Что такое умные HR-сценарии?

Для любого события в ALFA HR есть сценарии действий. Объясним, что такое сценарий, и как он работает, на примере оформления отпуска.

Без хорошей программы сценарий реализовывает человек. Этот сценарий сидит у него в голове. По сути, это правильный порядок действий, которые нужно произвести, чтобы что-либо произошло. Например, чтобы человек ушел в отпуск.

Ему нужно написать заявление, подписать у начальника, потом у другого, отнести в отдел кадров. В отделе кадров люди должны сверить дату отпуска со своими бумажками. И может получиться так, что отпуск-то и не получится взять. Даты заняты, или мало людей на это время. Андрей Петрович, выберите плиз новую дату. И все по новой.

Но сейчас за вас будет трудиться машина. Она знает доступные даты, знает, кто уже заявился на отдых, знает потребность в труде, чтоб производство не просело, — до того, как сотрудник написал заявление.

Как всё происходит в ALFA HR? Вы выбираете подходящий сценарий — и запускаются процессы, рождаются документы, проходят согласования. Система оповещает, проверяет нестыковки и контролирует, всё ли правильно, сама разносит информацию в нужные документы.

В нашем случае в выпадающем списке сценариев выбираем пункт «Отпуск». И ALFA HR начинает составлять график отпусков: такой, чтобы и на производстве людей хватало, и предпочтения Андрея Петровича были не забыты.

А потом заранее напомнит ему, что пора написать заявление, создаст проект приказа на отпуск, и после согласования проставит дни отпуска в табеле и рассчитает отпускные.

Работать становится намного проще. Кадровик не боится ошибиться — упустить важную информацию или нарушить Трудовой кодекс. Сотрудник знает всё про свой отпуск, табельщику не нужно проставлять «О» в табеле, а бухгалтер уверен, что отпускные рассчитаны правильно и выплачены вовремя.

Сценарий оформления отпуска

Работник выбирает даты отпуска в личном кабинете

Количество дней отпуска в будущем году считаем с разбивкой по видам отпусков (остаток на 1-е января + положенные дни ежегодного отпуска + положенные дни дополнительного)

Ежемесячную потребность в кадрах на год по структурным подразделениям рассчитываем, не забывая про потребность производства/сезонность

Формируем первичный график отпусков подразделения (учитываем ежемесячную потребность производства (п.3), предпочтения сотрудников и количество дней (см.п.1-2). Помним про 14 дней/льготы отдельных категорий сотрудников/доп. условия конкретных предприятий

Печатается Форма Т-7 и утверждается с сотрудниками (до 17 декабря года, предшествующего году, на который составляется график). Утвержденный график рассылается сотрудникам и их руководителям

Напоминание написать заявление на отпуск или его перенос приходит в личный кабинет сотрудника (не позднее чем за 14-21 день до начала отпуска)

Сотрудник оформляет заявление на отпуск либо загружает скан в личном кабинете и направляет его на согласование (сперва руководителю, далее по цепочке в предприятии. Например, в управление по персоналу)

Проект приказа на отпуск создаётся за 14 дней до начала отпуска. ALFA HR сама подставляет все необходимые данные

Согласование и утверждение проекта приказа проходит по заложенным в систему маршрутам, а после подписания и отражения в системе — направляется работнику и руководителю на ознакомление и информирование (в личный кабинет или в почту)

Приказ об отпуске отражается в табеле

Рассчитываем отпускные на основе данных приказа/табеля. Формируется записка-расчет. Сотрудник видит информацию в личном кабинете