Отказ от «бумажного» или «вербального» взаимодействия участников ускоряет HR-процессы, снижает их стоимость, улучшает координацию. Личный кабинет в ALFA HR открывает доступ к кадровым сервисам «непрофессиональным» пользователям. Сотрудники и руководители, кандидаты, стажеры, ветераны могут получить нужную им информацию, подать заявку или оформить обращение.

В личном кабинете могут быть подключены все необходимые данные и функции в зависимости от роли человека.

Например:

Заявления на отпуск и материальную помощь, запросы на формирование справок, заявки на обучение и участие в социальных программах оформляются в 2 клика. А данные, которые не требуют документального подтверждения (например, email, телефон, адрес фактического проживания), работник может внести самостоятельно, без отправки запроса в кадровые службы.

Через пространство личного кабинета ALFA HR оповещает об изменениях в графике работы, датах медосмотров, выполнении КПЭ, необходимости запланировать отпуск и т.д.

Сведения о запланированных учебных курсах и перспективах карьерного роста способствуют развитию персонала, а доступ к данным о коллегах помогает оптимизировать рабочие коммуникации.

Сотрудники могут посмотреть свои начисления и удержания, узнать, сколько дней отпуска у них осталось, понять состояние расчетов по финансовым обязательствам.

Все эти возможности повышают эффективность HR-процессов, устраняя лишние звенья и ненужные действия. При этом персональные и корпоративные данные полностью защищены — сотрудники могут видеть и делать только то, что им разрешено в соответствии с правами доступа

• Автоматически собирает полные данные о человеке из всех HR-процессов
• Насыщает HR-процессы необходимыми данными о людях
• Единое физлицо в рамках всех HR-процессов и бизнес-единиц
• Анализ и контроль соблюдения HR-стандартов и политик по человеку

Что вы получите?

• Полные и достоверные данные о людях
• Повышение качества кадровых решений
• Расширение возможностей анализа и выявления закономерностей
• Экономия времени на ведение HR-процессов
• Снижение влияния человеческого фактора

ALFA HR автоматически собирает полные данные о человеке из всех HR-процессов, по всем структурным подразделениям и юридическим лицам. Центр сборки информации о людях — цифровое личное дело.

Единая точка доступа к информации о людях позволяет принимать кадровые решения, опираясь на достоверные данные, а не на «внутреннее чутье» конкретных специалистов. Используя высококачественную информацию о кадрах, вы можете управлять людьми при помощи бесстрастных данных и точных алгоритмов: от стратегических задач, таких как численность и квалификационный облик, до оперативных — подбор трека развития сотрудника или составление графиков работы, не говоря уже о кадровых назначениях.

В цифровом личном деле — всесторонние данные по всем областям HR. Всего около 100 разделов: от кандидатства до выхода на пенсию. Больше не нужно тратить время на поиск информации в разрозненных источниках и вводить данные руками. ALFA HR встраивает их во все HR-процессы и отчетность.

Изменения сопровождаются документами и не требуют большого внимания ответственных. Сохраняется вся история — всегда можно посмотреть что и когда менялось, на основании какого приказа или распоряжения

Максимум рутины на алгоритмах,
а не на людях

Вы сможете:

• Перейти на безбумажные HR-процессы, с автоматическими функциями контроля, электронным согласованием, вовлечением
  и координацией служб, руководителей и сотрудников
• Использовать полный набор кадровых приказов из базовой поставки (80+ типов документов с печатными формами)
• Оформлять массовые мероприятия в два клика
• Рассчитывать заработную плату любой сложности
• Своевременно готовить обязательную отчетность

Что вы получите?

• Снижаются трудозатраты на кадровое администрирование
  и расчет зарплаты
• Исключается человеческий фактор
• Исчезают ошибки, двойной ввод, противоречивость данных
• ТК РФ и ЛНА контролируются автоматически
• Все службы работают вместе, их действия согласованы
• Расчет зарплаты и налогов максимально автоматизирован

Кадровое администрирование

Попрощайтесь с ручными, неэффективными процессами. В ALFA HR для любого кадрового события есть шаблоны документов и сценарии действий.

В 2 клика можно создать проект приказа, согласовать его и ввести в действие. Электронный оригинал документа сохранится в системе. Бумажная версия при таком подходе нужна лишь для соблюдения требований законодательства.

