Людские ресурсы участвуют практически во всех бизнес- и производственных процессах предприятия, поэтому, как правило, HR-система интегрируется со сторонним программным обеспечением. Это могут быть ERP, корпоративные порталы, системы управления производством, бюджетного планирования, контроля доступа. То есть внешние по отношению к системе управления персоналом программы.

С другой стороны, и сам HR-контур на предприятиях не всегда представляет из себя интегрированное решение от одного разработчика. Зарплата и кадры, ATS- и LMS- решения, системы для HR-аналитики должны мирно сосуществовать и беспрепятственно обмениваться информацией.

С помощью ALFA HR вы можете обогащать HR-контур нужными процессами и функциями.

В частности, ALFA HR можно использовать как базовую систему управления персоналом или как дополнение к существующим программным продуктам. Например, для расширения функций планирования или управления трудовыми ресурсами.

Система легко интегрируется с любыми сторонними приложениями, как «эйчарными», так и внешними, вписывается в существующую IT-инфраструктуру предприятия. С распространённым ПО есть готовая интеграция

Ценность HR-аналитики — в возможности лучше управлять персоналом. Благодаря аналитике можно сократить сроки поиска кандидатов, повысить эффективность обучения, выстроить систему мотивации или оптимизировать численность.

ALFA HR собирает данные и помогает правильно ими воспользоваться.

Качество данных

Чтобы HR-аналитика работала, нужно обеспечить полноту и качество данных. Анализ, построенный на “грязных” данных (неточных, задублированных, противоречивых), может дать искаженные результаты и привести к неверным решениям.

В основе HR-аналитики ALFA HR — полная, достоверная, актуальная и связанная информация. За счет чего?

Программа консолидирует информацию по всем бизнес-единицам и областям HR. Рекрутмент, кадры, обучение и развитие, управление компенсациями и льготами, безопасность труда, эффективность — из кусочков «мозаики» складывается полная картина по персоналу.

Выстроены сквозные процессы. Информация вводится один раз, проверяется и отражается во всех связанных процессах. Нет повторного ввода, ошибок и противоречий.

Вся история сохраняется — можно получать временные срезы, видеть данные в ретроспективе, отслеживать, как они меняются с течением времени.

Такой подход гарантирует получение полных и структурированных данных, пригодных для анализа и прогнозирования.

Инструменты для HR-аналитики

Управление численностью

Почти половина производственных расходов приходится на затраты, которые зависят от численности персонала. HR-аналитика помогает оптимизировать количество и состав работников.

Сколько работников каких специальностей нужно для выполнения производственной программы? Через год? А если ожидается спад? Получить целостное представление о кадровых потребностях поможет модель управления численностью.

ALFA HR построит прогноз оттока и абсентеизма, подскажет, кто и когда достигнет пенсионного возраста, поможет понять причины отсутствий людей на рабочем месте. На основании этих данных вы сможете работать над снижением уровня абсентеизма, управлять преемственностью, планировать набор или заранее предупреждать людей о сокращении.

Управление ФОТ

HR-аналитика помогает бизнесу принимать решения. Например, можно проанализировать, как разные варианты оплаты повлияют на ФОТ или во что выльется индексация, и выбрать наиболее подходящий вариант.

А зная фактические расходы на труд — не только сравнить план и факт по статьям затрат, подразделениям и категориям персонала, но и понять причины отклонений

Компенсации и вознаграждения

ALFA HR на любую дату хранит срез данных о структуре вознаграждений. Аналитические инструменты помогут оценить, как изменения в структуре вознаграждений влияют на уровень вовлеченности, текучесть, продуктивность. И выстроить систему вознаграждений, которая реально работает.

Рекрутинг и адаптация

С помощью аналитики можно выявить узкие места в рекрутинге и устранить их. Вы будете знать укомплектованность штата, скорость закрытия вакансий по этапам (time per hire), расходы на адаптацию и обучение. Кто из работников компании подходит на вакантные позиции? Какие источники дают качественных кандидатов? Каковы причины отказов? Ответы на эти вопросы помогут усовершенствовать процесс найма персонала.

Отказ от «бумажного» или «вербального» взаимодействия участников ускоряет HR-процессы, снижает их стоимость, улучшает координацию. Личный кабинет в ALFA HR открывает доступ к кадровым сервисам «непрофессиональным» пользователям. Сотрудники и руководители, кандидаты, стажеры, ветераны могут получить нужную им информацию, подать заявку или оформить обращение.

