Оргдизайн

Получить презентацию

Добрый день! Смотрим сегодня OrgVision. Это инструменты для управления организационной структурой, численностью и ФОТ.

Постоянные изменения стали нормой, и тут ключевые факторы эффективности компаний — скорость проведения организационных изменений, качество планирования численности и фонда оплаты. И на работу с этими факторами как раз и направлен OrgVision, помогая быстро трансформировать организацию: подстроить под бизнес-цели структуру, позиции, людей и оплату.

Что получают пользователи:

Во-первых, точное представление о том, как устроена компания: о структурах, сотрудниках и вознаграждениях.

Во-вторых, средства моделирования изменений и оценки последствий с контролем норм управляемости и корпоративных стандартов.

Далее – инструменты планирования ФОТ.

И последнее, но не менее важное – быстрое оформление изменений. Потому что любые организационные изменения – это огромный объём документов.

Какие проблемы решает OrgVision

Организации сейчас постоянно что-то меняют: структуру, функции, оплату. Объём изменений в крупных компаниях – сотни заявок в год, на их обработку уходят тысячи часов. Появляются и преобразуются подразделения, и надо заранее понимать не просто должности, а функции специалистов и чем они будут заниматься.

При этом процессы проведения оргизменений в компаниях, как правило, разорваны. Единого источника данных тоже нет. А есть кучи файлов и версий документов – Word, Excel, Powerpoint, органиграммы в Visio.

Получается долго, трудоёмко, с ошибками и исправлениями.

Соответственно, назначение OrgVision – помочь предприятиям проводить оргизменения быстро, без ошибок и с минимальными трудозатратами.

Три основные группы пользователей

Первая – специалисты отделов организационного развития, C&B (ОТиЗ), которые занимаются управлением оргизменениями и оплатой труда в целом.

Вторая и, наверное, более многочисленная – это руководители подразделений, которые задействованы в процессе планирования структурно-штатных изменений и ФОТ.

И третья группа специалистов – те люди, на которых ложится огромный труд по документальному оформлению. Всё то, что C&B и руководители напланировали, надо же провести и быстро оформить все документы.

Начнём с C&B. Это планирование оргизменений, экспертиза, пересмотр численности и ФОТ. И каждый раз это настоящий квест. Какие варианты структуры лучше? Кому сколько платить? Какой получится ФОТ? И всё это надо организовать в нужные сроки и в нужной последовательности.

Для руководителей же головная боль – быстро всё спланировать и с первого раза защитить свой бюджет, структуру и численность. И здесь им приходится отвечать на множество сложных вопросов. Как расставить людей по позициям, как понять, какие позиции можно вводить, какие нельзя, какие правила оплаты труда допустимы и многое другое.

И наконец – специалисты, которые должны быстро проводить массовые изменения структур и оплат — оформить приказы, допсоглашения, должностные инструкции, положения о подразделениях. Всё надо корректно отработать с учётом условий труда, результатов спецоценки, правильно компенсационный пакет установить. А потом согласовать и подписать. И времени на всё, например, две недели.

Какие инструменты предоставляет OrgVision, чтобы упростить и ускорить преобразования

Прежде всего, это комплексное организационно-штатное моделирование, которое позволяет строить плановые структуры и понимать, в какие позиции и деньги это выльется.

Взяв за основу существующую структуру, например, из кадровой системы, можно моделировать изменения и сравнивать варианты, чтобы найти лучший. То есть, проигрывать сценарии «что — если» и оценивать последствия не после, а до того, как принимать решение. И при этом экономить массу рабочих часов на ручных подсчётах.

В реальной жизни компании используют разные типы структур, административными дело не ограничивается. Для организации процессов необходимо понимать, кто, кому и по каким вопросам реально подчиняется. Поэтому OrgVision поддерживает сложные схемы управления, включая функциональные, проектные структуры, кросс-функциональные команды.

Второй крупный момент – управление планированием структурно-штатных изменений в подразделениях – это планирование снизу вверх.

Система предоставляет инструменты для организации процесса от уровня руководителей: с участниками, ролями, версиями, согласованиями, сроками и ответственными.

Можно отследить, кто уже оформил оргизменения, а кто запаздывает, кто какие правки внёс. Получаем сквозной управляемый процесс. Все службы работают в одном цифровом поле, нет ручной передачи данных, никто никуда дважды информацию не вносит.