При формировании трудового договора система сама подтянет данные кандидата и параметры должности, а при перемещении — проверит соответствие всем условиям, например, требованиям профиля должности и рабочего места.

Программа автоматически контролирует правильность оформления документов и соблюдение регламентов. Кадровое администрирование становится фоновым автоматическим процессом.

ALFA HR помогает выстроить цифровые HR-процессы, которые согласуют действия различных служб, избавляют от рутины и необходимости контроля. Предусмотрено около 80 типов документов, более 200 контрольных функций.

Массовые операции

Когда в компании не одна тысяча сотрудников, приходится оформлять много однотипных документов. C ALFA HR это можно сделать в пару кликов с помощью инструментов для массовых операций.

Примеры:

По штатной единице изменился режим работы— система автоматически сформирует всем работникам проекты допсоглашений.

Индексация по всему предприятию или по выбранным подразделениям — всем допсоглашения в 1 действие.

Поменялись праздничные дни — в один клик можно переформировать все графики.

Приказ на изменение графика работы на список в 100 работников — за 5 минут (с автоматическим контролем на необходимость оформления допсоглашения).

Новые условия СОУТ — всем, кому надо, допсоглашения с новыми условиями компенсации.

Электронный кадровый документооборот

Весь кадровый документооборот в ALFA HR — в электронном виде. Система автоматически сформирует документы по преднастроенным шаблонам, подставит нужную информацию и предложит заполнить недостающие поля.

Согласование проходит быстро, в параллельном режиме, с должным уровнем подтверждения. Данные из утвержденного документа автоматическое отражаются во всех связанных объектах

Учет стажа

Для учета стажа в ALFA HR реализована сквозная цепочка от первичных документов до отчетности.

Цифровая HR-модель содержит информацию об условиях труда и обо всех типах стажа, которые необходимо учитывать (общий, непрерывный, выслуга лет, страховой, северный, особые виды стажа для соц. программ и т.д.). При приёме и перемещении сотрудника система понимает, какие условия труда и виды стажа на новом месте.

Есть отдельный механизм для учета льготного стажа. Расчет стажа выполняется по кадровым данным и информации о фактическом нахождении во вредных условиях труда.

Все виды стажа вычисляются автоматически — кадровику не нужно ничего самому высчитывать.

Данные персонифицированного учета идут на расчет зарплаты и формирование отчетности. Выплаченная зарплата и отчетность всегда соответствуют данным персучета.

Расчет зарплаты

Расчет заработной платы происходит автоматически. ALFA HR знает, кто сколько работал, какая у кого ставка и десятки других факторов, которые влияют на начисления. Умеет рассчитывать сделку и сложные премии, зависящие от целей и показателей. А это значит, что начисления будут точнее, а трудозатраты на расчет выплат сотрудникам — ниже.

Все начисления прозрачны и имеют подтвержденный первичный документ. От каждой полученной суммы можно перейти на приказ или распоряжение, на основании которого эта сумма появилась

Оптимизация расчетов для крупных предприятий

Процесс расчета заработной платы, налогов и страховых взносов делится на части по ролям, выполняется по этапам, поддерживается последовательное и параллельное закрытие, проверки и т.д. Действия участников согласованы.

Сводный расчет можно запустить централизованно по всем подразделениям. При этом ситуации, когда сотрудник работает в нескольких подразделениях, будут корректно обработаны.

Расчет оптимизирован для больших объемов данных. Можно запускать расчеты в несколько параллельных потоков; пересчитывать налоги/страховые, отдельно сотрудника, если довнесли по нему информацию, вычеты и т.д.

Расчет сдельной оплаты труда

В рамках системы реализован полный расчет сдельной оплаты труда: учет работы в бригадах, распределение сумм по КТУ, различные алгоритмы расчета сдельного приработка и межразрядной разницы и т.д.

Есть интеграция с производственными системами — информация об операциях загружается и обсчитывается в автоматическом режиме.

Распределение затрат

ALFA HR позволяет максимально подробно распределить затраты по аналитикам (16 аналитических разрезов, сегментация по заказам, проектам, направлениям и т.д.) и детализировать их до конкретного сотрудника и документа-основания. Глубина аналитики затрат по отработанному времени — до минут.

Отчетность

В ALFA HR однократный ввод данных, контроль непротиворечивости на уровне системы, хранение всей истории гарантируют получение полной, достоверной и связанной информации для формирования отчетности.