В личном кабинете могут быть подключены все необходимые данные и функции в зависимости от роли человека.

Например:

Заявления на отпуск и материальную помощь, запросы на формирование справок, заявки на обучение и участие в социальных программах оформляются в 2 клика. А данные, которые не требуют документального подтверждения (например, email, телефон, адрес фактического проживания), работник может внести самостоятельно, без отправки запроса в кадровые службы.

Через пространство личного кабинета ALFA HR оповещает об изменениях в графике работы, датах медосмотров, выполнении КПЭ, необходимости запланировать отпуск и т.д.

Сведения о запланированных учебных курсах и перспективах карьерного роста способствуют развитию персонала, а доступ к данным о коллегах помогает оптимизировать рабочие коммуникации.

Сотрудники могут посмотреть свои начисления и удержания, узнать, сколько дней отпуска у них осталось, понять состояние расчетов по финансовым обязательствам.

Все эти возможности повышают эффективность HR-процессов, устраняя лишние звенья и ненужные действия. При этом персональные и корпоративные данные полностью защищены — сотрудники могут видеть и делать только то, что им разрешено в соответствии с правами доступа

ALFA HR автоматически собирает полные данные о человеке из всех HR-процессов, по всем структурным подразделениям и юридическим лицам. Центр сборки информации о людях — цифровое личное дело.

Единая точка доступа к информации о людях позволяет принимать кадровые решения, опираясь на достоверные данные, а не на «внутреннее чутье» конкретных специалистов. Используя высококачественную информацию о кадрах, вы можете управлять людьми при помощи бесстрастных данных и точных алгоритмов: от стратегических задач, таких как численность и квалификационный облик, до оперативных — подбор трека развития сотрудника или составление графиков работы, не говоря уже о кадровых назначениях.

В цифровом личном деле — всесторонние данные по всем областям HR. Всего около 100 разделов: от кандидатства до выхода на пенсию. Больше не нужно тратить время на поиск информации в разрозненных источниках и вводить данные руками. ALFA HR встраивает их во все HR-процессы и отчетность.

Изменения сопровождаются документами и не требуют большого внимания ответственных. Сохраняется вся история — всегда можно посмотреть что и когда менялось, на основании какого приказа или распоряжения

Расчет зарплаты

Расчет заработной платы происходит автоматически. ALFA HR знает, кто сколько работал, какая у кого ставка и десятки других факторов, которые влияют на начисления. Умеет рассчитывать сделку и сложные премии, зависящие от целей и показателей. А это значит, что начисления будут точнее, а трудозатраты на расчет выплат сотрудникам — ниже.

Все начисления прозрачны и имеют подтвержденный первичный документ. От каждой полученной суммы можно перейти на приказ или распоряжение, на основании которого эта сумма появилась

Оптимизация расчетов для крупных предприятий

Процесс расчета заработной платы, налогов и страховых взносов делится на части по ролям, выполняется по этапам, поддерживается последовательное и параллельное закрытие, проверки и т.д. Действия участников согласованы.

Сводный расчет можно запустить централизованно по всем подразделениям. При этом ситуации, когда сотрудник работает в нескольких подразделениях, будут корректно обработаны.

Расчет оптимизирован для больших объемов данных. Можно запускать расчеты в несколько параллельных потоков; пересчитывать налоги/страховые, отдельно сотрудника, если довнесли по нему информацию, вычеты и т.д.

Расчет сдельной оплаты труда

В рамках системы реализован полный расчет сдельной оплаты труда: учет работы в бригадах, распределение сумм по КТУ, различные алгоритмы расчета сдельного приработка и межразрядной разницы и т.д.

Есть интеграция с производственными системами — информация об операциях загружается и обсчитывается в автоматическом режиме

Распределение затрат

ALFA HR позволяет максимально подробно распределить затраты по аналитикам (16 аналитических разрезов, сегментация по заказам, проектам, направлениям и т.д.) и детализировать их до конкретного сотрудника и документа-основания. Глубина аналитики затрат по отработанному времени — до минут

Отчетность

В ALFA HR однократный ввод данных, контроль непротиворечивости на уровне системы, хранение всей истории гарантируют получение полной, достоверной и связанной информации для формирования отчетности.

ALFA HR предоставляет:

• всю необходимую регламентированную отчетность в требуемых форматах
• сводные отчеты любого уровня вложенности в едином окне (корпорация — дивизион — предприятие — подразделение)
• оперативные отчеты в различных разрезах для принятия управленческих решений

Кадровое администрирование

Попрощайтесь с ручными, неэффективными процессами. В ALFA HR для любого кадрового события есть шаблоны документов и сценарии действий.

