Чтобы просверлить отверстие в стене под фоторамку достаточно обычной дрели. Чтобы сделать отверстие большого диаметра для трубы, нужна профессиональная установка для бурения. С усложнением задачи, усложняется и инструмент для ее решения.
С управлением персоналом так же. Чем сложнее производственные процессы на предприятии, тем сложнее организация труда, а следовательно, процесс управления.
Программное обеспечение для управления персоналом называется WFM (workforce management). Возможности программ различаются и напрямую зависят от решаемых задач.
Если вы когда-либо работали в ресторане, то знаете, что работа в пятницу вечером — это не то же самое, что работа во вторник днем. Та же логика может быть применена к колл-центру или супермаркету. Если операторов или кассиров в пиковое время недостаточно, клиенты будут долго ждать ответа оператора или стоять в очередях, что вызывает недовольство, а может и потерю клиента.
Задача WFM в данном случае — спрогнозировать нагрузку и выстроить графики операторов и кассиров в зависимости от потока звонков или клиентов. То есть спланировать работу специалистов, которые выполняют относительно одинаковую работу в одинаковых условиях.
Справятся ли такие WFM с управлением трудом на производстве, транспорте или в медицине? Ведь в перечисленных сферах организация труда гораздо сложнее.
На добывающих предприятиях, например, люди работают вахтовым методом — их надо распределять на объекты, комплектовать в бригады. Иногда к месту работы можно добраться исключительно на вертолете. В этой связи надо точно знать численный состав бригады.
Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам с разным оборудованием, учесть специализацию и доступность работников, потому что многие работают по совместительству.
На заводе в каждую смену количество токарей и слесарей должно соответствовать производственному плану. Иначе возможны неожиданности: запуск новой линии через месяц, а обучать специалистов — ближайшие полгода.
Сложные производственные циклы, бригадная форма организации труда, вредные и опасные условия труда, территориальная распределенность, — не каждая WFM-система умеет со всем этим работать.
Для таких организаций существуют Industrial WFM.
Industrial WFM кастомизируются под нужды конкретной отрасли или предприятия — в ней прописываются уникальные правила, настраиваются соответствующие алгоритмы. Поэтому она понимает особенности производственного процесса на заводе, транспорте, научном предприятии, логистическом центре, добыче, переработке или, скажем, в медицине.
Как работает Industrial WFM
Задача WFM — оптимально соотнести расходы на оплату труда и выполнение производственной программы. Но как это сделать? Вариантов организации труда тысячи.
Достаточно 1000 человек или надо 1500?
Сколько смен должно быть?
Оставить людей сверхурочно за двойную оплату или привлечь подменный персонал?
Поставить шесть высокопроизводительных слесарей или девять середнячков?
Десять комплектовщиков второго разряда и шесть четвертого, а может наоборот?
Подобных вопросов не счесть. Industrial WFM поможет рассчитать необходимую численность, правильно расставить людей и обеспечить оптимальную стоимость труда. Как именно?
Планирует потребность в специалистах в связке с производственными задачами. Для этого взаимодействует с производственной системой: MES в производстве, МИС в медицине, WMS в логистическом центре. Получает данные о том, когда для какой операции какая специальность и квалификация нужны, и в зависимости от нагрузки количество часов распределяет по слотам времени.
В зависимости от текущей ситуации WFM обновляет данные. Вы знаете реальную потребность — кто нужен через месяц, неделю, завтра. Каких специалистов не хватает, а кто в избытке. Будущее, конечно, непредсказуемо, но к закономерным последствиям можно подготовиться. Программа управляет компетенциями, перманентно контролирует потребность и определяет отклонения. Зная пробелы в навыках, можно своевременно запланировать мероприятия по обучению или повышению квалификации. Чтобы не получилось так, что заказ встал из-за того, что нет сварщиков нужного разряда.
Составляет рабочие расписания с помощью умных алгоритмов. Закрыть потребность и учесть все нюансы индустрии и законодательства — все равно что собрать пазл из тысячи деталей. Большая численность, много графиков, разные режимы сменности, индивидуальные особенности работников: новичков нельзя в ночную смену, а у инвалидов — сокращенная неделя. Да еще и информация редко когда хранится в одном месте — при планировании приходится взаимодействовать с разными информационными системами или службами. В результате, процесс затягивается. Из-за противоречивых данных страдает точность. Людям не хватает “вычислительной мощности” для обработки огромного объема данных.