Ещё важная функция, которую берёт на себя система – контроль и комплаенс. Это экспертиза, которая выполняется автоматически на основании требований нормативных актов и законодательства.

Руководитель уже при формировании плана оргизменений видит ошибки. Например, несоответствие предложенного грейда и норм управляемости. Ему не надо ломать голову, как правильно назвать должность или подразделение.

Чтобы всё работало, нужны удобные инструменты. OrgVision предоставляет интерфейсы всем участникам процесса. Например, для визуального анализа есть органиграмма. На ней сразу можно увидеть планируемые изменения.

Ещё один удобный механизм – поддержка стандартов оргпроектирования. Они помогают типизировать подходы к построению структур и контролировать изменения.

Система понимает, какие наложены ограничения: как могут называться подразделения, какие нормы управляемости и прочие правила. И дальше эти правила контролирует.

Orgvision также поддерживает единые подходы к типизации и профилированию должностей.Можно использовать профстандарты, адаптировать их к различным подразделениям и профилям. Это важно для крупных организаций, когда бывает, что позиции вроде одинаковые, а должностные обязанности разные или дублируются функции на разных позициях.

Конечно, без этого не обойтись, когда изменения идут от подразделений.

Руководители должны встраивать свои задумки в принятые стандарты оргпроектирования – не просто придумывать новую должность, но и определять ей трудовые функции и требования к компетенциям.

Ещё одна функция – на основе профиля должности автоматически формируются должностные инструкции. Поменялся профиль должности – автоматом меняются инструкции. Получается, они всегда актуальные.

Быстро оценивайте финансовые последствия организационной трансформации

Оргпостроения без понимания, сколько это будет стоить, – деньги на ветер. Поэтому коротко про вознаграждения и планирование ФОТ.

Наряду с проектированием структур и штатного расписания мы планируем ФОТ.

Как система считает ФОТ? Конечно для этого она должна знать, как устроена в компании система оплаты труда. Какие тарифные сетки и схемы окладов допустимы, как они применяются, какие компенсационные и стимулирующие выплаты.

Почему сложно считать плановый ФОТ? Потому что информации о подразделениях, штатных единицах и окладах недостаточно. Надо понимать, какие условия труда у людей и, соответственно, какие будут компенсационные выплаты. Часто надо учитывать районные коэффициенты, ну а где-то ещё может быть северная надбавка. В общем, надо подтягивать рабочие места, охрану труда, территории.

Кроме того, всё чаще в крупных компаниях переходят на планирование по совокупному годовому или целевому месячному доходу. Люди работают в разных городах. И чтобы на сопоставимых должностях они и получали сопоставимо, скажем, в Москве и во Владивостоке, совокупный доход остаётся без изменений, меняется соотношение оклада и компенсационных выплат.

OrgVision поддерживает различные подходы к оплате труда и благодаря этому автоматически считает ФОТ.

Просто, точно и быстро воплощайте изменения в жизнь

Ну и последнее – всё, что запланировали, надо воплотить в жизнь. То есть, выпустить документы об изменении оргструктур, переводах, допсоглашения с сотрудниками. Зная, какие изменения запланированы, OrgVision может создать комплект либо документов, либо заявок на эти документы и передать их в кадровую систему.

Как OrgVision встраивается в общий ИТ-ландшафт предприятия

Из кадровой системы мы забираем текущую структуру, штатку. Проводим все изменения и возвращаем новое штатное расписание в целом по предприятию или по подразделению. Документы по плановым кадровым мероприятиям можно также отразить автоматически.

Что мы получаем? Вместо разрозненных программ – сквозной бесшовный процесс от плана до ввода в действие. С автоматическим контролем на каждом этапе, быстрым согласованием и готовыми документами.

Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто проводить изменения во всех структурных единицах.

В отсутствие цифровых инструментов на введение изменений уходит так много сил и времени, что они устаревают, не успев воплотиться в жизнь.

Для того чтобы уменьшить риски, ускорить и упростить процесс моделирования, получить выверенные результаты, как раз и предназначена ALFA HR.

Давайте посмотрим, какие возможности она дает.