В 2 клика можно создать проект приказа, согласовать его и ввести в действие. Электронный оригинал документа сохранится в системе. Бумажная версия при таком подходе нужна лишь для соблюдения требований законодательства.

При формировании трудового договора система сама подтянет данные кандидата и параметры должности, а при перемещении — проверит соответствие всем условиям, например, требованиям профиля должности и рабочего места.

Программа автоматически контролирует правильность оформления документов и соблюдение регламентов. Кадровое администрирование становится фоновым автоматическим процессом.

ALFA HR помогает выстроить цифровые HR-процессы, которые согласуют действия различных служб, избавляют от рутины и необходимости контроля. Предусмотрено около 100 типов документов, более 200 контрольных функций

Массовые операции

Когда в компании не одна тысяча сотрудников, приходится оформлять много однотипных документов. C ALFA HR это можно сделать в пару кликов с помощью инструментов для массовых операций.

Примеры:
По штатной единице изменился режим работы— система автоматически сформирует всем работникам проекты допсоглашений.

Индексация по всему предприятию или по выбранным подразделениям — всем допсоглашения в 1 действие.

Поменялись праздничные дни — в один клик можно переформировать все графики.

Приказ на изменение графика работы на список в 100 работников — за 5 минут (с автоматическим контролем на необходимость оформления допсоглашения).

Новые условия СОУТ — всем, кому надо, допсоглашения с новыми условиями компенсации

Электронный кадровый документооборот

Весь кадровый документооборот в ALFA HR — в электронном виде. Система автоматически сформирует документы по преднастроенным шаблонам, подставит нужную информацию и предложит заполнить недостающие поля.

Согласование проходит быстро, в параллельном режиме, с должным уровнем подтверждения. Данные из утвержденного документа автоматическое отражаются во всех связанных объектах

Учет стажа

Для учета стажа в ALFA HR реализована сквозная цепочка от первичных документов до отчетности.

Цифровая HR-модель содержит информацию об условиях труда и обо всех типах стажа, которые необходимо учитывать (общий, непрерывный, выслуга лет, страховой, северный, особые виды стажа для соц. программ и т.д.). При приёме и перемещении сотрудника система понимает, какие условия труда и виды стажа на новом месте.

Есть отдельный механизм для учета льготного стажа. Расчет стажа выполняется по кадровым данным и информации о фактическом нахождении во вредных условиях труда.

Все виды стажа вычисляются автоматически — кадровику не нужно ничего самому высчитывать.

Данные персонифицированного учета идут на расчет зарплаты и формирование отчетности. Выплаченная зарплата и отчетность всегда соответствуют данным персучета

Планирование потребности в персонале

WFM получает данные о рабочей нагрузке и превращает их в потребность в людях. Для этого взаимодействует с производственными системами: например, MES — в производстве, МИС — в медицине, WMS — в логистическом центре.

Для каждой отрасли — своя модель расчета. Модель для медицины знает, как превратить пациентопоток в потребность во врачах, модель для производства — сколько рабочих каких специальностей и с какой квалификацией требуется для выполнения производственной программы.

Система обновляет данные с учетом текущей ситуации и показывает, кто нужен завтра или через год. Сравнивает количественный и качественный состав работников с тем, что есть, и показывает не только саму потребность в персонале, но и как она закрывается

Планирование расписаний работы

WFM-система оптимизирует графики работы основного и подменного персонала — с минимальными переработками и без переплат за сверхурочные. Составит их так, чтобы в каждый момент обеспечить нужное количество людей подходящей квалификации. По заданным правилам определит, когда и куда выводить людей и как это сделать лучше.

При составлении графиков работы ALFA HR учтет баланс рабочего времени, стоимость труда, нормы ТК, квалификацию и навыки сотрудников (и даже их предпочтения), а отпуска и отвлечения от работы распределит так, чтобы не пострадало производство.

График работы в системе отражает реальную структуру рабочего времени: начало и окончание смены, время на прием/передачу, время нахождения в пути, разные виды перерывов.

При необходимости можно в рамках одной смены разносить по времени начало рабочего дня или время обеда у разных сотрудников, например, чтобы на проходной не образовывались очереди.

