Соликамский магниевый завод производит почти 75% первичного магния и 100% соединений редкоземельных элементов ниобия и тантала в России. Здесь тысячи сотрудников, сотни графиков и десятки видов оплат.
За управление рабочим временем и учёт труда в линейке ALFA HR отвечает WFM-система PlanForce. Она рассчитана на графики работы любой сложности, разные системы оплат и позволяет учитывать рабочее время до минуты. Ранее мы рассказывали, как управление рабочим временем удалось организовать с помощью PlanForce WFM. На этот раз мы поговорили с сотрудниками СМЗ, чтобы узнать, как система повлияла на их рабочие процессы.
В этом видео они показывают ежедневную работу с PlanForce WFM и отвечают:
- как работают в системе разные пользователи,
- с какими задачами завод обратился к системе,
- каких результатов добились, а что ещё предстоит сделать.
Как управлять трудом на заводе
Евгения Насекина, директор по персоналу и социальной политике ОАО «СМЗ»:
— Наш завод – это очень сложный механизм, где все подразделения связаны между собой. И у каждого своя специфика, свои особенности.
У нас непрерывное производство с 1936 года. В 2026 году завод отмечает своё 90-летие. Завод за весь этот период ни на секундочку не останавливался и выпускал продукцию. Следовательно, людей – металлургов, магниевиков, которые заняты при производстве – нужно правильно распределять между цехами, между функциями и технологиями так, чтобы производство не останавливалось, чтобы каждый был на своём месте.
Плюс к этому, каждый цех имеет свои показатели по повышению производительности труда, оперативности работы. Естественно, у каждого цеха должна быть своя мотивация. И об этой мотивации должен знать каждый сотрудник. Системы мотивации в цехах отличаются. У одних это доплата за показатели, у других – балльная система, доплата за интенсивность. Конечно же, есть доплаты, связанные с Трудовым кодексом Российской Федерации, они обязательные. Система оплаты труда для всех общая, но в каждом цехе свои нюансы, которые при общем начислении заработной платы мы должны обязательно учесть. Это ночные, вечерние смены, сверхурочные и так далее. Самое главное: людям должно быть понятно, за что им начисляют деньги.
Чтобы учесть более 20 доплат в каждом цехе, заводу нужно было единое информационное пространство для управления персоналом и трудом. Поэтому логичным шагом для руководства стала цифровая трансформация.
О детальном учёте рабочего времени
— В промышленности для управления трудом часто нужна детальная структура времени. Почему для СМЗ мало стандартных «восьмёрок»? Зачем заводу детальность в учёте рабочего времени?
Алексей Мищенко, руководитель проекта:
— У нас клеточка в табеле – это полное досье на рабочую смену, включая расшифровку начислений по ночным и вечерним часам, премиям и надбавкам. Всего на заводе может использоваться 191 вид явок. Многие на заводе за одну смену могут выполнять разную работу на разных участках. На новом участке – новые условия труда, значит, и оплата тоже меняется.
Вести такой учёт вручную было очень трудоемко. Обработать графики на большой штат, корректно учесть условия труда. И только после этого перенести данные в зарплатную систему.
— Для завода оплата за труд – масштабная задача, в центре которой подготовка табеля. Сколько времени раньше занимало формирование табеля?
— Без PlanForce табель рассчитывали до восьми дней. Люди были вынуждены работать по выходным. Сверяли и исправляли уже после начисления зарплаты, потому что не было возможности сделать это раньше.
— А сейчас сколько времени уходит на подготовку данных для расчёта зарплаты?
— Всего один день. Технически расчёт занимает 45-50 минут, остальное время уходит на сверку и отчёты. Помню, когда мы начинали проект, начальник нашего расчётного отдела сказала, что если удастся подготовить табель хотя бы пятого числа, это будет что-то из передачи «Очевидное невероятное». А в итоге мы вышли на закрытие в последний день месяца. Так что всё реально.
— Итак, одна и та же работа раньше занимала неделю, сейчас – один день. В чём, по вашему, причина такой разницы?
— Сэкономить время нам помогла Система ALFA (PlanForce от ALFA HR). За счёт автоматизации многих процессов рутины стало намного меньше.
Об учёте затрат на труд
— На СМЗ многопередельное непрерывное производство. Как в таких условиях вести учёт затрат?