ALFA HR предоставляет:

всю необходимую регламентированную отчетность в требуемых форматах

сводные отчеты любого уровня вложенности в едином окне (корпорация — дивизион — предприятие — подразделение)

оперативные отчеты в различных разрезах для принятия управленческих решений

Развивайте кадровый потенциал
с помощью единой модели компетенций

Вы сможете:

• Планировать и вести подбор персонала на основе формализованных требований к должности
• Определять и развивать потенциал сотрудников с помощью инструментов оценки, целевых планов развития и управления кадровым резервом
• Планировать и сопровождать обучение: бюджет, исполнителей, программу, участников

Что вы получите?

• Рост эффективности найма и обучения
• Качественные кадры на ключевых позициях
• Соответствие компетенций персонала потребностям бизнеса
• Увеличение индекса лояльности

ALFA HR помогает находить людей, которые лучше всего подходят для вашей организации, развивать нужные бизнесу навыки и умения, планировать карьерный рост и обучение.

С помощью программы можно увидеть адекватную картину персонала вашей организации, выявить потенциал каждого сотрудника и составить индивидуальный план развития

Модель компетенций

Чтобы иметь персонал, релевантный задачам бизнеса, надо чётко понимать, что каждый сотрудник должен уметь делать, какими знаниями, умениями и навыками обладать. В ALFA HR стратегия развития кадрового потенциала основана на цифровой модели компетенций.

Модель компетенций у нас шире, чем обычно принято — это всё, что нужно для выполнения работы: навыки, умения, квалификация, допуска, медицинские требования. Модель компетенций используется везде: в подборе персонала, обучении, оценке и планировании карьерного роста. Все процессы связаны. Все мероприятия подчинены задачам бизнеса.

Рекрутинг

Рекрутинг в ALFA HR — это сквозной процесс от планирования подбора персонала и создания заявок до формирования оффера и закрытия вакансии.

Заявки создаются на основании профиля должности (вспомним про модель компетенций) и трансформируются в вакансии.

По данным планового штатного расписания система строит план подбора персонала и формирует график закрытия вакансий.

Сначала на вакантные позиции программа предлагает сотрудников, которые уже работают в компании и соответствуют профилю должности. Внутренний подбор персонала экономит время, деньги и ресурсы, работает на мотивацию сотрудников, способствуя их продвижению по карьерной лестнице.

В случае с внешним кандидатами ALFA HR собирает полученные отклики и сохраняет их в единой базе кандидатов (для корпораций база тоже единая). История контактов с соискателями сохраняется. И если кандидат не прошел по здоровью в одно юрлицо компании, то при попытке устроиться в другое на него не будут зря тратить время.

Подбор происходит по сценарию-воронке. Есть типовые воронки подбора, которые говорят, какие этапы должен пройти человек, чтобы из кандидата стать сотрудником.

Каждый этап может быть связан с задачей в CRM, выполняется задача — происходит движение в воронке.

Процесс подбора становится прозрачным — можно отслеживать прогресс по вакансии, видно, кто какое решение принял, понятно, почему отказали. Все участники подбора работают согласованно — и эйчар, и руководитель, и служба безопасности. Растет качество подбора, ведь требования формализованы и получены из одного источника.

Карьера и развитие

ALFA HR помогает выявить самых талантливых и эффективных, выстроить их карьеру и развитие. Результат — качественные кадры на ключевых позициях.

Управление развитием сотрудников начинается с их появления в компании. Вы можете использовать типовые программы ввода в должность, назначать наставников и контролировать процесс адаптации сотрудника на новом месте. Дальнейшее развитие и продвижение связано с оценкой результатов и компетенций сотрудника.

Система позволяет создавать внешний и внутренний кадровый резерв на ключевые должности, формируя стратегический и тактический пул кандидатов. Когда принципы формирования кадрового резерва и критерии отбора преемников закреплены на уровне информационной системы, перспективы карьерного роста становятся понятными и прозрачными.

По результатам оценки персонала система предлагает рекомендации по развитию. Целевые планы развития служат основой для планирования обучения и ускоряют профессиональный и карьерный рост

Обучение

ALFA HR согласует функции обучения и управления карьерой, а сквозное использование единой модели компетенций позволяет выявить пробелы в компетенциях работников и планировать обучение в соответствии с планами развития необходимых для предприятия знаний, навыков и умений.