При построении графиков работы ALFA HR расставляет сотрудников по рабочим пространствам. Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам, рабочих на заводе — по рабочим центрам, водителей на транспорте — по маршрутам и транспортным средствам, вахтовиков — по объектам. За это отвечают заложенные в систему эвристические алгоритмы, разные для разных задач и уровней планирования.

Чтобы графики бились с реальной ситуацией, они постоянно уточняются. Год, квартал, месяц, неделя — на каждом шаге происходит корректировка с учетом доступности людей, баланса рабочего времени, актуальных планов предприятия

Планирование отпусков

Алгоритмы составления графика отпусков в ALFA HR учитывают множество параметров. В первую очередь, это производственная потребность. Система рассчитывает минимальное количество сотрудников по подразделениям и штатным единицам, необходимое, чтобы обеспечить деятельность предприятия. Принимает во внимание предпочтения сотрудников, приоритеты, взаимозаменяемость, следит, чтобы летом работники отдыхали по очереди.

Составить график в разы труднее, когда отпуска длинные, и люди берут дни частями. Например, у вахтовиков на севере отпуск может составить 52 дня. ALFA HR запланирует отпуска так, чтобы не обнаружилось, что в пиковые месяцы людей недостаточно.

График отпусков в ALFA HR имеет визуальное представление в виде диаграммы Ганта. Поэтому его проще анализировать. Например, легко проверить, не пересекаются ли отпуска важных специалистов

Управление предпочтениями сотрудников

Системы управления персоналом могут влиять на удовлетворенность сотрудников, однако эта возможность в них недооценена. По данным исследований, удобный график играет все большую роль при выборе работодателя. А в некоторых отраслях знать предпочтения специалистов при составлении графиков — необходимость. Например, в медицине. Врачи часто работают по совместительству, в некоторые дни они заняты на другом месте работы.

ALFA HR строит расписания работы и графики отпусков с учетом предпочтений сотрудников. Работник указывает в личном кабинете, в какие дни он доступен; готов ли работать сверхурочно и в выходные, или, наоборот, дополнительные смены ему предлагать не надо; когда бы хотел пойти в отпуск.

Результат — расписания становятся точнее, возникает меньше накладок и нестыковок (например, пациент пришел, в врач не работает), соблюдается баланс между работой и личной жизнью

Оперативное управление персоналом

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание работы сотрудников. WFM в онлайн-режиме отображает происходящее, предупреждает об отклонениях от плановых графиков и предоставляет инструменты, чтобы своевременно устранить проблему (быстро перестроит графики, предложит подходящую замену, подсветит переработки или недобор до баланса).

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать корректировки и внутри дня: перераспределять задания или перебрасывать людей в течение смены туда, где больше загрузка

Учёт рабочего времени

Табель учета рабочего времени формируется автоматически. Актуальный табель доступен всегда (не только в конце месяца). Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн.

Информация по дню табеля включает в себя детальные данные для дальнейшего анализа и оплаты рабочего времени: вид явки, время начала и окончания смены, количество отработанных часов, перерывов, распределение по начислениям, аналитику и другие. Например, в течение дня могут быть разные условия оплаты.

На основе этих данных формируется точная база для расчета заработной платы. Каждому временному промежутку система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику.

Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере

Контроль требований ТК РФ и ЛНА

Обычно о нарушениях мы узнаем по факту. Например, о переработках — в момент составления табеля. ALFA HR подсвечивает узкие места еще на стадии планирования, блокирует недопустимые операции. Алгоритмы выполняют автоматическую проверку действий на соответствие федеральному, региональному, отраслевому законодательству, мониторят условия трудового договора каждого сотрудника.

Система предупредит о превышении лимита сверхурочных или о том, что у сотрудника нет необходимого допуска

Документооборот

WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления сотрудника за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая в программе есть преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий — WFM проверит нестыковки и если нет нарушений, автоматически сформирует необходимые документы.

Составление графиков работы

ALFA HR поддерживает сквозной процесс управления рабочим временем работников, начиная от составления графиков работы и оценки их стоимости до автоматического табеля и сверки со СКУД.

Графики в системе предназначены для организации рабочего процесса. Они отражают реальную структуру рабочего времени: начало/окончание смены, обед, специальные перерывы, время в пути и т.д. Есть специальные инструменты для проектирования и автоматической генерации графиков, контроля норм рабочего времени.

Поддерживаются графики работы любой сложности: смешанные циклы, разрывные, несколько обедов и т.д. Учитывает график отпусков, режимы работы, расходы на оплату труда и множество других параметров. Контролирует соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.)