Леонид Семиволков, руководитель проекта внедрения (ОАО «СМЗ»):
— Сначала расскажу про особенности многопередельного производства. Если коротко, то завод получает сырьё, которое затем проходит последовательно несколько стадий вплоть до выпуска готовой продукции. Сложность в том, что нужно правильно учесть и разделить затраты фонда оплаты труда по видам продукции и другим аналитикам. Продукция идёт по технологической цепочке, а параллельно время работы персонала распределяется на конкретные заказы или изделия.
— Таким образом, если производственные процессы сложные, то и учёт тоже.
— Верно. Что же касается непрерывного производства, то его нельзя останавливать, а значит, и учёт тоже. Без системы это сложно и трудоёмко. Люди каждый день выходят на смены, выполняют свои трудовые функции, их труд должен быть корректно посчитан и вовремя оплачен.
— Распределение трудозатрат идёт в WFM-системе PlanForce. Что изменилось после того, как вы на неё перешли?
— Если коротко, то система автоматизировала весь этот процесс. На каждом этапе время работы персонала автоматически относится к нужным аналитикам.
Как контролировать баланс рабочего времени
Людмила Петровская, экономист (ОАО «СМЗ»):
— В системе есть инструменты, которые помогают отслеживать баланс по каждому работнику. Норма рабочих часов за квартал прописана для каждого. Можно посмотреть, насколько эта норма выполнена. Если рабочих часов недостаточно, человека выводим на смену, а в табеле ставим так называемую «явку для соблюдения баланса». Если же норма часов израсходована, то система предупредит об этом и тем самым поможет сэкономить фонд оплаты труда.
График отпусков и другие плановые отвлечения
— Как при непрерывном производстве создать график отпусков, медосмотров или обучения? Нужно ведь продумать отпуска так, чтобы и люди отдохнули и завод не встал.
Ольга Шицина, ответственный за табельный учёт (ОАО «СМЗ»):
— Это всегда была головная боль, ведь производство не должно зависеть от отпусков отдельных работников. Если по нормам на смене должно быть два рабочих, то и график отпусков должен это учитывать. Но нужно помнить не только о производственных планах, но и о Трудовом кодексе. Чтобы посчитать положенное количество дней отпуска, нужно к основному прибавить ещё и дополнительные дни: за вредность, ненормированный день и так далее.
Сейчас система берёт эту работу на себя. Сначала мы собираем предпочтения по датам, которые передаются руководителю. Далее нужно учесть льготников, которым положены дополнительные дни. К ним относятся родители детей-инвалидов, работники во вредных условиях, те, у кого ненормированный рабочий день и так далее. Затем в системе делаем проект графика отпусков, который учитывает плановую потребность по подразделению. Согласовываем его на разных уровнях. Со следующего года начинается отсчёт, кто с какого времени должен пойти. Об этом приходят уведомления от системы.
В итоге со всем оформлением приказов на отпуск справляется один кадровик. У отдела кадров раньше на график отпусков уходил месяц, а с программой они укладываются в два дня.
— Вы готовите табель, от которого напрямую зависит зарплата работников цеха. Расскажите, что изменилось благодаря программе?
— Сейчас табель готов в любой момент. Если нужно что-то поправить — оформляем первичный документ.
— С подробным учётом, наверное, и сам табель стал огромным?
(смотрите в видео с 10:19 пример повседневной работы с табелем УРВ)
— Форма табеля стала более подробной и наглядной, но документ умещается на А4. На нашем заводе процесс ведения табеля рабочего времени автоматизирован. После завершения каждого расчетного периода система сама формирует этот документ. Табели создаются по структурным подразделениям: для небольших отделов — общие, для крупных — по бригадам. Доступ строго разграничен: руководитель видит только своё подразделение, а экономисты по труду — всю информацию целиком.
При создании табеля автоматически заполняются все данные: информация по графику работы, отпуска, больничные, другие отсутствия и отклонения от графика на основе приказов.
Важная особенность — детальная расшифровка по каждому дню. Достаточно кликнуть на любую ячейку, чтобы увидеть все начисления: часы, премии или надбавки. Для печати предусмотрено две формы: за первую половину месяца и итоговая — за полный месяц. Это экономит бумагу и упрощает сверку.
О работе с графиками
— Далеко не всегда работа идёт по запланированному графику. Жизнь вносит коррективы: кто-то заболел, не явился. Расскажите, что делаете в таких случаях?
