Февраль 2023

Многообразие специальностей, бригады, вахты, вариативность графиков, вредные условия, разная оплата — эффективно организовать труд вручную чрезвычайно трудно. Нехватка или избыток персонала, неоптимальная расстановка, нарушения, переплаты — это потери в производительности труда и упущенные возможности для бизнеса.

Нужны инструменты и алгоритмы, способные поддерживать процесс от планирования потребности и построения оптимальных графиков до автоматического табеля и сверки со СКУД.

ALFA HR помогает уменьшить количество непродуктивного времени и повысить уровень загрузки персонала за счет точного планирования и эффективного управления сотрудниками. За эту задачу в линейке приложений ALFA HR отвечает PlanForce WFM.

Точная потребность

От того, насколько верно посчитана потребность в персонале, зависит выполнение планов и качество конечной продукции. Неточные расчеты приводят к авралам или скрытым простоям. Люди выйдут на работу, но будет ли у них работа?

PlanForce WFM устраняет эти дорогостоящие ошибки. Она помогает состыковать планы с трудовыми ресурсами. Получая из производственных систем (в промышленности — из MES, в логистических центрах — из WMS, в медицине — из МИС) данные о плановой нагрузке, система рассчитывает, сколько специалистов каких профессий и с какой квалификацией понадобится завтра или через месяц, сколько есть и кого не хватает.

Визуальные индикаторы обеспечивают полное представление о дефиците и профиците персонала в горизонте годового планирования, показывают подразделения и периоды времени с чрезмерным или недостаточным количеством сотрудников.

Согласованность объема рабочей силы с ожидаемой нагрузкой способствует повышению производительности. Нет избыточного штата — снижаются затраты на его содержание, нет нехватки в пиковые периоды —увеличивается прибыль.

Оптимальные графики

Вариантов организации труда тысячи. У каждого своя стоимость и свои результаты. Закрыть потребность имеющимися ресурсами и учесть особенности отрасли и законодательства — все равно что решить сложную головоломку.

На добывающих предприятиях люди работают вахтовым методом, их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады.

Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность, потому что многие работают по совместительству.

На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Важны не только специальность и квалификация, но и конкретные компетенции, вплоть до допусков к отдельным видам работ или единицам оборудования.

Приходится учитывать много условий и входных параметров, которые постоянно меняются. Разные режимы работы, баланс рабочего времени, квалификация и навыки работников, их предпочтения — вручную составить оптимальные графики практически невозможно.

Да и вряд ли начальник цеха на производстве станет просчитывать множество вариантов, чтобы выбрать оптимальный. Он будет полагаться на свою интуицию.

PlanForce WFM помогает перейти от интуиции к алгоритмам. Программа обрабатывает сотни вводных: от объемов работы до приоритета вывода сотрудников в бригадах. За считанные минуты алгоритмы перелопатят огромный массив данных о сотрудниках и построят оптимальные графики — без простоев, авралов и переработок.

Управление людьми в реальном времени

Будьте готовы к постоянному пересчету графиков. Только спланировал — перепланируй. Срочный заказ, и надо организовать работу в 2 или 3 смены? Программа поможет подобрать людей и составить график выходов.

PlanForce «в прямом эфире» показывает, что происходит, предупреждает об отклонениях, дает инструменты, чтобы предотвратить проблему: в 2 клика перестроит графики, подберет замену заболевшему сотруднику, подсветит переработки или недобор до баланса.

На многих предприятиях в течение смены людей надо перебрасывать туда, где они больше нужны. PlanForce подскажет, где «горит» и кто лучше справится с «пожаром». Знает не только специальность и разряд, но и множество других данных о сотрудниках. Есть ли допуска и медосмотры, может ли работать во вредных условиях, какой баланс сверхурочных — это и многое другое система принимает во внимание при назначении на работы. Водитель автобуса, к примеру, должен пройти стажировку именно на том маршруте, на который выходит, монтажник-высотник — иметь допуск к работе на высоте, а работник склада — права для погрузочно-разгрузочной техники. Для workforce координаторов предусмотрены удобные интерфейсы — диспетчерские доски.

Понимание компетенций и навыков работников позволяет оптимально использовать возможности персонала, а быстрая реакция на изменения гарантирует, что у вас всегда будет достаточно людей для выполнения работы.

Табелирование

В табель ничего руками вбивать не надо, все отражается автоматически. Нет ручного ввода — нет противоречий в учете. И в табель, и в данные для расчета зарплаты гарантированно попадает правильная информация.

Каждый день табеля содержит детальную информацию о рабочем времени и его характеристиках. В один день у сотрудника могут быть разные виды времени (например, время в пути, дневные и ночные часы, перерывы) и разные условия оплаты. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.

В случае интеграции со СКУД формируется первичный табель учета рабочего времени. PlanForce сравнивает его данные с плановым табельным журналом, составленным на основании графиков работы и документов по отклонениям.

Например, такая ситуация. Человек вышел по приказу в выходной на полный день, а по данным СКУД был на работе всего 2 часа. Или: смена у человека 8 часов — с 09:00 до 18:00, а он пришел в 8:30 и ушел в 17:30. Те же 8 часов, но по факту его не было на рабочем месте с 17:30 до 18:00.

По отклонениям принимаются решения, включить их в итоговый табель или проигнорировать.

Актуальный табель доступен в любой момент, а не только в конце месяца. Это позволяет мониторить использование рабочего времени в онлайне и предупреждать проблемы, а не фиксировать их, когда все уже произошло.