Система оценивает баланс рабочего времени, позволяя не закладывать сверхурочные уже на этапе планирования. Например, при переработках можно ввести подменную смену.

Отклонения от графиков

Отклонения от графиков учитываются через документы, в режиме реального времени.

Для любого события есть сценарий (в базовой поставке 100+ сценариев).

При выборе сценария создается приказ или распоряжение, осуществляются проверки и контроли, после утверждения данные автоматически отражаются в табеле и в личной карточке сотрудника.

Вся история сохраняется, на любой случай есть документ-основание — формируется документальная доказательная база для ведения диалога с проверяющими органами или при трудовых спорах с сотрудниками.

Учет труда

Электронный табель учета рабочего времени ALFA HR формирует автоматически с точностью до минут. В нем учитывается всё — работа в выходные и в вечернее время, замена, отпуск, время в особых условиях труда и так далее.

По каждому дню табеля есть детальная информация. Указывается вид явки, начало и окончание смены, количество отработанных часов, перерывы, время приема/передачи смены и т.д. В течение дня могут быть разные условия оплаты и аналитики затрат.

Каждому временному промежутку программа ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику. По данным табеля учета рабочего времени рассчитывается зарплата и другие выплаты — без ошибок и с указанием основания для каждого платежа.

Фактически отработанное время, отклонения от графика и информация об отсутствиях сразу же отражается в табеле. Табель можно посмотреть не только в конце месяца, он доступен в любой момент и всегда актуален.

Вредные условия труда

Для учета работы во вредных и опасных условиях ведется отдельный табель. Он фиксирует каждый промежуток времени, когда человек работал в таких условиях. По этим данным автоматически рассчитываются льготный стаж (только за фактически отработанное время), компенсации и дополнительные страховые взносы.

По закону такой табель должен храниться 75 лет. ALFA HR хранит и табель, и информацию о том, на каком рабочем месте находился сотрудник и какие условия труда на него воздействовали.

Управление бригадами

В ALFA HR есть возможность управления бригадами.

Можно сформировать бригаду: назначить бригадира, закрепить сотрудников, указать их квалификацию и компетенции.

Для бригады можно определить уникальный порядок оплаты и разные системы оплаты для ее участников в зависимости от их роли, указать, на какие аналитики относить затраты.

Работа сотрудников в бригаде учитывается с точностью до минут. Программа отслеживает переводы из бригады в бригаду и другие изменения — все приказы, связанные с бригадной формой организации труда, есть в базовой поставке.

Состав бригады принимается во внимание при составлении графиков работы, оплате труда, распределении стоимости выполненных работ по членам бригады (алгоритмы учитывают КТУ и количество отработанных часов), в учете рабочего времени.

В онлайн-режиме система показывает, укомплектована бригада или нет. Можно выбрать любую дату и посмотреть, кто работал в бригаде, кто был бригадиром, какими были аналитические признаки

Интеграция со СКУД

ALFA HR может вести учет фактического времени нахождения на рабочем месте через интеграцию с системой контроля и управления доступом (СКУД).

Во-первых, СКУД понимает, когда у работника начинается рабочее время, когда заканчивается. И вообще, есть у него смена ли нет.

Во-вторых — на основе данных, полученных со СКУД, формируется первичный табель учета рабочего времени. Система сравнивает его данные с плановым табельным журналом, составленным в ALFA HR на основании графиков работы и документов по отклонениям (приказов о работе вне графика, отпусках, командировках и пр.).

Ситуации разные. Например, человек вышел по приказу в выходной на полный день, а по данным СКУД был на работе всего 2 часа. Или: смена у человека 8 часов — с 09:00 до 18:00, а он пришел в 8:30 и ушел в 17:30. Те же 8 часов, но по факту его не было на рабочем месте с 17:30 до 18:00.

В любом случае, появляется информация для анализа. По отклонениям принимаются решения, включить их в итоговый табель или проигнорировать

В ALFA HR решаются все задачи, свойственные промышленным предприятиям с вредными/опасными условиями труда. Охрана труда встроена в HR-процессы: кадровое администрирование, организацию труда, расчет зарплаты, обучение и аттестацию и т.д. Система автоматически контролирует соблюдение всех требований.

Казалось бы, охрана труда — отдельный процесс. Не имеет никакого отношения в кадровой работе. Но на предприятиях с вредностями такое разделение может вызвать массу трудностей.