Система соберет потребность в обучении по всем видам и направлениям. Учтет планы развития и карьерного роста, программы адаптации сотрудников и не забудет про обязательное обучение по закону. Вам будет проще спланировать и провести обучение: бюджет, исполнителей, программу, участников.

Четкое понимание, кого, где и чему учить, в какие сроки и за какие деньги, помогает получить максимум пользы от обучения на каждый вложенный рубль

Направляйте сотрудников на реализацию стратегии компании

Вы сможете:

• Проектировать системы целей, показателей эффективности KPI и их взаимосвязей
• Проектировать матрицы распределения KPI между участниками процессов
• Организовывать управление по целям и оценивать деятельность сотрудников
• Проводить аттестацию работников на соответствие должности
• Проводить оценку персонала по методу «360 градусов»

Что вы получите?

• Рост эффективности персонала
• Фокус сотрудников на важных для компании задачах
• Объективную оценку результатов
• Снижение трудозатрат на управление по КПЭ

Постановка целей

ALFA HR помогает увязать цели сотрудников со стратегией компании.

Вы можете создать цель на уровне департамента или корпорации, разложить её на дерево из более конкретных подцелей, привязать шкалы KPI и определить ответственных, таким образом запустив вектор преобразований.

Используя гибкий механизм централизованной постановки целей, можно назначать KPI как напрямую, так и через создание любых комбинаций из сотрудников и штатных единиц.

Формируйте любые комбинации из сотрудников, штатных единиц, групп штатных единиц и даже других групп участников.

Для оценки результативности деятельности руководителей и сотрудников ведется библиотека целей и показателей эффективности. Поддерживаются любые методики измерения целей и методологии расчета

Сбор показателей

Сбор фактических показателей KPI и расчет вознаграждений происходит автоматически. Система чётко прослеживает связь: цель >> результат >> личный вклад. Руководители, анализируя результаты, понимают, с кем и над чем надо работать, а сотрудники получают обратную связь о своих действиях.

Оценка

Наряду с оценкой результатов ALFA HR поддерживает и другие методы оценки персонала. Оценка компетенций сравнивает качества сотрудника с идеальными параметрами занимаемой или перспективной должности, показывает, куда он может двигаться по карьерной лестнице и как выстроить его обучение.

Метод «360 градусов» предполагает оценку сотрудника со всех сторон — самим сотрудником, руководством, коллегами и подчиненными. Результаты оценки можно посмотреть в виде отчетов и графиков.

Матрица потенциала

Для оценки перспективности сотрудников и планирования преемственности программа предоставляет наглядный инструмент — матрицу потенциала. В основе лежит деление сотрудников на группы в зависимости от их показателей эффективности и оценки потенциала. Матрица помогает принимать решения о том, кого развивать и продвигать, кому предложить другую роль в компании, а с кем попрощаться.

Охрана труда, встроенная в HR-процессы

• Готовит данные для СОУТ и автоматизирует загрузку результатов
• Показывает структуру и состояние рабочих мест
• Автоматически рассчитывает доп. отпуска, льготный стаж, компенсации за вредность
• Контролирует сроки медосмотров и обязательного обучения, составляет графики и учитывает результаты
• Контролирует наличие допусков, допсоглашений, соответствие условий труда трудовому договору и другие требования охраны труда

Что вы получите?

• Полное соблюдение требований охраны труда
• Снижение трудозатрат на проведение СОУТ, медосмотров и т.д.
• Снижение рисков инцидентов и несчастных случаев

В ALFA HR решаются все задачи, свойственные промышленным предприятиям с вредными/опасными условиями труда. Охрана труда встроена в HR-процессы: кадровое администрирование, организацию труда, расчет зарплаты, обучение и аттестацию и т.д. Система автоматически контролирует соблюдение всех требований.

Казалось бы, охрана труда — отдельный процесс. Не имеет никакого отношения в кадровой работе. Но на предприятиях с вредностями такое разделение может вызвать массу трудностей.

Например, условия труда связаны с льготами и компенсациями, а это влияет на расчет зарплаты и льготный стаж. В табеле надо проставлять время во вредных условиях. Медосмотры должны учитываться при планировании графиков работы. И так далее

Специальная оценка условий труда

СОУТ — масштабная и трудоемкая операция, результаты которой надо корректно использовать в дальнейшем.