Алексей Мищенко, руководитель проекта:
— В системе есть готовые HR-сценарии, включая шаблоны документов: для сверхурочных, работы в выходной и других случаев. 40 шаблонов используются наиболее активно. Все первичные документы влияют на учёт рабочего времени. Вместе с учётом ведётся и расчёт доплат. Доплаты считаются автоматически, пропорционально рабочему времени. Нужно только указать способ их расчёта: от оклада, от нижнего значения вилки окладов, от оклада замещающего. Экономисты по труду с облегчением выдохнули – ничего не нужно изобретать.
— На СМЗ много разных графиков. Как вы составляете их в системе? Какую информацию они содержат?
(смотрите в видео с 12:45 пример создания и настройки графика)
— Создание графиков работы – ключевая задача управления рабочим временем на заводе. Для эффективности работы графики сгруппированы на четыре вида: эталонные, односменные, сменные и индивидуальные.
Если раньше формирование графиков требовало значительных ресурсов, то сегодня мы выстроили рациональный и быстрый процесс. Мы это делаем через интерфейс «Варианты сменной работы». В нём мы задаем следующие параметры:
— длительность смены,
— время начала и окончания смены,
— перерывы
— обозначение смены в табеле.
После настройки циклов рабочей недели этот шаблон становится основой для заполнения графика. Односменные графики создаются сразу после утверждения государственного производственного календаря на будущий год. Что касается сменных графиков, их можно сформировать на несколько лет вперёд. А вот индивидуальные графики требуют от нас гибкости. Мы работаем с ними в течение года, оперативно внося необходимые изменения.
О работе линейного руководителя в PlanForce
Михаил Гачегов, линейный руководитель (ОАО «СМЗ»):
— Линейному руководителю помимо первичного табеля учёта рабочего времени доступно создание проектов приказов о работе сверхурочно и в выходной день и согласование данных документов.
— Какова роль линейного руководителя в обеспечении достоверности данных учёта рабочего времени?
Учёт рабочего времени сотрудников – одна из ключевых задач линейного руководителя, мастера или бригадира. Раньше для этого приходилось вручную заполнять первичный табель. Но с интеграцией системы Planforce WFM и системы контроля доступа этот процесс удалось автоматизировать. Теперь всё происходит иначе. В начале смены и ее окончании руководитель открывает электронный табель и видит данные о том, кто и когда прошел через турникет.
Если сотрудник забыл пропуск или, к примеру, зашел на территорию, но не вышел на смену, руководитель может скорректировать время. Но такие случаи — редкость, поэтому чаще всего он просто подтверждает явку, сверившись с системой. В конце месяца руководитель распечатывает готовый табель, подписывает его и передает ответственному за учёт в подразделении.
На основе этих же данных в системе можно быстро оформить приказы о работе в выходные или сверхурочно — например, для аварийно-восстановительных работ. А чтобы исключить ручной анализ и человеческие ошибки, система автоматически сверяет данные табеля на оплату с первичным учётом. Это экономит время и повышает точность.
О проекте внедрения
— Проект получился очень масштабным. Как быстро удалось запустить систему?
Леонид Семиволков, руководитель проекта внедрения (ОАО «СМЗ»):
— Основной этап – от проектирования до первого расчёта зарплаты – занял пять месяцев. Это рекордные сроки для таких объёмов. Пока одна часть команды выполняла настройку и адаптацию системы, другая часть выполняла миграцию исторических данных. Сразу после этого началась опытная эксплуатация. После стабилизации мы перешли к дальнейшему развитию и начали подключать функциональность блока охрана труда в части учёта рабочих мест и карт специальной оценки. Параллельно мы обучали пользователей: кадровиков, сотрудников отдела организации и оплаты труда, бухгалтеров. Ещё год заняло дальнейшее развитие системы.
Мы разбили проект на недельные этапы и работали единой командой со специалистами СМЗ. В конце каждой недели видели реальный прогресс и измеримый результат.
— Что было самым сложным?
— Самый напряжённый период — когда пришлось вести учёт одновременно в старой и новой системах, чтобы убедиться, что всё работает. Три месяца отдела кадров и отдел организации и оплаты труда, и два месяца – расчётный отдел, все работали в напряжённом режиме и обеспечивали работу в двух системах.
— Каковы главные ключи к успеху, которые обеспечили успешное внедрение за пять месяцев? Что бы вы назвали?