Например, условия труда связаны с льготами и компенсациями, а это влияет на расчет зарплаты и льготный стаж. В табеле надо проставлять время во вредных условиях. Медосмотры должны учитываться при планировании графиков работы. И так далее

Специальная оценка условий труда

СОУТ — масштабная и трудоемкая операция, результаты которой надо корректно использовать в дальнейшем.

Возьмем предприятие: 1000 рабочих мест, на каждом — не один, а несколько сотрудников. Провели спецоценку, по результатам которой поменялись условия труда или факторы. Надо понять, где поменялись, а где нет. Если есть изменения, нужно допсоглашение, нет — не нужно. Это большие затраты на администрирование, ошибки и потеря информации.

ALFA HR готовит списки рабочих мест для спецоценки и загружает результаты. Положенные компенсации и льготы однозначно прописываются в документах. Допсоглашения формируются автоматом

Льготы и компенсации

Система знает, кому и что положено, подтягивает данные при формировании трудового договора, отражает в табеле и учитывает при расчете зарплаты, налогов и страховых взносов — не надо тратить время на ввод данных, считать, сколько часов нужно оплатить за условия труда и по какому проценту. И никаких штрафов за некорректное начисление дополнительных взносов

Медосмотры, инструктажи и обязательное обучение

Отдел кадров не имеет права допускать до работы без медосмотра, если он обязательный. Табельщики должны внести медосмотр в табель, расчетчики — учесть при расчете заработной платы. Похожая ситуация с инструктажами и обязательным обучением.

В ALFA HR все это делается автоматически. Система хранит требования к медосмотрам и по рабочему месту, и по человеку (если у него, например, профзаболевание). Зная периодичность, составляет график прохождения медосмотров, учитывает при этом плановые отсутствия и потребности производства. Например, если производство непрерывное, то медосмотр сотрудника поставит на выходной день.

Медосмотры и инструктажи попадают в табель из графиков и приказов. Оплата считается автоматом. При переводах система проверяет, есть ли допуска, пройден ли медосмотр и инструктаж.

Такая автоматизация охраны труда снимает нагрузку со специалистов, исключает ошибки, а самое главное, повышает безопасность труда на предприятии

ALFA HR помогает находить людей, которые лучше всего подходят для вашей организации, развивать нужные бизнесу навыки и умения, планировать карьерный рост и повышать результативность работы с помощью системы управления по целям (KPI). Встроенные инструменты помогают повышать производительность и заинтересованность сотрудников, быстро закрывать вакансии и выплачивать справедливые вознаграждения.

С помощью программы можно увидеть адекватную картину персонала вашей организации, выявить потенциал каждого сотрудника и составить индивидуальный план развития

Модель компетенций

Чтобы иметь персонал, релевантный задачам бизнеса, надо чётко понимать, что каждый сотрудник должен уметь делать, какими знаниями, умениями и навыками обладать. В ALFA HR стратегия развития кадрового потенциала основана на цифровой модели компетенций.

Модель компетенций у нас шире, чем обычно принято — это всё, что нужно для выполнения работы: навыки, умения, квалификация, допуска, медицинские требования. Модель компетенций используется везде: в подборе персонала, обучении, оценке и планировании карьерного роста. Все процессы связаны. Все мероприятия подчинены задачам бизнеса

Рекрутинг

Рекрутинг в ALFA HR — это сквозной процесс от планирования подбора персонала и создания заявок до формирования оффера и закрытия вакансии.

Заявки создаются на основании профиля должности (вспомним про модель компетенций) и трансформируются в вакансии.

По данным планового штатного расписания система строит план подбора персонала и формирует график закрытия вакансий.

Сначала на вакантные позиции программа предлагает сотрудников, которые уже работают в компании и соответствуют профилю должности. Внутренний подбор персонала экономит время, деньги и ресурсы, работает на мотивацию сотрудников, способствуя их продвижению по карьерной лестнице.

В случае с внешним кандидатами ALFA HR собирает полученные отклики и сохраняет их в единой базе кандидатов (для корпораций база тоже единая). История контактов с соискателями сохраняется. И если кандидат не прошел по здоровью в одно юрлицо компании, то при попытке устроиться в другое на него не будут зря тратить время.

Подбор происходит по сценарию-воронке. Есть типовые воронки подбора, которые говорят, какие этапы должен пройти человек, чтобы из кандидата стать сотрудником. Каждый этап может быть связан с задачей в CRM, выполняется задача — происходит движение в воронке.