Готовый табель передается в систему расчета зарплаты.

Резюме

Вместо негибкого и медленного планирования вы получаете оптимальные графики, точно закрывающие потребность. Вместо решений, принимаемых “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — управляемую прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты и мотивирует сотрудников. Вместо трудоемкого учета рабочего времени — автомат.

А значит — экономите время, деньги, ресурсы.

Чем крупнее компания, тем больше и разнообразнее поток операций и документов, больше влияние человеческого фактора, труднее проконтролировать правильность действий и соблюдение законодательства.

Тысячи трудочасов уходят на рутинные действия, которые могут быть заменены алгоритмами. Плохая координация участников, ошибки, неверные решения — ручные процессы обходятся слишком дорого.

ALFA HR делает HR-процессы простыми, быстрыми и сквозными. Все построено так, чтобы специалисты тратили как можно меньше времени и не делали того, что может сделать машина.

Прием и увольнение, отпуск и командировка, перевод сотрудника и сверхурочные работы, изменение системы оплаты, обучение — для каждого события в кадровом процессе есть шаблоны документов и сценарии действий.

Как работает сценарий

Сценарий — это правильный порядок действий, которые нужно произвести, чтобы что-то произошло. Например, чтобы человека приняли на работу. Без программы сценарии реализовывают люди. Они знают, какие документы положено оформить, как это сделать по закону, кому отправить на согласование и куда внести запись.

ALFA HR хранит эти сведения в сценариях. Подобно специалисту она знает, как должны проходить процессы: что за чем следует, что с чем связано, кто должен подписать, какая должна быть печатная форма. Программа ведет пользователя, подсказывает, что от него нужно, а что может, делает сама. Всю рутину и контрольные функции ALFA HR берет на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий — и запускаются процессы, вовлекаются другие участники, формируются документы, направляются оповещения.

Люди не тратят время на повторный ввод, сверку и перенос информации, исчезает «человеческий фактор». Тот, кто инициирует процесс, может не беспокоиться о том, что забудет оформить обязательный документ или нарушит законодательство.

Сценарии уже прописаны в системе, есть шаблоны документов и печатные формы. И процессы, и шаблоны документов, и контрольные механизмы можно легко адаптировать «под себя».

Поддерживает процессы от планирования до завершения

ALFA HR не просто переводит приказы в цифру или фиксирует результаты — она поддерживает все этапы: от планирования до ввода в действие. Процессы начинаются и заканчиваются в системе. К примеру, управление премированием — это планирование и предварительный расчет выплат, согласование выбранного варианта, автоматическое создание приказов, начисления. А не так, что приносят утвержденный список с суммами, который заносится к расчету.

Согласует действия участников

В процессах управления персоналом задействованы не только эйчары, участников много. Это менеджеры разного уровня, бухгалтерия, ОТиЗ, линейные руководители, специалисты по охране труда и так далее. Но часто они живут в разных мирах.

Взять хотя бы планы. ОТиЗ строит графики работы, HR-служба планирует отпуска, у охраны труда есть свои планы по медосмотрам, отдел обучения свои планы составляет. Каждый не в курсе того, что делает сосед. А потом возникают нестыковки.

ALFA HR связывает процессы, строит из них единую цепочку. Синхронизирует и планы, и действия.

Вот так, например, происходит перевод сотрудника. ALFA HR создает проект приказа о переводе, отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора, пройденные аттестации и медосмотры — условиям труда. Если нет, предложит оформить допсоглашение и запланирует обучение и медосмотр. Дополнительные отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым местом. Кадровики, служба ОТиПБ, C&B, расчетный отдел работают с одной и той же информацией, все процессы связаны.

Кстати, система понимает, какие условия оплаты, условия труда и виды стажа на штатной единице и рабочем месте. Приняли или переместили сотрудника — ALFA HR будет автоматом считать ему премии и надбавки, вести учет стажа, предоставлять дополнительный отпуск — те, которые положены. Допустим, на новом месте вредные условия труда — пойдет учет вредного стажа, надбавка за секретность — попадет в расчет зарплаты.

Обеспечивает compliance

Система полностью контролирует соблюдение и законодательства, и корпоративных регламентов. Закрепление за графиками, переводы, допсоглашения, возможность работы во вредных условиях, отпуска, командировки, аттестация персонала — каждый документ по персоналу проходит проверку на соответствие ТК РФ и ЛНА. Как в примере выше.

Делает массовые операции в 2 клика

В компаниях, где трудятся тысячи сотрудников, идет постоянный поток документов. Зачастую приходится массово проводить однотипные операции. ALFA HR устроена так, чтобы было удобно работать с большим штатом. Это касается и массовых операций.

Снова обратимся к примерам:

По штатной единице изменился режим работы— система автоматически сформирует всем работникам проекты допсоглашений.

Проводим индексацию по всему предприятию или по выбранным подразделениям — всем допсоглашения в 1 действие.

Поменялись праздничные дни — в один клик можно переформировать все графики.

Приказ на изменение графика работы на список в 100 работников — за 5 минут (с автоматическим контролем на необходимость оформления допсоглашения).

Новые условия СОУТ — всем, кому надо, допсоглашения с новыми условиями компенсации.

Резюме

ALFA HR — инструмент, который поможет:

Повысить скорость и качество процессов управления персоналом

Снизить трудозатраты на кадровое администрирование на 50-70%

Унифицировать функции типовых должностей и снизить влияние человеческого фактора

Перейти к безбумажному документообороту