Понимать, как устроена компания

Прежде чем что-то менять, надо представлять текущее состояние организации. Но чем больше компания, тем больше данных, тем легче перестать в них ориентироваться. Есть подразделение, а всем ли понятна его роль? Кто за что отвечает? А как выстроено кросс-функциональное взаимодействие?

ALFA HR помогает описывать сложные схемы управления и доводить их до людей, чтобы они понимали, как работает компания и какое место в ней они занимают. Дает точное представление о структуре организации, целях, функциях и бюджетах. Делает данные доступными и превращает их в основу для принятия взвешенных решений. Визуализация в виде органиграммы дает наглядное представление о структуре и упрощает анализ.

Управляемость

Взгляните, например, на количество уровней управления. В одних подразделениях 7, а в других 5? Возможно, где-то есть избыточные уровни иерархии, и их можно устранить.

Еще один показатель, который интересно проанализировать — количество сотрудников под началом одного руководителя. Конечно, это зависит от конкретной ситуации. Чем сложнее и разнообразнее функции, тем меньше диапазон контроля. Но все-таки, вот есть два филиала. И в том и в другом — подразделения со схожими функциями, но в одном менеджер управляет работой 7-ми человек, в другом — 15-ти. Скорее всего, работу отделов можно сделать более продуктивной.

Расходы

Чтобы оптимизировать расходы, хорошо бы знать, в чем они заключаются и из чего складываются. ALFA HR показывает расходы по подразделениям и должностным позициям. Вы сразу увидите, где расходы на верхней границе или даже выходят за рамки бюджета, и сможете проанализировать, почему.

Компетенции

Управление компетенциями — это способ влиять на качество человеческих ресурсов компании. ALFA HR показывает пробелы в навыках и умениях сотрудников, помогает определять, где дублируются функции, дает возможность контролировать стандарты в дочерних подразделениях. Есть понимание, чего и где не хватает — ясно, чему обучать, кого нанимать и кого куда передвинуть.

Быстро проводить изменения

И вот вы решили начать преобразования… Легко решить — нелегко сделать. Согласно исследованиям McKinsey успешными оказываются менее 25% проектов преобразований, почти половина выдыхаются вскоре после старта, а еще треть — просто не повышают эффективность.

Рассказываем по шагам, как ALFA HR помогает снизить риски и получить результаты, которые стоят усилий.

Выбираем курс

Стратегия и оргдизайн — две стороны одной медали, и то и другое определяет, как будет развиваться компания. От того, насколько удачно структура мапируется со стратегией, зависит и их способность достигать целей.

Пример удачной адаптации структуры под стратегию — «Сбер». Чтобы конкурировать в среде технологических компаний, в банке внедрили методы Agile. Сотрудников поделили на трайбы, каждый из которых имеет свою зону ответственности. В результате увеличили скорость принятия решений и выпуска продуктов.

Показатели эффективности обычно отражают то, как новая оргструктура влияет на собственно эффективность в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Таким образом КПЭ позволяют оценивать успехи на пути преобразований.

ALFA HR помогает на старте программы преобразований задать цели, декомпозировать их на подразделения и сотрудников, а потом параллельно проводить редизайн и отслеживать показатели.

И так по кругу, потому что «застывшие» оргструктуры не в силах обеспечить конкурентное преимущество. Ваш бизнес будет адаптироваться к изменениям, подстраивая стратегию и дизайн организации к новым условиям. С помощью ALFA HR он сможет это делать быстрее и проще.

Проверяем гипотезы

Существует так много вариантов построения структуры, что может показаться, что определить, какой из них принесет больше пользы, почти невозможно. Опираться на интуицию не получится — неудачный вариант может обойтись компании слишком дорого. Значит, надо по максимуму просчитывать последствия.

Представьте, что вам надо построить не 1-2 варианта будущей структуры, а гораздо больше, каждый из них проанализировать, понять, какие получатся численность и ФОТ, проверить, соответствуют ли новые варианты нормам управляемости и еще сравнить с текущей версией и между собой.

ALFA HR — не только удобный инструмент визуализации оргструктуры, а прежде всего — инструмент моделирования. Вы можете создавать разные сценарии «что-если», сравнивать их и выбирать лучший. Система посчитает численность, оценит затраты, проверит, соблюдаются ли нормы. А после согласования, которое проходит тут же, в системе, утвержденный проект превратится в действующий.

