Главная / Блог / Как сделать процессы простыми, быстрыми и сквозными

Как сделать процессы простыми, быстрыми и сквозными

Теги: ПопулярноеWFMКДП

Чем крупнее компания, тем больше и разнообразнее поток операций и документов, больше влияние человеческого фактора, труднее проконтролировать правильность действий и соблюдение законодательства.

Тысячи трудочасов уходят на рутинные действия, которые могут быть заменены алгоритмами. Плохая координация участников, ошибки, неверные решения — ручные процессы обходятся слишком дорого.

ALFA HR делает HR-процессы простыми, быстрыми и сквозными. Все построено так, чтобы специалисты тратили как можно меньше времени и не делали того, что может сделать машина.

Прием и увольнение, отпуск и командировка, перевод сотрудника и сверхурочные работы, изменение системы оплаты, обучение — для каждого события в кадровом процессе есть шаблоны документов и сценарии действий.

Как работает сценарий

Сценарий — это правильный порядок действий, которые нужно произвести, чтобы что-то произошло. Например, чтобы человека приняли на работу. Без программы сценарии реализовывают люди. Они знают, какие документы положено оформить, как это сделать по закону, кому отправить на согласование и куда внести запись.

ALFA HR хранит эти сведения в сценариях. Подобно специалисту она знает, как должны проходить процессы: что за чем следует, что с чем связано, кто должен подписать, какая должна быть печатная форма. Программа ведет пользователя, подсказывает, что от него нужно, а что может, делает сама. Всю рутину и контрольные функции ALFA HR берет на себя. Пользователь выбирает нужный сценарий — и запускаются процессы, вовлекаются другие участники, формируются документы, направляются оповещения.

Люди не тратят время на повторный ввод, сверку и перенос информации, исчезает «человеческий фактор». Тот, кто инициирует процесс, может не беспокоиться о том, что забудет оформить обязательный документ или нарушит законодательство.

Сценарии уже прописаны в системе, есть шаблоны документов и печатные формы. И процессы, и шаблоны документов, и контрольные механизмы можно легко адаптировать «под себя».

Поддерживает процессы от планирования до завершения

ALFA HR не просто переводит приказы в цифру или фиксирует результаты — она поддерживает все этапы: от планирования до ввода в действие. Процессы начинаются и заканчиваются в системе. К примеру, управление премированием — это планирование и предварительный расчет выплат, согласование выбранного варианта, автоматическое создание приказов, начисления. А не так, что приносят утвержденный список с суммами, который заносится к расчету.

Согласует действия участников

В процессах управления персоналом задействованы не только эйчары, участников много. Это менеджеры разного уровня, бухгалтерия, ОТиЗ, линейные руководители, специалисты по охране труда и так далее. Но часто они живут в разных мирах.

Взять хотя бы планы. ОТиЗ строит графики работы, HR-служба планирует отпуска, у охраны труда есть свои планы по медосмотрам, отдел обучения свои планы составляет. Каждый не в курсе того, что делает сосед. А потом возникают нестыковки.

ALFA HR связывает процессы, строит из них единую цепочку. Синхронизирует и планы, и действия.

Вот так, например, происходит перевод сотрудника. ALFA HR создает проект приказа о переводе, отслеживает, соответствуют ли режим работы и условия труда условиям трудового договора, пройденные аттестации и медосмотры — условиям труда. Если нет, предложит оформить допсоглашение и запланирует обучение и медосмотр. Дополнительные отпуска, доплаты и компенсации также автоматически будут рассчитаны в соответствии с новым местом. Кадровики, служба ОТиПБ, C&B, расчетный отдел работают с одной и той же информацией, все процессы связаны.

Кстати, система понимает, какие условия оплаты, условия труда и виды стажа на штатной единице и рабочем месте. Приняли или переместили сотрудника — ALFA HR будет автоматом считать ему премии и надбавки, вести учет стажа, предоставлять дополнительный отпуск — те, которые положены. Допустим, на новом месте вредные условия труда — пойдет учет вредного стажа, надбавка за секретность — попадет в расчет зарплаты.

Обеспечивает compliance

Система полностью контролирует соблюдение и законодательства, и корпоративных регламентов. Закрепление за графиками, переводы, допсоглашения, возможность работы во вредных условиях, отпуска, командировки, аттестация персонала — каждый документ по персоналу проходит проверку на соответствие ТК РФ и ЛНА. Как в примере выше.

Делает массовые операции в 2 клика

В компаниях, где трудятся тысячи сотрудников, идет постоянный поток документов. Зачастую приходится массово проводить однотипные операции. ALFA HR устроена так, чтобы было удобно работать с большим штатом. Это касается и массовых операций.

Снова обратимся к примерам:

По штатной единице изменился режим работы— система автоматически сформирует всем работникам проекты допсоглашений.

