Многообразие специальностей, бригады, вахты, вариативность графиков, вредные условия, разная оплата — эффективно организовать труд вручную чрезвычайно трудно. Нехватка или избыток персонала, неоптимальная расстановка, нарушения, переплаты — это потери в производительности труда и упущенные возможности для бизнеса.
Нужны инструменты и алгоритмы, способные поддерживать процесс от планирования потребности и построения оптимальных графиков до автоматического табеля и сверки со СКУД.
ALFA HR помогает уменьшить количество непродуктивного времени и повысить уровень загрузки персонала за счет точного планирования и эффективного управления сотрудниками. За эту задачу в линейке приложений ALFA HR отвечает PlanForce WFM.
Точная потребность
От того, насколько верно посчитана потребность в персонале, зависит выполнение планов и качество конечной продукции. Неточные расчеты приводят к авралам или скрытым простоям. Люди выйдут на работу, но будет ли у них работа?
PlanForce WFM устраняет эти дорогостоящие ошибки. Она помогает состыковать планы с трудовыми ресурсами. Получая из производственных систем (в промышленности — из MES, в логистических центрах — из WMS, в медицине — из МИС) данные о плановой нагрузке, система рассчитывает, сколько специалистов каких профессий и с какой квалификацией понадобится завтра или через месяц, сколько есть и кого не хватает.
Визуальные индикаторы обеспечивают полное представление о дефиците и профиците персонала в горизонте годового планирования, показывают подразделения и периоды времени с чрезмерным или недостаточным количеством сотрудников.
Согласованность объема рабочей силы с ожидаемой нагрузкой способствует повышению производительности. Нет избыточного штата — снижаются затраты на его содержание, нет нехватки в пиковые периоды —увеличивается прибыль.
Оптимальные графики
Вариантов организации труда тысячи. У каждого своя стоимость и свои результаты. Закрыть потребность имеющимися ресурсами и учесть особенности отрасли и законодательства — все равно что решить сложную головоломку.
На добывающих предприятиях люди работают вахтовым методом, их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады.
Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность, потому что многие работают по совместительству.
На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Важны не только специальность и квалификация, но и конкретные компетенции, вплоть до допусков к отдельным видам работ или единицам оборудования.
Приходится учитывать много условий и входных параметров, которые постоянно меняются. Разные режимы работы, баланс рабочего времени, квалификация и навыки работников, их предпочтения — вручную составить оптимальные графики практически невозможно.
Да и вряд ли начальник цеха на производстве станет просчитывать множество вариантов, чтобы выбрать оптимальный. Он будет полагаться на свою интуицию.
PlanForce WFM помогает перейти от интуиции к алгоритмам. Программа обрабатывает сотни вводных: от объемов работы до приоритета вывода сотрудников в бригадах. За считанные минуты алгоритмы перелопатят огромный массив данных о сотрудниках и построят оптимальные графики — без простоев, авралов и переработок.
Управление людьми в реальном времени
Будьте готовы к постоянному пересчету графиков. Только спланировал — перепланируй. Срочный заказ, и надо организовать работу в 2 или 3 смены? Программа поможет подобрать людей и составить график выходов.
PlanForce «в прямом эфире» показывает, что происходит, предупреждает об отклонениях, дает инструменты, чтобы предотвратить проблему: в 2 клика перестроит графики, подберет замену заболевшему сотруднику, подсветит переработки или недобор до баланса.
На многих предприятиях в течение смены людей надо перебрасывать туда, где они больше нужны. PlanForce подскажет, где «горит» и кто лучше справится с «пожаром». Знает не только специальность и разряд, но и множество других данных о сотрудниках. Есть ли допуска и медосмотры, может ли работать во вредных условиях, какой баланс сверхурочных — это и многое другое система принимает во внимание при назначении на работы. Водитель автобуса, к примеру, должен пройти стажировку именно на том маршруте, на который выходит, монтажник-высотник — иметь допуск к работе на высоте, а работник склада — права для погрузочно-разгрузочной техники. Для workforce координаторов предусмотрены удобные интерфейсы — диспетчерские доски.
Понимание компетенций и навыков работников позволяет оптимально использовать возможности персонала, а быстрая реакция на изменения гарантирует, что у вас всегда будет достаточно людей для выполнения работы.
Табелирование
В табель ничего руками вбивать не надо, все отражается автоматически. Нет ручного ввода — нет противоречий в учете. И в табель, и в данные для расчета зарплаты гарантированно попадает правильная информация.
Каждый день табеля содержит детальную информации о рабочем времени и его характеристиках. В один день у сотрудника могут быть разные виды времени (например, время в пути, дневные и ночные часы, перерывы) и разные условия оплаты. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.
В случае интеграции со СКУД формируется первичный табель учета рабочего времени. PlanForce сравнивает его данные с плановым табельным журналом, составленным на основании графиков работы и документов по отклонениям.
Например, такая ситуация. Человек вышел по приказу в выходной на полный день, а по данным СКУД был на работе всего 2 часа. Или: смена у человека 8 часов — с 09:00 до 18:00, а он пришел в 8:30 и ушел в 17:30. Те же 8 часов, но по факту его не было на рабочем месте с 17:30 до 18:00.
По отклонениям принимаются решения, включить их в итоговый табель или проигнорировать.
Актуальный табель доступен в любой момент, а не только в конце месяца. Это позволяет мониторить использование рабочего времени в онлайне и предупреждать проблемы, а не фиксировать их, когда все уже произошло.
Готовый табель передается в систему расчета зарплаты.
Резюме
Вместо негибкого и медленного планирования вы получаете оптимальные графики, точно закрывающие потребность. Вместо решений, принимаемых “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — управляемую прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты и мотивирует сотрудников. Вместо трудоемкого учета рабочего времени — автомат.
А значит — экономите время, деньги, ресурсы.
