Принцип PLAN FIRST

“ALFA-принципы” управления любыми ресурсами

25 лет мы создаем информационные системы для автоматизации производственных процессов. Мы делали проекты в машиностроении, энергетике, добыче сырья, сфере услуг, торговли и в логистике.

Постепенно мы стали замечать, что в абсолютно разных сферах бизнеса встречаются типовые проблемы, которые мешают автоматизированным системам управления хорошо справляться с управлением ресурсами.

Мы выработали для себя и наших клиентов набор принципов, которые позволяют избегать типовых ошибок во внедрении такого класса систем.

Эти принципы опираются на годы практики. В этой статье затронем три главных мысли:

Planning First — управление опирается на планирование. Нельзя управлять процессом, не зная желаемого результата. Тем более если процесс требует корректировок “в бою”.

Лучшие данные — данные, собранные в одной базе. Самое лучшее планирование разбивается о противоречивость данных.

Все процессы, которые можно автоматизировать — нужно автоматизировать. Экономит время, устраняет ошибки.

Мы руководствовались этими принципами, когда создавали системы управления персоналом, мониторинга загрязнения экологии и управления производственными процессами.

Каждый раз мы видели схожий набор результатов:

Ответственные лица начинают видеть узкие места в распределении ресурсов благодаря формализации этих ресурсов в цифровом выражении.

Первоначальная оценка проектов становится точнее за счёт накопления данных прошлых проектов и автоматизации процесса планирования.

У специалистов появляется больше времени на выполнение своих задач. От административной деятельности переходим к управлению процессами.

О том, как оцифровать HR процессы, мы писали в одной из прошлых публикаций. Но автоматизация процессов — всего лишь инструмент реализации плана.

В этой публикации хотим поделиться тем, как реализуем принцип Plan First в ALFA HR. Какие инструменты использовать, чтобы реализовывать поставленные задачи и уметь оперативно управлять процессом в условиях постоянных изменений.

Инструменты планирования трудовых ресурсов

Стремясь оперативно решить производственные задачи, проще “влить” в процесс больше денег. Правда, такой подход влечет большие издержки. Например, при найме персонала вынуждает увеличивать наше предложение по заработной плате или привлекать дорогостоящих рекрутеров. Такие решения съедают КПД процесса.

Задача системы планирования — научиться управлять трудовым и денежным ресурсом бережливо. Не использовать ресурсы свыше необходимого.

ALFA HR помогает понять, кто нужен, как сейчас, так и в перспективе, заранее начинать поиск кандидатов, а главное — по максимуму использовать работающих специалистов.

Наша задача — научиться лучше распределять ресурсы. Для этого производственные потребности система переводит в формализуемый цифровой вид.

Нужно распределить пул сотрудников по рабочим местам. Учитывая ФОТ, премиальный фонд, требования ТК РФ, взаимосвязанность процесса труда. Задача решается с помощью комбинаторных инструментов: система учитывает сочетания всех элементов и размещает их оптимальным образом.

Алгоритмы планирования учитывают необходимые данные: квалификацию сотрудников, норму часов, сверхурочные, возможные отсутствия на рабочих местах (обучение, больничные, отпуска), связанные специальности, допуска к необходимым видам работ.

В автоматизированном режиме планируется расстановка по рабочим пространствам, составляются графики работы и создаются необходимые кадровые приказы.

Благодаря автоматизации расписание составляется за 1-2 часа, а не за 3-5 дней. При этом выполняется оптимальная стратегия планирования.

Например, система не даст вывести на рабочее место работника без допуска к оборудованию. При составлении расписания система предложит выводить тех, кому придётся минимально переплачивать за сверхурочные, помогает избегать простоев оборудования.

Сотрудники могут заранее понимать загрузку, принцип составления графиков, обоснованность выходов в смену.

Проектирование организационных изменений
и профилирование должностей

Классический процесс организационных изменений обладает двумя недостатками. Первый — ручное планирование. Второй — трата времени на реализацию изменений.

Особые сложности это создаёт в наше время, когда нужно быстро реагировать на изменения бизнес-среды. Массовые переводы сотрудников, одновременное согласование 1000 должностных инструкций, утверждение нескольких штатных расписаний обособленных подразделений…

Требуется оперативно конструировать варианты плановых структур, просчитывать ФОТ и премиальный фонд, заранее понимать, каких сотрудников и компетенций не хватает для производственного процесса.

Для решения этой задачи мы предусмотрели механизмы профилирования должностей и управления проектами организационных изменений.

В описании должности описаны навыки, которыми должен обладать специалист на этой должности, трудовые функции, которые он выполняет.