Все это работает в режиме реального времени — вы сразу же увидите результат изменений. Расчет каждого варианта занимает несколько минут. Экономится масса рабочих часов на ручных подсчетах, а точность прогнозов возрастает.

Пара моментов, которые мы еще не затронули.
Первое — то, что наряду с проектированием структур мы проектируем и оплату. Здесь и система грейдов, и зарплатная сетка, и КПЭ, и политики по компенсациям, и выплаты, обязательные по закону. КПЭ — это, конечно, важно, а сколько это в рублях будет?

Второе — это профилирование должностей, определение трудовых функций и компетенций. В ALFA HR профиль должности — тот стержень, на котором держатся умные HR-процессы.

Можно создавать библиотеки корпоративных и типовых профилей. Например, взять за основу профстандарты и адаптировать их к локальным потребностям. А дальше контролировать стандарты в подразделениях, отслеживать, все ли функции представлены и нет ли задвоенных.

И еще. Что вам приходит на ум, когда вы слышите «профиль должности»? Верно, подбор персонала. В ALFA HR профили задействованы и в планировании структур и функций, и в оценке компетенций, и в других областях: в обучении, подборе, охране труда.

Используя профили должности, ALFA HR автоматически создает должностные инструкции. Поменялся профиль должности — обновились инструкции. Ситуации, когда в подписанной работником должностной инструкции одно, а в профиле должности — другое, просто исключены.

Кстати, о стандартах. Вы можете типизировать не только профили должности, но и подходы к построению оргструктуры в целом: определить типы подразделений, указать, на что они декомпозируются и как могут называться, задать нормы управляемости. При проектировании структур система понимает, какие наложены ограничения, и контролирует их. Например, если норма управляемости 2-10 человек, не позволит создать отдел с численностью 15. За счет этого и людям работать проще, и качество моделей выше. А главное, поддерживаются единые стандарты управления.

Третье — можно проектировать функциональные и любые другие управленческие структуры. У вас продуктовые или проектные команды? Такие структуры тоже поддерживаются.

Воплощаем в жизнь

Изменения запланировали, осталось ввести их в действие.

Давайте посмотрим на самом простом примере, во что это выливается.
Пример такой: у нас выросло производство и увеличился объем работы — хотим из отдела сделать департамент.

Вроде бы только переименовать. Но — мы же по ТК работаем, любая реорганизация требует документального оформления. У нас появилось новое подразделение, значит, сотрудникам в трудовой книжке требуется сделать запись.

Но сначала надо понять, кого затронут изменения, с кем надо переоформить приказы о переводе и так далее. Документы надо подготовить, согласовать и ознакомить с ними сотрудников. Или вы руками это делаете, или за вас это делает система — согласитесь, есть разница.

Дальше, необходимо внести изменения в оргструктуру и штатное расписание. И опять выпустить приказ, что такие-то позиции открываем, такие-то — закрываем.

Если делаем из отдела департамент, то и грейды будут другие. Значит, меняется оплата.

Департамент стал больше, понадобился новый кабинет. Изменились рабочие места — надо проводить спецоценку. А в новом кабинете плохое освещение — это другие условия труда, возможно, другие льготы и компенсации.

Или такой нюанс. Если в подразделении есть декретницы, то его нельзя закрывать. Надо проверить, есть декретницы или нет. А когда сотрудница выйдет, сообщить об этом.

ALFA HR берет все это на себя: автоматически делает проверки; формирует приказы, допсоглашения и другие документы; определяет льготы и компенсации и так далее. Даже в таком простом случае это огромный пласт работы. А если меняется и структура, и оплата, и цели, и функции? И это перманентный процесс в сегодняшней турбулентной среде?

Резюмируем

ALFA HR — инструмент, который поможет:

Проектировать облик компании (цели, структуры, функции, деньги) с помощью быстрой проверки гипотез

Ускорить и упростить внедрение изменений — быстрее и успешнее достигать стратегических целей

Видеть, как устроена компания, и использовать данные для совершенствования системы управления

Болезни организационной структуры могут проявляться по-разному, а симптомы не всегда указывают на источник заболевания. И поскольку проблемы не проявляются как структурные, компании и не подозревают, что снижение качества услуг, низкая рентабельность или слабая мотивация персонала обусловлены ошибками оргструктуры.