— Главное – поддержка руководства, ведь не зря говорят, что системы внедряют сверху вниз. Генеральный директор и заместитель генерального директора по экономике и финансам постоянно держали руку на пульсе проекта. В ходе рабочих совещаний с участниками проекта обсуждались возникающие проблемы, принимались решения.
Вообще, люди – почти всегда главный фактор. Мы смогли в короткие сроки сформировать слаженную команду из числа ключевых специалистов двух компаний.
Как сотрудники восприняли нововведения
Евгения Насекина, директор по персоналу и социальной политике ОАО «СМЗ»:
— Настороженность, конечно, была, и это нормально. Мы это знали, поэтому заранее постарались всех подготовить. Обучили специалистов, провели очень много встреч с табельщиками, нормировщиками, руководителями, начальниками цехов. Получали от них обратную связь на протяжении всего проекта. Очень много мероприятий провели на местах, когда обучающий специалист приходил на рабочее место табельщика, и все операции были проведены вручную. Рассказывали о проекте на всех совещаниях, помогали на рабочих местах. Всё для того, чтобы большое количество занятых в этом процессе людей активно включались в работу. В итоге мы все понимали, для чего это нужно и как отразится на нашем общем результате.
— А есть ли какие-то неочевидные, скрытые плюсы внедрения?
— Плюсов, конечно, много! Например, мы вернули личное время тем, кто участвует в планировании и учёте затрат на труд. Они больше не привязаны к срокам закрытия табеля, по большей части не ведут его в ручном режиме. Сейчас люди могут спокойно взять отпуск, понимая, что система сработает, в нее будут внесены все данные. Люди не привязаны к такому большому празднику как Новый год, когда длительный период приходится на выходные. Люди не переживают о сроках закрытия табеля. Больше проводят времени с семьёй. Ни для кого не секрет, что ответственные люди берут большой объём работы домой, понимая, что за ними стоят большие коллективы. Мы старались максимально обучить людей и погрузить в эту работу, понимая на будущее, что привлекать их к работе в выходной день уже не будем. Стало легче подменять друг друга. Когда человек подменяет другого, он понимает всю систему работы. Один сотрудник может со спокойной душой поручить работу тому, кто его замещает.
Отделы стали работать более слаженно друг с другом — все данные в одной системе, спорить не о чем. Ещё нам стало спокойнее заниматься дальнейшим планомерным развитием системы. Планировать, как её улучшить и какие дальнейшие шаги можно будет сделать.
О PlanForce и дальнейших планах
— Почему выбрали именно PlanForce, чтобы автоматизировать учёт рабочего времени?
Тимур Адилов, руководитель ИТ-отдела ОАО «СМЗ»:
— Мы искали то, что действительно понимает нашу специфику (PlanForce WFM понимает особенности организации труда в промышленности: металлургии, добыче, переработке, производстве). Нужна была система, готовая к сложным разнообразным графикам, непрерывному производству, почти сотне видов оплат. В ALFA HR все это есть, плюс доказанный опыт в промышленности, экспертность и понимание процессов.
Что важно – ALFA HR разработана на базе открытого технологического стека. Архитектура решения включает в себя три ключевых компонента: операционную систему Linux, сервер баз данных PostgreSQL и веб-сервер Apache. Это даёт нам независимость от внешних поставщиков, контроль над инфраструктурой и её долгосрочную поддержку.
Конечно, была важна надёжность. Система работает стабильно и непрерывно, показывает отличную производительность без сбоев. Для нас бесперебойная работа важна.
— Поделитесь планами по развитию. Куда хотите двигаться дальше?
— В скором времени планируем запустить блок управления организационными изменениями, чтобы моделировать в системе изменения в штатном расписании. Ещё хотим запустить личные кабинеты для работников. Чтобы люди сами могли смотреть свои графики, подавать заявления на отпуск за свой счёт, выбирать предпочтительные даты отпусков. Дать им ещё больше прозрачности и удобства.
В планах на 2026 год развивать блоки охраны труда, а именно – вести учёт компетенций. В системе всё для этого уже есть. Начнем с цеха №18, а наша цель – единый справочник компетенций, который будет составлен в системе для всего завода. Первичные данные по каждому работнику будут вносить во время приёма на работу. Наряд-допуски к работе будут оформляться в системе с учётом компетенций.