Главная / Блог / Планирование графика отпусков: как найти баланс между работниками и предприятием

Планирование графика отпусков: как найти баланс между работниками и предприятием

Теги: WFM

Чем сложнее производственные процессы – тем больше времени занимает планирование отпусков. На график влияют особые условия труда, распределение сотрудников по территориям, дополнительные дни отпуска по ТК и коллективным договорам. Важно учесть не только это, но и производственные планы, чтобы в каждый период трудилось нужное количество людей.

Алгоритм одинаков для любой компании: учесть пожелания работника, производственную необходимость и нормы ТК, после чего согласовать и утвердить. На практике уже после пятидесяти сотрудников планирование отпусков превращается в неординарную задачу, над которой трудятся специалисты нескольких отделов.

Ниже разберём, как WFM-система PlanForce помогает быстро составить график отпусков и учесть все влияющие на них условия.

Кому поможет

Планирование отпусков – один из процессов, который затрагивает весь штат. Система предлагает инструменты для четырёх категорий специалистов. Они планируют обособленно, но при этом взаимодействуют и не мешают друг другу:

1. HR-отдел администрирует весь процесс через систему, которая:

— позволяет разделить работников на группы по должности, подразделению, локациям, видам деятельности и другим срезам. Для каждой группы назначаются ответственные. Чаще всего это вышестоящие по оргструктуре руководители, но объединять можно и по другим признакам.

— отображает по каждому работнику всё, что влияет на отпуск: неиспользованные дни, льготные категории, переносы. На выходе формирует пофамильный список с количеством положенных дней отпуска, как основного, так и дополнительных.

Примечание: иногда невозможно обойтись одним графиком отпусков. В таких случаях HR-специалисты формируют несколько документов (например, по видам деятельности или юридическим лицам) и работают с ними параллельно.

2. Работники указывают предпочтения по периодам отдыха, и они учитываются в системе двумя способами. В первом каждый отмечает желательные даты самостоятельно через личный кабинет. Во втором сведения вносят централизованно с помощью инструментов массового ввода. Предприятие выбирает удобный для себя способ.

3. Когда на предыдущих этапах всё готово, на каждого линейного руководителя ставится задача с крайним сроком по планированию графика. Оповещения о ней приходят как в систему, так и на электронную почту.

Руководителю предстоит соединить количество положенных дней с пожеланиями работников и производственными планами. Система накладывает данные на календарный год в виде диаграммы Ганта. Руководитель выбирает удобную для себя детализацию: по дням, неделям, месяцам. Он видит, насколько равномерно распределены отпуска, и может двигать их, если нужно. Например, чтобы в отпуск одновременно не ушли два мастера, которых некем заменить. Как и HR-специалисты, он может группировать списки по должностям или локациям.

4. Функциональные руководители утверждают график, сформированный с учётом всех вводных.

Что влияет на график отпусков

PlanForce помогает следить, чтобы график не противоречил бизнес-задачам и требованиям. Среди них:

Производственная необходимость

Предприятию важно не остаться без ключевых специалистов в пиковое время. PlanForce получает информацию из производственной программы и формирует план количества ставок для каждой должности по месяцам будущего года. Это даёт понять, сколько человек минимально должно быть занято, чтобы не нарушить планы предприятия и избежать сбоев. Если есть отклонения – балансировку можно проводить здесь же или вернуться к диаграмме Ганта. На этом этапе руководитель сообщает сотруднику, приняты его предпочтения по датам или придётся выбрать другие.

Требования закона и ЛНА

В систему встроен контроль за локальными нормами и нормами ТК. Она автоматически следит, чтобы продолжительность части отпуска не оказалась менее 14 дней, считает количество дней для льготников, суммирует неотгулянные дни, учитывает переносы, минимальные интервалы и другое, помогая избежать трудовых споров.

Человеческий фактор

Чем крупнее компания – тем труднее избежать недовольства работников. Оно возникает из-за отпуска в несезон, очерёдности, неправильного подсчёта дополнительных дней. WFM подсказывает линейному руководителю, как найти баланс между интересами компании и работников, повысить их производительность, лояльность и вовлечённость.

График отпусков неизбежно влияет на график выходов. О том, как гибко управлять такими изменениями через PlanForce, мы расскажем в других статьях.

Изучите решение, о котором рассказано в статье

Другие публикации

Новое в управлении временем врачей и мощностями клиник

Рассказываем про обновление PlanForce MED – программы для медицины, которая помогает клиникам оптимизировать рабочее время медперсонала, повышать фондоотдачу помещений и оборудования, поддерживать сложные мотивационные модели.

У нас ЗУП, зачем WFM?

Разобрали, чем отличается классическая зарплатная система (ЗУП) от современных WFM‑решений, что нужно для реального управления трудом и какие преимущества даёт специализированная система управления рабочим временем.

Тренды в оргдизайне: от стабильности к адаптивности

Мир компаний столкнулся с беспрецедентной неопределенностью. В интервью эксперт рассказывает о трендах в оргдизайне и о том, как они помогают организациям оставаться конкурентоспособными.
Блог