Возьмем предприятие: 1000 рабочих мест, на каждом — не один, а несколько сотрудников. Провели спецоценку, по результатам которой поменялись условия труда или факторы. Надо понять, где поменялись, а где нет. Если есть изменения, нужно допсоглашение, нет — не нужно. Это большие затраты на администрирование, ошибки и потеря информации.

ALFA HR готовит списки рабочих мест для спецоценки и загружает результаты. Положенные компенсации и льготы однозначно прописываются в документах. Допсоглашения формируются автоматом

Льготы и компенсации

Система знает, кому и что положено, подтягивает данные при формировании трудового договора, отражает в табеле и учитывает при расчете зарплаты, налогов и страховых взносов — не надо тратить время на ввод данных, считать, сколько часов нужно оплатить за условия труда и по какому проценту. И никаких штрафов за некорректное начисление дополнительных взносов

Медосмотры, инструктажи и обязательное обучение

Отдел кадров не имеет права допускать до работы без медосмотра, если он обязательный. Табельщики должны внести медосмотр в табель, расчетчики — учесть при расчете заработной платы. Похожая ситуация с инструктажами и обязательным обучением.

В ALFA HR все это делается автоматически. Система хранит требования к медосмотрам и по рабочему месту, и по человеку (если у него, например, профзаболевание). Зная периодичность, составляет график прохождения медосмотров, учитывает при этом плановые отсутствия и потребности производства. Например, если производство непрерывное, то медосмотр сотрудника поставит на выходной день.

Медосмотры и инструктажи попадают в табель из графиков и приказов. Оплата считается автоматом. При переводах система проверяет, есть ли допуска, пройден ли медосмотр и инструктаж.

Такая автоматизация охраны труда снимает нагрузку со специалистов, исключает ошибки, а самое главное, повышает безопасность труда на предприятии

Повышайте эффективность персонала
с помощью оплаты за результат

Вы сможете:

• Моделировать и менять систему оплаты труда под цели компании
• Выстраивать систему премирования, увязанную с результатами
• Автоматически получать распорядительную документацию: допсоглашения об изменении оплаты, приказы о премировании
  и пр.

Что вы получите?

• Повышение мотивации и рост эффективности персонала
• Повышение точности и качества финансового планирования
• Снижение трудозатрат на планирование и сопровождение вознаграждений
• Быстрое проведение изменений системы вознаграждений во всех структурных единицах
• Наглядность и прозрачность системы вознаграждений
• Контроль отклонений плана от факта в реальном времени

Управление оплатой труда

Чем сложнее система выплат, чем больше персонала, тем сложнее выстроить систему оплаты труда в компании. C ALFA HR моделировать и оптимизировать систему вознаграждений в разы проще. Можно создавать и сравнивать разные варианты, менять параметры по видам компенсаций и категориям персонала. Система рассчитает ФОТ и покажет список штатных единиц и сотрудников, подпадающих под изменения.

Программа поддерживает любую структуру оплаты труда. Вы можете варьировать оплату в зависимости от направления деятельности, географического положения, условий работы структурных подразделений.

Проигрывая различные сценарии «что, если?”, вы будете сразу понимать их финансовые последствия. Результаты расчетов доступны для просмотра и анализа на стадии проекта, без изменения действующего штатного расписания и расчета зарплаты.

Выбранный вариант программа отразит в штатном расписании и автоматически создаст необходимые документы. Например, допсоглашения на изменение оплаты труда на все предприятие

Управление вознаграждениями

Внедрение принципа «оплата за результат» содействует повышению мотивации и удержанию ценных специалистов. ALFA HR помогает увязать оплату труда с реальными бизнес-результатами, определить, кто действительно высокоэффективен, и премировать людей по заслугам. Вы получаете возможность выстроить систему премирования, увязанную с целями: индивидуальными, по бригаде, подразделению, предприятию.

Программа совершенствует и упрощает планирование вознаграждений. По каждому виду вознаграждения можно провести предварительные расчеты и проанализировать несколько вариантов. ALFA HR повышает точность составления бюджета и обеспечивает прозрачность для управления премированием.

При расчете система автоматически выбирает сотрудников по заданным условиям. Поддерживаются расчеты по любым показателям (процент премии, персональный коэффициент, сумма к распределению и т.д.)