Процесс подбора становится прозрачным — можно отслеживать прогресс по вакансии, видно, кто какое решение принял, понятно, почему отказали. Все участники подбора работают согласованно — и эйчар, и руководитель, и служба безопасности. Растет качество подбора, ведь требования формализованы и получены из одного источника

Эффективность и оценка

ALFA HR помогает увязать цели сотрудников со стратегией компании.

Вы можете создать цель на уровне департамента или корпорации, разложить её на дерево из более конкретных подцелей, привязать шкалы KPI и определить ответственных, таким образом запустив вектор преобразований.

Используя гибкий механизм централизованной постановки целей, можно назначать KPI как напрямую, так и через создание любых комбинаций из сотрудников и штатных единиц.

Сбор фактических показателей KPI и расчет вознаграждений происходит автоматически. Система чётко прослеживает связь: цель >> результат >> личный вклад >> вознаграждение. Руководители, анализируя результаты, понимают, с кем и над чем надо работать, а сотрудники получают обратную связь о своих действиях. Наряду с оценкой результатов ALFA HR поддерживает и другие методы оценки персонала. Оценка компетенций сравнивает качества сотрудника с идеальными параметрами занимаемой или перспективной должности, показывает, куда он может двигаться по карьерной лестнице и как выстроить его обучение.

Метод «360 градусов» предполагает оценку сотрудника со всех сторон — самим сотрудником, руководством, коллегами и подчиненными. Результаты оценки можно посмотреть в виде отчетов и графиков

Управление карьерой и развитием

ALFA HR помогает выявить самых талантливых и эффективных, выстроить их карьеру и развитие. Результат — качественные кадры на ключевых позициях.

Управление развитием сотрудников начинается с их появления в компании. Вы можете использовать типовые программы ввода в должность, назначать наставников и контролировать процесс адаптации сотрудника на новом месте. Дальнейшее развитие и продвижение связано с оценкой результатов и компетенций сотрудника.

Система позволяет создавать внешний и внутренний кадровый резерв на ключевые должности, формируя стратегический и тактический пул кандидатов. Когда принципы формирования кадрового резерва и критерии отбора преемников закреплены на уровне информационной системы, перспективы карьерного роста становятся понятными и прозрачными.

По результатам оценки персонала система предлагает рекомендации по развитию. Целевые планы развития служат основой для планирования обучения и ускоряют профессиональный и карьерный рост.

Управление обучением

ALFA HR согласует функции обучения и управления карьерой, а сквозное использование единой модели компетенций позволяет выявить пробелы в компетенциях работников и планировать обучение в соответствии с планами развития необходимых для предприятия знаний, навыков и умений.

Система соберет потребность в обучении по всем видам и направлениям. Учтет планы развития и карьерного роста, программы адаптации сотрудников и не забудет про обязательное обучение по закону. Вам будет проще спланировать и провести обучение: бюджет, исполнителей, программу, участников.

Чёткое понимание, кого, где и чему учить, в какие сроки и за какие деньги, помогает получить максимум пользы от обучения на каждый вложенный рубль.

Управление оплатой труда

Чем сложнее система выплат, чем больше персонала, тем сложнее выстроить систему оплаты труда в компании. C ALFA HR моделировать и оптимизировать систему вознаграждений в разы проще. Можно создавать и сравнивать разные варианты, менять параметры по видам компенсаций и категориям персонала. Система рассчитает ФОТ и покажет список штатных единиц и сотрудников, подпадающих под изменения.

Программа поддерживает любую структуру оплаты труда. Вы можете варьировать оплату в зависимости от направления деятельности, географического положения, условий работы структурных подразделений.

Проигрывая различные сценарии «что, если?”, вы будете сразу понимать их финансовые последствия. Результаты расчетов доступны для просмотра и анализа на стадии проекта, без изменения действующего штатного расписания и расчета зарплаты.

Выбранный вариант ALFA HR отразит в штатном расписании и автоматически создаст необходимые документы. Например, допсоглашения на изменение оплаты труда на все предприятие

Вознаграждения и мотивация

Внедрение принципа «оплата за результат» содействует повышению мотивации 
и удержанию ценных специалистов. ALFA HR помогает увязать оплату труда 
с реальными бизнес-результатами, определить, кто действительно высокоэффективен, и премировать людей по заслугам. Вы получаете возможность выстроить систему премирования, 
увязанную с целями: индивидуальными, 
по бригаде, подразделению, предприятию.