Так ошибки в построении структуры порождают целую цепочку проблем и приводят к снижению эффективности команды в целом.

Об инструментах для структурирования расскажем далее, сейчас — о том, почему, оргдизайн — это важно.

Оргдизайн — процесс, а не результат

Организационная структура компании — ее «позвоночник». Бизнес-процессы и люди — «кровь». Объединить отдельные элементы в единый «организм» помогает оргдизайн. Он для того, чтобы сформировать «скелет» организации, избежать решений, которые могут принести больше вреда, чем пользы.

Дизайн организации должен быть правильным, чтобы она работала результативно, а структуры и системы внутри — согласованы со стратегиями. Тогда вратарь не будет нападать, а полузащитник стоять на воротах и компания, наконец, будет похожа на команду.

Но есть нюансы. Даже если конкретная установка была успешной в прошлом, это не значит, что она будет такой всегда. Компанию правильнее сравнить с живым организмом нежели с механизмом. Надеяться, что однажды завел механизм и он будет «тикать» годами — утопия. Меняются цели, задачи, стратегия бизнеса — в этой связи роли и функции должны корректироваться в соответствии с новыми целями.

Триггеры изменений

Есть ситуации, когда предпосылки для изменения структуры очевидны. Например, создали новый продукт или бизнес, планируете объединение с другой фирмой, переживаете период бурного роста или сокращение деятельности.

А вот когда надо поднять производительность или повысить управляемость, оптимизировать штат или ФОТ, снизить операционную нагрузку на руководителя, не сразу приходит на ум, что верхнеуровневая задача — изменить организационную структуру.

Существует три распространенных «триггера» для проектирования организации:

Что-то изменилось, как внутри, так и за пределами бизнеса. Возможно, вы купили новую технологию, или конкурент вошел на вашу территорию. Возможно, новый закон повлиял на ваш бизнес.

Вы установили новые стратегии или цели. Организация может принять решение подойти к своей работе по-другому. Например, издательство решило меньше печатать, а большую часть контента выкладывать в Интернете бесплатно, в расчете зарабатывать на рекламе. В этом случае придется установить новые цели и инициировать процесс организационного проектирования для реализации этой стратегии.

Текущий дизайн больше не работает. Бывает, что изменения накапливаются постепенно, аккумулируются, а замечаете вы их уже когда они создают необходимость реорганизации. Показателями того, что требуется аудит текущей структуры, могут быть следующие симптомы: снизились темпы производства и производительность труда, возросли затраты, увеличилось количество жалоб со стороны клиентов. Анализ, как правило, показывает, что существующая оргструктура не соответствует реальным процессам в компании: есть дублирование или пересечение функционала, нет оптимального информационно-делового обмена. К слову, проверять соответствие бизнес-процессов оргструктуре желательно не реже одного раза в год.

Моделирование оргструктуры

Увидеть узкие места и разрывы, подобрать структуру под конкретную задачу, смоделировать сами изменения и оценить их — задача нетривиальная. Она усложняется, если предприятие крупное, представлено в нескольких регионах, имеет несколько направлений деятельности.

Не у всех руководителей есть время читать Минцберга и иже с ними. А ошибки в построении архитектуры чреваты конфликтами подразделений, раздуванием штата…

Так как же выходить из этой ситуации? Существует ряд инструментов — например, рисунок на салфетке))

А если серьезно — для визуализации структуры применяют специальные сервисы и конструкторы с готовыми шаблонами. Но речь не про них — обзоров на эти темы достаточно на просторах интернета. Расскажем, как с этой задачей справляются HR-системы. Да-да, вы не ослышались — HR-системы. Продукты этого класса аккумулируют показатели о количественных и качественных характеристиках персонала. Именно поэтому их используют для:

— моделирования организационных и производственных структур;

— сравнения различных вариантов структур и штатного расписания;

— связи модели компетенций с трудовыми функциями и профилями должности;

— оценки численности и ФОТ;

— генерации большого объема типовых документов.

Теперь обо всем по порядку.

