происходит вживую, если процессы не автоматизированы? Отдел кадров на 2 недели выбывает из работы, сосредоточен только на изготовлении документов. Далее — мучительный процесс сбора подписей в течение нескольких месяцев. Кто-то в отпуске, кто-то болеет — случается, часть документов так и остается неоформленной. А это — дополнительные риски на проверках.
А что система? В два клика позволяет перевести 1,5 тыс. человек, с автоматизированным выпуском необходимых кадровых документов и обновленных должностных инструкций. Подписать документы в электронном виде. Организовать их хранение.
Формирование производственных структур
Некоторые HR-системы позволяют вести разные варианты структур. Например, еще и производственную, что актуально для заводов, транспортников, логистических центров и других производственных компаний. Система отражает состав рабочих центров (цехов, участков, групп и единиц оборудования), показывает, как распределены по ним сотрудники. Получается, система объединяет критически важный функционал в одном месте. Что это дает? Зная производственную структуру, можно просчитать потребность в персонале на разные горизонты (год, квартал, месяц, неделя), спланировать графики выхода рабочих, графики отпусков. То есть обеспечить ритмичную и бесперебойную работу предприятия.
Заключение
Индивидуальные дизайнерские решения сложны, часто требуют жестких компромиссов. Использование специальных решений для проектирования поможет сделать дискуссию рациональной и ответить на следующие вопросы:
— не слишком ли много уровней и единиц в вашем проекте;
— обеспечивает ли проект координацию связей между подразделениями;
— поддерживает ли ваш дизайн эффективные средства контроля;
— обеспечивает ли гибкость, необходимую для адаптации к изменениям.