Программа совершенствует и упрощает планирование вознаграждений. По каждому виду вознаграждения можно провести предварительные расчеты и проанализировать несколько вариантов. ALFA HR повышает точность составления бюджета и обеспечивает прозрачность для управления премированием.

При расчете система автоматически выбирает сотрудников по заданным условиям. Поддерживаются расчеты по любым показателям 
(процент премии, персональный коэффициент, 
сумма к распределению и т.д.)

Выбранный вариант проходит в системе согласование и включается в расчет зарплаты. Распорядительная 
документация (приказы о премировании и пр.) также формируется автоматически.

HR-бюджет

Формируйте обоснованный HR-бюджет и контролируйте его исполнение в онлайне. ALFA HR помогает выстроить взаимоувязанную систему бюджетов: общий HR-бюджет, по оплате труда, по обучению и развитию, компенсациям и льготам, подбору персонала. Они опираются на твердые данные, полученные из ALFA HR, и собираются автоматически по настроенным правилам.

Нужны разные варианты бюджета? Есть возможность моделировать различные сценарии, например, оптимистический и консервативный. Все варианты и история изменений сохраняются.

Важно не только составить бюджет на персонал, но и контролировать лимиты по статьям. ALFA HR контролирует бюджет на персонал в онлайн-режиме. Например, на сверхурочные, премии, рацпредложения, матпомощь можно задать ограничения, и программа будет предупреждать об их превышении. Отклонения факта от плана также видны в реальном времени

Профилирование должностей

Профиль должности в ALFA HR — не только полноценный инструмент организационно-функционального проектирования, но и основа умных HR-процессов. Используется везде: в описании позиции штатного расписания, при проверке компетенций сотрудника, планировании обучения и развития, подборе кандидатов, в охране труда, при создании кадрового резерва и формировании должностных инструкций.

Хранит не только требования и функции, но и множество дополнительных параметров: необходимый стаж, допуска и разрешения, с кем сотрудник может взаимодействовать и по каким вопросам, требования по медицине и т.д.

Используя профстандарты, вы сможете создавать библиотеки корпоративных и типовых профилей, адаптируя их к локальным потребностям. Информация об источнике и внесенных изменениях сохранится в системе.

Появляется возможность контролировать стандарты в дочерних подразделениях, отслеживать дублирование функций. Библиотека профилей должности становится базой для всех остальных процессов. Например, когда руководитель делает заявку на изменение штатного расписания, указывается как раз профиль должности.

Кроме того, на основе профиля должности автоматически формируются должностные инструкции, поэтому они всегда актуальные. Изменились требования — обновились инструкции. Ситуации, когда в профиле должности одно, а с работником в должностной инструкции подписали что-то другое, просто не возникают.

Определив профили должностных позиций, необходимые для реализации вашей стратегии, вы сможете оценить пробелы в компетенциях, в том числе на перспективу, и устранить связанные с этим риски

Управление организационной структурой

Управление организационной структурой — одно из звеньев управления бизнесом. Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто подстраиваться под изменения.

ALFA HR помогает выстроить целостный процесс: от проекта до реализации изменений оргструктуры и штатного расписания.

Система помогает определить, какие позиции нужны в оргструктуре, какие навыки нужны на каждой позиции, кто кому подчиняется, кто с кем взаимодействует.

Взяв за основу действующую структуру, можно добавить или убрать подразделения или должностные позиции, изменить их параметры и посмотреть, что получается. ALFA HR отследит результат, оповестит об отклонениях от норм управляемости, проконтролирует численность и ФОТ, сравнит на соответствие типовым структурам.

Вы сможете устранить лишние структурные звенья, оптимизировать численность персонала, моделировать состав работников в разрезе навыков и компетенций, — и на выходе получить оргструктуру и штатное расписание, полностью соответствующее целям организации.

После согласования выбранный вариант можно в два клика ввести в действие — все необходимые документы будут подготовлены автоматически

Планирование численности персонала

Расчет численности работников в ALFA HR — неотъемлемая часть организационного дизайна, участвует в создании плановых проектов.

На основании данных о плановой рабочей нагрузке (полученной, например, из производственной программы) система определяет потребность в персонале на любой выбранный период по видам работ, профессиям и разрядам. Учитываются сезонность и пиковые нагрузки. Для разных отраслей — разные модели расчета.

На следующем шаге исходя из потребности в персонале, режимов работы, коэффициентов невыходов, плановых коэффициентов выполнения норм и других параметров производится расчет необходимой численности персонала. Алгоритмы расчета зависят от вида деятельности работников