Проектирование изменений с помощью HR-системы

При изменении организационной структуры роли и функции должны быть скорректированы в соответствии с новыми целями. Это не всегда происходит, если проектирование ведется вручную, с использованием разрозненных сервисов. В результате ряд функций может быть задублирован, что-то так и останется на бумаге, штатное расписание может не соответствовать заявленным целям, а люди — и даже целые отделы — будут работать друг против друга.

Улучшения оргструктуры компании в целом, локальные задачи оптимизации, взаимодействие компаний внутри холдинга — все это можно спланировать внутри одной HR-системы. Система — не только удобный инструмент визуализации оргструктуры и штатного расписания, а прежде всего — инструмент моделирования. На базе текущих можно создать сколь угодно демоверсий организационных структур и штатных расписаний, сравнить их с помощью GAP-анализа, просчитать экономику. То есть можно быстро генерировать и проверять гипотезы. Без дополнительных табличек и ватманов со схемами.

Отметим, классические варианты оргструктур в чистом виде применяются все реже. Чтобы повысить производительность труда, определить границы персональной ответственности, компании комбинируют элементы разных структур. Например, высший уровень управления имеет линейно-функциональную структуру, а средний — может иметь все многообразие структур управления. HR-система поддерживает построение различных комбинаций структур — такой подход позволяет учесть все индивидуальные особенности конкретной компании.

Управление компетенциями с помощью HR-системы

Чтобы существующие компетенции и навыки сотрудников соответствовали долгосрочным целям организации, компетентностный фонд надо планировать. Иначе возможны ситуации — открытие новой производственной линии через месяц, а работать некому.

В HR-системе требования к компетенциям отражаются в профиле должности, в штатной единице по каждому сотруднику. При планировании новой оргструктуры, например, система покажет, что есть, а каких компетенций не хватает. Таким образом можно спланировать наем или составить индивидуальный план обучения подходящих сотрудников.

Оценку компетенций используют не только при найме сотрудников и планировании карьеры, а также для формирования кадрового резерва, при аттестации, ротации и обучении, для планирования численности.

Алгоритм такой оценки прост. Для каждой должности составляют модель компетенций, обязательных для эффективной работы — некие качества «идеального» сотрудника, далее сравнивают с ней реального работника и планируют обучение с целью развития компетенций, не достающих до идеального образа сотрудника.

По сути, в HR-системе хранится цифровая модель организации как сумма компетенций и навыков. А это основа для организационной культуры, четкие цели при верификации сотрудников, формировании индивидуальных траекторий развития.

Реализация изменений в HR-системе

Например, на фабрике переименовали департамент (организационно переподчинили), а в нем 1,5 тыс. человек. Казалось бы, несущественное изменение. Однако нужно сделать приказы о переводе и допсоглашения. А это — 3 тыс. документов, которые надо подготовить разом. Как это происходит вживую, если процессы не автоматизированы? Отдел кадров на 2 недели выбывает из работы, сосредоточен только на изготовлении документов. Далее — мучительный процесс сбора подписей в течение нескольких месяцев. Кто-то в отпуске, кто-то болеет — случается, часть документов так и остается неоформленной. А это — дополнительные риски на проверках.

А что система? В два клика позволяет перевести 1,5 тыс. человек, с автоматизированным выпуском необходимых кадровых документов и обновленных должностных инструкций. Подписать документы в электронном виде. Организовать их хранение.

Формирование производственных структур

Некоторые HR-системы позволяют вести разные варианты структур. Например, еще и производственную, что актуально для заводов, транспортников, логистических центров и других производственных компаний. Система отражает состав рабочих центров (цехов, участков, групп и единиц оборудования), показывает, как распределены по ним сотрудники. Получается, система объединяет критически важный функционал в одном месте. Что это дает? Зная производственную структуру, можно просчитать потребность в персонале на разные горизонты (год, квартал, месяц, неделя), спланировать графики выхода рабочих, графики отпусков. То есть обеспечить ритмичную и бесперебойную работу предприятия.

Заключение

Индивидуальные дизайнерские решения сложны, часто требуют жестких компромиссов. Использование специальных решений для проектирования поможет сделать дискуссию рациональной и ответить на следующие вопросы:

— не слишком ли много уровней и единиц в вашем проекте;

— обеспечивает ли проект координацию связей между подразделениями;

— поддерживает ли ваш дизайн эффективные средства контроля;

— обеспечивает ли гибкость, необходимую для адаптации к изменениям.