Благодаря созданию плановых организационных проектов мы проектируем не только формальную структуру организации, но и карту распределения компетенций в производственных процессах.

Можно создать несколько проектов нового подразделения, просчитать ФОТ и премиальный фонд, заранее понять, что не хватает сотрудников или компетенций. Понять необходимость формирования новых или устранения лишних звеньев в производственном процессе.

Система позволяет автоматизированно создавать должностные инструкции на подразделение, с гарантией того, что в каждой из них отражены данные из конкретной, а не аналогичной должности.

В два клика можно перевести 1000 человек, с автоматизированным выпуском обновлённых должностных инструкций и прочих кадровых документов для сотрудников. С учётом допусков к оборудованию и прочих требований законодательства.

Управление компетенциями

Управление компетенциями должно носить превентивный характер. Иначе возможны ситуации, когда запустить новую линию нужно через месяц, а обучать сотрудников под эту линию — полгода.

Необходимо уметь планировать и управлять компетентностным фондом так же, как ФОТ. С чётким описанием требуемых навыков и их уровня для каждой должности, учитывать наличие компетенций у каждого сотрудника.

Требования к компетенциям отражаются в профиле должности, в штатной единице, у рабочего места и сотрудника. Система сверяет данные, указывает на несоответствия и предлагать варианты решения проблемы путём запуска соответствующих HR-процессов.

Например, при составлении проекта планового штатного расписания система покажет, какие требуются списки на обучение.

Или, предположим, мы планируем закупки нового оборудования. Можем увидеть, сколько времени и денег понадобится на обучение наших сотрудников при изменении требований к допускам на рабочие места с новым оборудованием.

А при внутреннем поиске специалиста на вакантную должность система подберет сотрудников, распределив по уровню соответствия должности. Сотрудники видят план карьерного развития, понимают, что требуется для роста в должности и в оплате труда.

Проектирование C&B

Премиальный фонд лучше знать заранее. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, когда запуск нового процесса или подразделения получается дороже, чем планировалось на бумаге.

Ошибки в проектировании C&B приводят к демотивации сотрудников и возможным нарушениям законодательства.

Создать систему C&B с возможностью моделирования структуры премий и надбавок и прогнозирования расходов. С учётом требований законодательства, контролем лимита премиального фонда, грейдов и условий труда.

Система планирования премий и льгот в нашей системе умеет учитывать все виды начислений, как обязательные в зависимости от условий труда или специфики работы, так и мотивационные и социальные выплаты. Каждому рабочему месту, сотруднику или производственной задаче присвоены параметры, которые учитываются при расчётах.

Реализовано прогнозирование премиального фонда как по уже запущенным процессам, так и при открытии новых линий и подразделений. В модели прогнозирования учитываются все виды выплат, выполнение проектов, планы по предприятию, социальные выплаты и тд.

Осуществляется премирование по целям. Цели выставляются на любом уровне — от предприятия до подразделения и конкретного сотрудника, с учётом результата и личного вклада сотрудников.

В системе можно просчитать разные варианты компенсационного фонда. Можно посчитать, что в итоге обойдётся дешевле — изменить условия труда или выплачивать положенные надбавки.

При переводе на новое место работы условия труда автоматически наследуются сотрудником, занявшим это рабочее место, с оформлением всех кадровых документов.

Поддерживаются социальные программы: негосударственных пенсионных фондов, помощи в приобретении жилья, материальной помощи и т.д. Контролируется материальная помощь в пределах лимита, не облагаемого налогами.

Помимо прочего, предприятие становится лучшим работодателем. Благодаря возможности распределения соцпакета, создания кафетерия льгот, прозрачности информации о премиях. Это снижает стоимость найма и позволяет нанимать лучших сотрудников.

Выгоды

В итоге система HR-планирования позволяет:

Бережливо использовать ресурсы организации. Соотносить задачи с трудовыми ресурсами, принимать обоснованные решения в расстановке текущего персонала и в найме.

Снижает затраты на административные процессы, избавляет от риска недопонимания между подразделениями организации. Автоматизирует создание кадровых документов, препятствует нарушениям ТК РФ.

Помогает мотивировать персонал. Даёт сотрудникам лучший опыт взаимодействия с работодателем. Делает начисление премий и карьерный рост понятными для сотрудников. Как следствие, укрепляется HR-бренд организации и снижается стоимость найма работников.

Мы оптимальным образом используем трудовые ресурсы предприятия. Избегаем авралов, простоев и переработок.

Систему HR-планирования корректнее рассматривать как инвестицию в бизнес. Ведь задача системы в конечном итоге — увеличение стоимости бизнеса. За счёт выполнения производственных задач, усиления HR-бренда организации, снижения издержек на производство.