Программное обеспечение WFM: 4 хака и дополнительные преимущества

Управление персоналом — это оптимизация. Оптимизация человеческих ресурсов, рабочих процессов, бюджета, в конце концов.

А как насчет оптимизации вашего программного обеспечения? Не пора ли заменить десятки табличек и узкоспециализированных программ на единую систему?

Если вы работаете в компании с разрозненными системами — а так у большинства — вы знаете, что это не идеально. Одни и те же данные вводятся в каждую программу вручную, что затрудняет ее эффективное обслуживание и масштабирование. Плюс риск искажений при вводе, отсутствие кросс-функциональной работы.

Организации могут устранить риски, связанные с необходимостью поддерживать отдельные источники данных, объединив критически важные функции в одной программе.

От изящных бизнес-хаков до сопутствующих преимуществ — вот перечень вещей, которые может сделать программное обеспечение для управления персоналом.

Планирование потребности

Потребность в кадрах зависит от многих факторов: запуска новых продуктов, инноваций, выпущенных конкурентами, сезона. Вот почему важно, чтобы правильные люди с правильными навыками были в нужном месте в нужное время.

Знание того, кого и когда нанимать, является критическим. Если нанимаете слишком рано, рискуете не покрыть дополнительные затраты на рабочую силу из-за отсутствия заказов. Если будете ждать слишком долго, можете потерять клиентов или не соблюсти сроки.

Одним словом, чем точнее посчитана потребность в персонале, тем лучше можно подготовиться: спланировать набор или обучение, составить оптимальные графики работы, распределить отпуска.

WFM собирает данные из различных систем, например, производственных. Берет прогнозы, планы производства или продаж, данные о пациентопотоке или количестве покупателей. Эта информация постоянно сравнивается с фактическими часами, что позволяет обеспечить анализ и точное планирование персонала.

Для разных отраслей используют разные математические модели. Алгоритмы расчета позволяют прогнозировать в соответствии с индивидуальными потребностями — с учетом отраслевых и корпоративных факторов.

Задача WFM — не только определить необходимую численность и какой именно персонал нужен, но и посчитать, во сколько это обойдется.

WFM выдает актуальную в каждый момент времени потребность и сверяет ее количество и качество с тем, что есть. Как бы показывает, куда вы движетесь и где сейчас находитесь — видно не только саму потребность, но и как она закрывается.

Преимущества планирования с WFM:

точное и прозрачное планирование;

предварительная оценка бюджета;

скорость и возможность учитывать множество показателей при планировании.

Планирование расписаний

Те, кто планирует расписания несут большую ответственность. Ведь графики выходов должны покрывать потребность, оставаться в рамках бюджета, не противоречить закону и правилам работы предприятия.

Ручное планирование (в том числе с помощью Excel) редко соответствует заявленным выше критериям. Во-первых, потому, что нет единой информационной базы о сотрудниках, их компетенциях, ограничениях, отпусках. Во-вторых, чтобы синхронизировать потребность с графиками работы и отпусков, да еще и с минимальными переработками, знаний и интуиции конкретного специалиста недостаточно. Не только из-за того, что надо держать в голове огромный объем данных, но и потому, что надо просчитать великое множество вариантов и выбрать оптимальный. Недостаточно просто закрыть производственную потребность — ее надо закрыть с минимальными расходами.

А если несколько тысяч сотрудников разных профессий и квалификаций, сложная организация труда, несколько филиалов или разные рабочие условия? Задача усложняется еще больше, если шаг планирования — слот времени в течение дня.

WFM, подобно навигатору, использует умные алгоритмы. Система по заданным правилам определит, когда и куда выводить людей и как это сделать наилучшим образом. При планировании учтет баланс рабочего времени, стоимость труда, нормы ТК и охраны труда, квалификацию и навыки сотрудников, и даже их пожелания.

А отпуска, обучение и прочие отвлечения распределит так, чтобы не пострадало производство.

Преимущества составления графиков с WFM:

оптимальные графики работы основного и подменного персонала — с минимальными переработками, без переплат за сверхурочные;

гибкие смены, возможность почасового планирования;

экономия времени на планирование профильных специалистов.

Оперативное управление

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание. WFM в режиме online показывает, что происходит, предупреждает об отклонениях и предоставляет инструменты, чтобы своевременно устранить проблему.

Вот ситуация на заводе. Составили график на месяц. Каждый рабочий предупрежден, каждый мастер участка знает, кто, когда и где будет работать. Но три человека заболели, еще двое попросили отгул. Возникают вопросы: если отпустить этих двоих, будет ли выполнено производственное задание? кем подменить заболевших и надо ли вообще искать им замену?