Выбранный вариант проходит в системе согласование и включается в расчет зарплаты. Распорядительная документация (приказы о премировании и пр.) также формируется автоматически.

Организация труда без простоев, авралов и переработок

• Полный набор HR-сценариев для управления рабочим временем (170+ типов документов в базовой поставке)
• Поддержка “сложных” форм организации труда: смены, бригады, вахты, вредность и т.д.
• Определение потребности в персонале
• Расстановка персонала по рабочим пространствам/локациям
• Составление оптимизированных графиков выходов
• Инструменты для управления отклонениями в режиме реального времени

Что вы получите?

• Точный и простой процесс планирования и учета рабочего времени
• Снижение простоев и переработок
• Повышение эффективности персонала и оборудования
• Соблюдение ТК РФ
• Снижение затрат на администрирование

Базовые возможности

Ведение графиков работы

Графики в системе предназначены для организации рабочего процесса. Они отражают реальную структуру рабочего времени: начало/окончание смены, обед, специальные перерывы, время в пути и т.д. Есть специальные инструменты для проектирования и автоматической генерации графиков, контроля норм рабочего времени.

Поддерживаются графики работы любой сложности: смешанные циклы, разрывные, несколько обедов и т.д. Программа учитывает график отпусков, режимы работы, расходы на оплату труда и множество других параметров. Контролирует соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.).

Учет отклонений

Отклонения от графиков учитываются через документы, в режиме реального времени. Для каждого события есть сценарий. При выборе сценария создается приказ или распоряжение, осуществляются проверки и контроли, после утверждения данные автоматически отражаются в табеле и в личной карточке сотрудника.

Вся история сохраняется, на любой случай есть документ-основание — формируется документальная доказательная база для ведения диалога с проверяющими органами или при трудовых спорах с сотрудниками.

Автоматический табель

Табель учета рабочего времени формируется автоматически. Актуальный табель доступен всегда (не только в конце месяца). Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.

Информация по дню табеля включает в себя детальные данные для дальнейшего анализа и оплаты рабочего времени: вид явки, время начала и окончания смены, количество отработанных часов, перерывов, распределение по начислениям, аналитику и другие. Например, в течение дня могут быть разные условия оплаты.

Каждому временному промежутку программа ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику. На основе этих данных формируется точная база для расчета заработной платы. Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере.

Вредные условия труда

Для учета работы во вредных и опасных условиях ведется отдельный табель. Он фиксирует каждый промежуток времени, когда человек работал в таких условиях. По этим данным автоматически рассчитываются льготный стаж (только за фактически отработанное время), компенсации и дополнительные страховые взносы.

По закону такой табель должен храниться 75 лет. Программа хранит и табель, и информацию о том, на каком рабочем месте находился сотрудник и какие условия труда на него воздействовали.

Распределение затрат

Программа позволяет максимально подробно распределить затраты по аналитикам (сегментация по заказам, проектам, направлениям и т.д.) и детализировать их до конкретного сотрудника и документа-основания. Глубина аналитики затрат по отработанному времени — до минут.

Документооборот

Обеспечивается документальное сопровождение каждого шага: от закрепления сотрудника за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая есть преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий — программа проверит нестыковки и если нет нарушений, автоматически сформирует необходимые документы.

Расширенные возможности

Управление потребностью в трудовых ресурсах

Сколько сотрудников нужно вывести на работу, чтобы не было нехватки персонала или простоев? PlanForce умеет управлять потребностью в разрезе позиций штатного расписания, специальностей/профессий/разрядов, видов работ и распределять ее по сменам и слотам времени. В зависимости от задач это может быть год, месяц или день.

При распределении нагрузки могут использоваться шаблоны недели с пиковым временем, планы по акциям и распродажам.

Программа помогает оценить, есть ли у вас вообще столько людей. Для этого считает доступный фонд рабочего времени (ФРВ) с учетом режимов работы, планов по отпускам, накопленного баланса рабочего времени и сравнивает его с плановой потребностью.

Система обновляет данные с учетом текущей ситуации, сравнивает количественный и качественный состав работников с тем, что есть, и показывает не только саму потребность в персонале, но и как она закрывается.

Оптимизация графиков работы

PlanForce составляет графики так, чтобы они бились с потребностью в персонале, экономили деньги и соответствовали требованиям закона.