Проводим индексацию по всему предприятию или по выбранным подразделениям — всем допсоглашения в 1 действие.

Поменялись праздничные дни — в один клик можно переформировать все графики.

Приказ на изменение графика работы на список в 100 работников — за 5 минут (с автоматическим контролем на необходимость оформления допсоглашения).

Новые условия СОУТ — всем, кому надо, допсоглашения с новыми условиями компенсации.

Резюме

ALFA HR — инструмент, который поможет:

Повысить скорость и качество процессов управления персоналом

Снизить трудозатраты на кадровое администрирование на 50-70%

Унифицировать функции типовых должностей и снизить влияние человеческого фактора

Перейти к безбумажному документообороту

Изучите решение, о котором рассказано в статье

Другие публикации

Как ALFA HR помогает оптимизировать облик компании

Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто проводить изменения во всех структурных единицах

При постоянных графиках тоже нужна WFM

Считается, что WFM нужны тем, у кого плавающая потребность в персонале, а в промышленности такие системы ни к чему. Так ли это? Давайте разбираться

Как ALFA HR помогает сделать мотивацию управляемой

Мотивированные кадры решают все. Эффективная система вознаграждений помогает повысить мотивацию сотрудников и удерживать лучших
Блог

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ВЕБ-САЙТА

1. Общие положения
1.1. Настоящая политика обработки персональных данных посетителей сайта (далее – Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности и защиты персональных данных, предпринимаемые ЗАО «Компания Информконтакт» (далее – Оператор).
1.2. Целью настоящей Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.3. Нажатие кнопки подтверждения согласия в окне формы обратной связи означает безоговорочное согласие посетителей веб-сайта https://alfahrms.ru с условиями и правилами настоящей Политики Оператора.

2. Основные понятия
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому (субъекту персональных данных); 2.2. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
2.3. Оператор – ЗАО «Компания Информконтакт», самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

Субъект персональных данных – любой посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.

2.4. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
2.5. Веб-сайт – совокупность средств и информации, текстов, графических элементов, дизайна, изображений, фото- и видеоматериалов, иных результатов интеллектуальной деятельности, а также программ для ЭВМ, предназначенных для публикации в сети интернет по сетевому адресу https://alfahrms.ru и отображаемой в определенной текстовой, графической или звуковой формах, объединенных под уникальным электронным адресом;
2.6. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий, и технических средств;
2.7. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
2.8. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизацию;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передачу (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных;

2.9. Пользователь – посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.
2.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.11. Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц; 2.12. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные Посетителя/Пользователя веб-сайтов
3.1. Имя;
3.2. Номер телефона;
3.3. Электронный адрес;
3.4. Название Компании;
3.5. Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях в т.ч. файлов «cookie» с помощью сервисов интернет-статистики Яндекс Метрика и Гугл Аналитика и других.

4. Цели обработки персональных данных
4.1. Цель обработки персональных данных Пользователя — получение Пользователем презентации интересующего ИТ продукта посредством отправки электронных писем; получение писем от заинтересованных сторон через форму обратной связи. Также персональные данные посетителей веб-сайтов обрабатываются ЗАО «Компания Информконтакт» в следующих целях:

  • Организации и проведения маркетинговых и/или рекламных акций, исследований, опросов;
  • Продвижение услуг и/или ИТ продуктов;
  • Для обработки вопросов, жалоб и предложений от посетителей веб-сайта, информирования посетителе веб-сайта о услугах и/или ИТ продуктах с помощью различных средств связи, включая, но не ограничиваясь: по телефону с использованием специальных программ обмена сообщений, по электронной почте, почтовой рассылке, через форму обратной связи на веб-сайтах, и иными не запрещенными способами в иных законных целях.

4.2. Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты post@alfasystem.ru с пометкой «Отказ от уведомлений о новых ИТ продуктах и услугах и специальных предложениях».
4.3. Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на веб-сайте, улучшения качества веб-сайта и его содержания.

5. Правовые основания обработки персональных данных

5.1. Политика разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и обработка персональных данных основана на следующих нормативных правовых актах:

  • Конституции Российской Федерации;
  • Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 №21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 №996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
  • Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

5.2. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальную форму, расположенной на веб-сайте https://alfahrms.ru. Заполняя соответствующую форму и/или отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие с данной Политикой.
5.3. Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript).

6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных данных

Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Законом «О персональных данных».

6.1. Обработка персональных данных Оператором ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.
6.2. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц.
6.3. Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
6.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
6.5. Срок обработки персональных данных является неограниченным. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Пользователь может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора post@alfasystem.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных.
7.2. Настоящая Политика является внутренним документом ЗАО «Компания Информконтакт», и подлежит размещению на веб-сайтах.
7.3. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены ее новой версией/редакцией.

Принять