WFM поможет оценить план-факт закрытия потребности. Если надо, предложит наиболее подходящую замену — с требуемой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Покажет доступность подменного персонала, выберет тех, у кого меньше переработок.

Внутридневное управление. На некоторых предприятиях надо отслеживать, что происходит в производстве, и быстро перекидывать сотрудников туда, где нагрузка больше. Актуально для логистических центров, аэропортов.

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать внутри дня корректировки с любым интервалом. В результате нет ни скрытых простоев, когда человек вышел на работу, но работает не в полную силу, ни перегрузок у других — можно с тем же количеством персонала сделать больше.

Преимущества оперативного управления с WFM:

online информация о людях;

назначение на работы наиболее подходящих сотрудников;

гибкое реагирование на любые изменения.

Учет рабочего времени

WFM формирует табель автоматически. Актуальный табель доступен всегда, а не не только 1-2 раза в месяц. Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн.

На основе данных о типе явки или неявки и типе времени формируется точная база для расчета заработной платы. Каждому временному интервалу система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику.

Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере.

При территориально распределенной структуре не надо обращаться к каждому филиалу, а затем консолидировать данные. Нет ручного ввода — нет противоречий в учете.

Преимущества учета рабочего времени с WFM:

снижение трудозатрат на табельный учет;

искоренение проблемы хронических прогулов и опозданий;

точность при начислении зарплаты и других выплат.

Дополнительные преимущества

Обратная связь в режиме реального времени. Бывает, мы отвлекаемся на процессы и забываем общую картину — то, чего пытаемся достичь. WFM сопоставляет плановые показатели с достигнутыми и в режиме реального времени напоминает о конечной цели. Панели мониторинга производительности объективны — WFM снимает субъективность, присущую оценкам менеджеров.

Использование данных о производительности. На разных операциях у людей разная производительность. Возьмем склад. Кто-то лучше комплектует, а кто-то быстрее упаковывает. Зная, у кого что получается лучше, система планирует работников, распределяя их на основании данных о производительности.

Повышение производительности. Для большинства компаний расходы на персонал — один из самых больших расходов. Таким образом, даже скромный рост производительности экономит деньги. Приведем несколько примеров, за счет каких инструментов растет производительность.

Первое — ручные процессы ограничивают производительность. Автоматизированный процесс преобладает над ручным трудом по двум основным показателям: производительность и точность.

Второе — WFM обеспечивает значительную экономию времени. WFM, сократил время составления графиков с нескольких часов, а местами и нескольких дней, до минут.

Третье — WFM гарантирует нужное количество людей в нужных местах. Избыточный персонал увеличивает затраты на рабочую силу, а производительность на одного сотрудника падает. Хроническая же нехватка персонала увеличивает текучесть кадров. Постоянный отток сотрудников снижает производительность, потому что новые сотрудники не так продуктивны. Самые продуктивные сотрудники — с опытом.

Оценка стоимости труда. Некоторые продвинутые WFM-решения способны оценить еще и стоимость труда: постоянную и переменную части выплат сотрудникам. На длинном горизонте эта возможность повышает точность планирования ФОТ, при составлении графиков помогает понять, какой из них дороже, в оперативном управлении — дает инструменты для оценки стоимости текущих решений, например, прикинуть, браться за новый заказ или нет.

Автоматическое формирование документов. WFM обеспечивает документальное сопровождение всех кадровых решений: от закрепления за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая в программе есть преднастроенный сценарий. При выборе подходящего — система проверяет нестыковки и, если нарушений нет, автоматически формирует соответствующие случаю документы. Всегда достато доказательной базы для диалога с проверяющими или в трудовых спорах с сотрудниками.

Соответствие нормативным требованиям. Несоблюдение трудового законодательства и норм охраны труда может привести к дорогостоящим штрафам и существенным издержкам в ходе трудовых споров. В определенных случаях на кону репутация всего предприятия и, в буквальном смысле, свобода топ-менеджмента. Вот почему управление юридическими рисками имеет стратегическое значение.

WFM автоматически проверяет все действия на соответствие заданным правилам: отраслевым стандартам, федеральному, региональному законодательству, правилам работы конкретной организации. В случае отклонений, предупреждает о несоответствии.

WFM также отслеживает наличие и сроки действия сертификатов, инструктажей для некоторых категорий работников, напоминает о необходимых перерывах.

Заключение

Технологии развиваются, чтобы удовлетворить растущие потребности работодателей и сотрудников и, тем самым, изменить способы управления всей рабочей силой. Для организаций и компаний крайне важно быть динамичными и адаптироваться к новым вызовам, обусловленным эпохой цифровой трансформации. Программное обеспечение для управления персоналом PlanForce подходит для всех задач, связанных с цифровизацией и может быть адаптировано к требованиям различных отраслей.