И при постоянной нагрузке, как на заводе, и при переменной, как в торговле, графики создаются автоматически исходя из специфики производства или прогнозируемого спроса.

Алгоритмы учитывают потребность в персонале, сезонность, пики нагрузки, пожелания и доступность сотрудников. Отслеживается стоимость труда и соответствие бюджету, контролируется соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.)

Система оценивает баланс рабочего времени, позволяя не закладывать сверхурочные уже на этапе планирования. Например, при переработках можно ввести подменную смену. Программа знает требования к квалификации персонала по рабочим местам и оборудованию и распределяет людей согласно этим требованиям.

При построении графиков работы программа расставляет сотрудников по рабочим пространствам. Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам, рабочих на заводе — по рабочим центрам, водителей на транспорте — по маршрутам и транспортным средствам, вахтовиков — по объектам. За это отвечают эвристические алгоритмы, разные для разных задач и уровней планирования.

Созданные графики сразу доступны для анализа. PlanForce показывает избыток и нехватку персонала, превышение лимита сверхурочных или других ограничений. В пару кликов можно поменять местами рабочий и выходной день или перенести смену из одной недели в другую.

При изменении ситуации перестраиваются и расписания. Сломался аппарат УЗИ — не выводим узиста, поступил срочный производственный заказ — планируем работу в 2 или 3 смены.

Управление отпусками

Алгоритмы составления графика отпусков учитывают множество параметров. Программа рассчитает, сколько сотрудников минимально необходимо на каждой штатной единице, и распределит отпуска так, чтобы не пострадало производство.

Система принимает во внимание предпочтения сотрудников, приоритеты, взаимозаменяемость, следит, чтобы летом люди отдыхали по очереди.

Составить график в разы труднее, когда отпуска длинные, и люди берут дни частями. Например, у вахтовиков на севере отпуск может составить 52 дня. PlanForce запланирует отпуска так, чтобы не обнаружилось, что в пиковые месяцы людей недостаточно.

Контроль ТК программа тоже берет на себя: следит, чтобы у инвалида был в отпуске не меньше 30 дней, а многодетные отдыхали в удобное им время.

Визуализация графика отпусков в виде диаграммы Ганта делает работу с ним еще удобнее. Например, легко проверить, не пересекаются ли отпуска ключевых специалистов, и если необходимо внести изменения.

PlanForce показывает, сколько дней отпуска положено сотруднику, сколько предоставлено и сколько еще осталось. По каждому типу отпуска видна вся информация, будь то основной отпуск, учебный, за вредные условия или за секретность.

Управление предпочтениями сотрудников

По данным исследований, удобный график играет все большую роль при выборе работодателя. А в некоторых отраслях знать предпочтения специалистов при составлении графиков — необходимость. Например, в медицине — врачи часто работают по совместительству, в некоторые дни они заняты на другом месте работы.

PlanForce строит расписания работы и графики отпусков с учетом предпочтений сотрудников. Работник указывает в личном кабинете, в какие дни он доступен; готов ли работать сверхурочно и в выходные, или, наоборот, дополнительные смены ему предлагать не надо; когда бы хотел пойти в отпуск.

Результат — расписания становятся точнее, возникает меньше накладок и нестыковок (например, пациент пришел, в врач не работает), соблюдается баланс между работой и личной жизнью.

Оперативное управление персоналом

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание сотрудников. PlanForce в онлайн-режиме отображает происходящее, предупреждает об отклонениях от плановых графиков и помогает своевременно устранить проблему.

Диспетчерская доска «все в одном» показывает общую картину работы персонала: план-факт закрытия потребности, распределение людей по графикам, кто заболел или не явился.

Инструменты диспетчерской доски помогают супервизорам подбирать замену, менять графики, назначать сверхурочные, перемещать сотрудников между подразделениями или рабочими местами.

При управлении сотрудниками от “диспетчерской доски” система сама понимает, какие HR-сценарии надо запустить, какие электронные документы оформить, с кем согласовать, какие проверки выполнить. Ситуации, когда работника вывели, а документы оформить забыли, просто не возникают.

Программа проинформирует о переработках, сообщит сотруднику об изменении графика, подберет варианты замены с необходимой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Перевели сотрудника или поменялся график — PlanForce проверит, соответствует ли режим работы и условия труда трудовому договору.