Вот для тех, у кого сложная организация труда, и созданы системы класса Industrial. Алгоритмы программы обрабатывают сотни вводных: от норм времени на выполнение трудовых операций до приоритета вывода сотрудников в бригадах. Учитывают баланс рабочего времени, стоимость труда разных категорий работников, нормы ТК РФ и охраны труда. Результат — оптимальные расписания без простоев и переработок.
Помогает оперативно принимать верные решения. Например, при отсутствии работника предложит замену, предварительно оценив, что выгоднее для работодателя — вывести сверхурочно, отозвать из отпуска или сдвинуть графики работы.
Industrial WFM — ваш центр управления полетами. Вы видите любые отклонения от плана и можете мгновенно реагировать на изменения. Специальный интерфейс «Управление рабочим временем» визуализирует доступность сотрудников. В этой форме руководитель анализирует возможность исполнения плана и инициирует компенсирующие мероприятия. Например, диспетчер логистического центра может в реальном времени мониторить загрузку комплектовщиков и грузчиков на разных участках и, в случае необходимости, перебрасывать сотрудников туда, где скопилось больше заказов. При этом система учтет производительность сотрудников и необходимые навыки.
Чтобы решать такие задачи, программа хранит всю необходимую информацию о работниках: специальность и разряд, наличие допуска и медосмотра, переработки, данные об инструктажах и здоровье — для назначения на работы во вредных условиях.
Отпуска и медосмотры планирует так, чтобы не пострадало производство.
При планировании отпусков и прочих отвлечений Industrial WFM принимает во внимание производственную потребность.
И при обычной продолжительности отпуска не просто увязать производственную программу с графиком отпусков. А когда отпуск северный, 52 дня да еще и с дополнительными днями за вредность, — сложность возрастает в разы. Составить график отпусков так, чтобы в периоды пиковых нагрузок людей хватало, без программных алгоритмов практически невозможно.
Алгоритмы программы можно настроить и при составлении графика она, например, будет ротировать сотрудников — чтобы одни и те же не ходили в отпуск из года в год только летом. Или можно учитывать предпочтения сотрудников. Таким образом Industrial WFM учитывает и задачи бизнеса, и интересы сотрудников.
Оценивает стоимость труда на каждом этапе. Люди — такой же ресурс, как любой другой, и стоят денег. Чем точнее подсчитаны затраты на труд, тем рациональнее компания может распоряжаться деньгами.
На производственных предприятиях, как правило, сложные системы оплаты труда. Зарплата может зависеть от множества факторов: квалификации, стажа, условий труда, количества собранных заказов — всего не перечислишь. Бывает, что одновременно используют разные формы и системы оплаты труда. В подобных условиях расчет заработной платы очень трудоемким. Industrial WFM точно рассчитывает плановую и фактическую стоимость труда. На длинном горизонте программа оценивает ФОТ, на коротком — считает, во сколько обойдутся графики, при принятии оперативных решений — предлагает более экономичные варианты.
Результаты планирования можно оценить до того, как планы воплотятся в жизнь. Срочный заказ, например, — стоит его брать? Сколько будет стоить вывести сотрудников в 3 смены для работы над ним? Может нерентабельно и надо отказаться?
Контролирует требования законодательства. И конечно управление трудовыми ресурсами не может вестись в отрыве от ограничений нормативных актов, внутренних правил работы и требований по безопасности труда.
На промышленных предприятиях нарушения указанных выше норм чреваты не только штрафами, но и рисками для здоровья и жизни людей. Например, произошел несчастный случай на производстве, потому что новичок не прошел инструктаж или водитель автобуса попал в ДТП, потому что из-за накладок в планировании мало отдыхал.
Ручное управление только констатирует нарушения, WFM же предупреждает их! Подсвечивает узкие места еще на стадии планирования, блокирует недопустимые операции, автоматически контролирует требования трудового законодательства и правила охраны труда.
Резюме
Каждому бизнесу — свои решения. WFM для колл-центра прекрасны в компаниях, где основная задача сотрудников — общение с клиентами по телефону, WFM для ритейла отлично подходят для розничной торговли. А для производства, медицины, логистики, IT, инжиниринга и другого сложного и квалифицированного труда созданы Industrial WFM.
Если решите использовать Industrial WFM в ежедневной работе, познакомьтесь ближе с PlanForce. Начните повышать продуктивность сотрудников с меньшими усилиями.
