Чем крупнее компания, тем больше и разнообразнее поток операций и документов, больше влияние человеческого фактора, труднее проконтролировать правильность действий и соблюдение законодательства.
Тысячи трудочасов тратятся на рутинные действия, которые могут быть заменены алгоритмами. Плохая координация участников, ошибки, неверные решения — ручные процессы обходятся слишком дорого.
ALFA HR делает HR-процессы простыми, быстрыми и сквозными. Все построено так, чтобы специалисты тратили как можно меньше времени и не делали того, что может сделать машина.
Прием и увольнение, отпуск и командировка, перевод сотрудника и сверхурочные работы, изменение системы оплаты, обучение — для каждого события в кадровом процессе есть шаблоны документов и сценарии действий.
Как работает сценарий
Сценарий — это правильный порядок действий, которые нужно произвести, чтобы что-то произошло. Например, чтобы человека приняли на работу. Без программы сценарии реализовывают люди. Они знают, какие документы положено оформить, как это сделать по закону, кому отправить на согласование и куда внести запись.
ALFA HR хранит эти сведения в сценариях. Подобно специалисту она знает, как должны проходить процессы: что за чем следует, что с чем связано, кто должен подписать, какая должна быть печатная форма. Программа ведет пользователя, подсказывает, что от него нужно, а что может, делает сама. Всю рутину и контрольные функции ALFA HR берет на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий — и запускаются процессы, вовлекаются другие участники, формируются документы, направляются оповещения.
Люди не тратят время на повторный ввод, сверку и перенос информации, исчезает «человеческий фактор». Тот, кто инициирует процесс, может не беспокоиться о том, что забудет оформить обязательный документ или нарушит законодательство.
Сценарии уже прописаны в системе, есть шаблоны документов и печатные формы. И процессы, и шаблоны документов, и контрольные механизмы можно легко адаптировать «под себя».
Поддерживает процессы от планирования до завершения
ALFA HR не просто переводит приказы в цифру или фиксирует результаты — она поддерживает все этапы: от планирования до ввода в действие. Процессы начинаются и заканчиваются в системе. К примеру, управление премированием — это планирование и предварительный расчет выплат, согласование выбранного варианта, автоматическое создание приказов, начисления. А не так, что приносят утвержденный список с суммами, который заносится к расчету.
Согласует действия участников
В процессах управления персоналом задействованы не только эйчары, участников много. Это менеджеры разного уровня, бухгалтерия, ОТиЗ, линейные руководители, специалисты по охране труда и так далее. Но часто они живут в разных мирах.
Взять хотя бы планы. ОТиЗ строит графики работы, HR-служба планирует отпуска, у охраны труда есть свои планы по медосмотрам, отдел обучения свои планы составляет. Каждый не в курсе того, что делает сосед. А потом возникают нестыковки.
ALFA HR связывает процессы, строит из них единую цепочку. Синхронизирует и планы, и действия.
Вот так, например, происходит перевод сотрудника. ALFA HR создает проект приказа о переводе, отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора, пройденные аттестации и медосмотры — условиям труда. Если нет, предложит оформить допсоглашение и запланирует обучение и медосмотр. Дополнительные отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым местом. Кадровики, служба ОТиПБ, C&B, расчетный отдел работают с одной и той же информацией, все процессы связаны.
Кстати, система понимает, какие условия оплаты, условия труда и виды стажа на штатной единице и рабочем месте. Приняли или переместили сотрудника — ALFA HR будет автоматом считать ему премии и надбавки, вести учет стажа, предоставлять дополнительный отпуск — те, которые положены. Допустим, на новом месте вредные условия труда — пойдет учет вредного стажа, надбавка за секретность — попадет в расчет зарплаты.
Обеспечивает compliance
Система полностью контролирует соблюдение и законодательства, и корпоративных регламентов. Закрепление за графиками, переводы, допсоглашения, возможность работы во вредных условиях, отпуска, командировки, аттестация персонала — каждый документ по персоналу проходит проверку на соответствие ТК РФ и ЛНА. Как в примере выше.
Делает массовые операции в 2 клика
В компаниях, где трудятся тысячи сотрудников, идет постоянный поток документов. Зачастую приходится массово проводить однотипные операции. ALFA HR устроена так, чтобы было удобно работать с большим штатом. Это касается и массовых операций.
Снова обратимся к примерам:
По штатной единице изменился режим работы— система автоматически сформирует всем работникам проекты допсоглашений.
Проводим индексацию по всему предприятию или по выбранным подразделениям — всем допсоглашения в 1 действие.
Поменялись праздничные дни — в один клик можно переформировать все графики.
Приказ на изменение графика работы на список в 100 работников — за 5 минут (с автоматическим контролем на необходимость оформления допсоглашения).
Новые условия СОУТ — всем, кому надо, допсоглашения с новыми условиями компенсации.
Резюме
ALFA HR — инструмент, который поможет:
Повысить скорость и качество процессов управления персоналом
Снизить трудозатраты на кадровое администрирование на 50-70%
Унифицировать функции типовых должностей и снизить влияние человеческого фактора
Перейти к безбумажному документообороту