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать корректировки и внутри дня: перераспределять задания или перебрасывать людей в течение смены туда, где больше загрузка.

Оптимизируйте оргструктуру и быстро адаптируйтесь к изменениям

Вы сможете:

• Проектировать структуру компании и штатное расписание
• Определять профили должностных позиций на «сейчас» и на будущее
• Поддерживать стандарты организационного проектирования
• Создавать любые виды управленческих структур
• Автоматически получать приказы, допсоглашения, должностные инструкции

Помогает ответить на вопросы:

• Какие позиции нужны в оргструктуре?
• Какие навыки и личностные качества нужны на каждой позиции?
• Кто кому подчиняется?
• Кто с кем может взаимодействовать и по каким вопросам?

Профилирование должностей

Профиль должности в ALFA HR — не только полноценный инструмент организационно-функционального проектирования, но и основа умных HR-процессов. Используется везде: в описании позиции штатного расписания, при проверке компетенций сотрудника, планировании обучения и развития, подборе кандидатов, в охране труда, при создании кадрового резерва и формировании должностных инструкций.

Хранит не только требования и функции, но и множество дополнительных параметров: необходимый стаж, допуска и разрешения, с кем сотрудник может взаимодействовать и по каким вопросам, требования по медицине и т.д.

Используя профстандарты, вы сможете создавать библиотеки корпоративных и типовых профилей, адаптируя их к локальным потребностям. Информация об источнике и внесенных изменениях сохранится в системе.

Появляется возможность контролировать стандарты в дочерних подразделениях, отслеживать дублирование функций. Библиотека профилей должности становится базой для всех остальных процессов. Например, когда руководитель делает заявку на изменение штатного расписания, указывается как раз профиль должности.

Кроме того, на основе профиля должности автоматически формируются должностные инструкции, поэтому они всегда актуальные. Изменились требования — обновились инструкции. Ситуации, когда в профиле должности одно, а с работником в должностной инструкции подписали что-то другое, просто не возникают.

Определив профили должностных позиций, необходимые для реализации вашей стратегии, вы сможете оценить пробелы в компетенциях, в том числе на перспективу, и устранить связанные с этим риски.

Управление организационной структурой

Управление организационной структурой — одно из звеньев управления бизнесом. Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто подстраиваться под изменения.

ALFA HR помогает выстроить целостный процесс: от проекта до реализации изменений оргструктуры и штатного расписания.

Система помогает определить, какие позиции нужны в оргструктуре, какие навыки нужны на каждой позиции, кто кому подчиняется, кто с кем взаимодействует.

Взяв за основу действующую структуру, можно добавить или убрать подразделения или должностные позиции, изменить их параметры и посмотреть, что получается. ALFA HR отследит результат, оповестит об отклонениях от норм управляемости, проконтролирует численность и ФОТ, сравнит на соответствие типовым структурам.

Вы сможете устранить лишние структурные звенья, оптимизировать численность персонала, моделировать состав работников в разрезе навыков и компетенций, — и на выходе получить оргструктуру и штатное расписание, полностью соответствующее целям организации.

Поддержка стандартов организационного проектирования

Вы можете типизировать не только профили должности, но и подходы к построению оргструктуры в целом. Например, определить типы подразделений, указать, на что они декомпозируются и как могут называться, задать нормы управляемости. При проектировании структур система понимает, какие наложены ограничения, и контролирует их. Например, если норма управляемости 2-10 человек, не позволит создать отдел с численностью 15. За счет этого и людям работать проще, и качество моделей выше. А главное, поддерживаются единые стандарты управления.

Документационное сопровождение

Любая реорганизация требует документального оформления.

Необходимо внести изменения в оргструктуру и штатное расписание, выпустить приказ, о том, какие позиции открываем, а какие закрываем. Появилось новое подразделение — нужна запись в трудовой книжке и приказ о переводе. Если делаем из отдела департамент, то и грейды будут другие. Значит, меняется оплата. Могут измениться условия труда и, соответственно, льготы и компенсации. Все документы надо подготовить, согласовать и ознакомить с ними сотрудников.

Программа берет все это на себя: подсвечивает позиции, по которым должны быть выпущены изменения; автоматически формирует проекты приказов, допсоглашений и других документов и отправляет их на согласование.