WFM

Организация труда без простоев, авралов и переработок

• Полный набор HR-сценариев для управления рабочим временем (170+ типов документов в базовой поставке)
• Поддержка “сложных” форм организации труда: смены, бригады, вахты, вредность и т.д.
• Определение потребности в персонале
• Расстановка персонала по рабочим пространствам/локациям
• Составление оптимизированных графиков выходов
• Инструменты для управления отклонениями в режиме реального времени

Что вы получите?

• Точный и простой процесс планирования и учета рабочего времени
• Снижение простоев и переработок
• Повышение эффективности персонала и оборудования
• Соблюдение ТК РФ
• Снижение затрат на администрирование

Базовые возможности

Ведение графиков работы

Графики в системе предназначены для организации рабочего процесса. Они отражают реальную структуру рабочего времени: начало/окончание смены, обед, специальные перерывы, время в пути и т.д. Есть специальные инструменты для проектирования и автоматической генерации графиков, контроля норм рабочего времени.

Поддерживаются графики работы любой сложности: смешанные циклы, разрывные, несколько обедов и т.д. Программа учитывает график отпусков, режимы работы, расходы на оплату труда и множество других параметров. Контролирует соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.).

Учет отклонений

Отклонения от графиков учитываются через документы, в режиме реального времени. Для каждого события есть сценарий. При выборе сценария создается приказ или распоряжение, осуществляются проверки и контроли, после утверждения данные автоматически отражаются в табеле и в личной карточке сотрудника.

Вся история сохраняется, на любой случай есть документ-основание — формируется документальная доказательная база для ведения диалога с проверяющими органами или при трудовых спорах с сотрудниками.

Автоматический табель

Табель учета рабочего времени формируется автоматически. Актуальный табель доступен всегда (не только в конце месяца). Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.

Информация по дню табеля включает в себя детальные данные для дальнейшего анализа и оплаты рабочего времени: вид явки, время начала и окончания смены, количество отработанных часов, перерывов, распределение по начислениям, аналитику и другие. Например, в течение дня могут быть разные условия оплаты.

Каждому временному промежутку программа ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику. На основе этих данных формируется точная база для расчета заработной платы. Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере.

Вредные условия труда

Для учета работы во вредных и опасных условиях ведется отдельный табель. Он фиксирует каждый промежуток времени, когда человек работал в таких условиях. По этим данным автоматически рассчитываются льготный стаж (только за фактически отработанное время), компенсации и дополнительные страховые взносы.

По закону такой табель должен храниться 75 лет. Программа хранит и табель, и информацию о том, на каком рабочем месте находился сотрудник и какие условия труда на него воздействовали.

Распределение затрат

Программа позволяет максимально подробно распределить затраты по аналитикам (сегментация по заказам, проектам, направлениям и т.д.) и детализировать их до конкретного сотрудника и документа-основания. Глубина аналитики затрат по отработанному времени — до минут.

Документооборот

Обеспечивается документальное сопровождение каждого шага: от закрепления сотрудника за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая есть преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий — программа проверит нестыковки и если нет нарушений, автоматически сформирует необходимые документы.

Расширенные возможности

Управление потребностью в трудовых ресурсах

Сколько сотрудников нужно вывести на работу, чтобы не было нехватки персонала или простоев? PlanForce умеет управлять потребностью в разрезе позиций штатного расписания, специальностей/профессий/разрядов, видов работ и распределять ее по сменам и слотам времени. В зависимости от задач это может быть год, месяц или день.

При распределении нагрузки могут использоваться шаблоны недели с пиковым временем, планы по акциям и распродажам.

Программа помогает оценить, есть ли у вас вообще столько людей. Для этого считает доступный фонд рабочего времени (ФРВ) с учетом режимов работы, планов по отпускам, накопленного баланса рабочего времени и сравнивает его с плановой потребностью.

Система обновляет данные с учетом текущей ситуации, сравнивает количественный и качественный состав работников с тем, что есть, и показывает не только саму потребность в персонале, но и как она закрывается.

Оптимизация графиков работы

PlanForce составляет графики так, чтобы они бились с потребностью в персонале, экономили деньги и соответствовали требованиям закона.

И при постоянной нагрузке, как на заводе, и при переменной, как в торговле, графики создаются автоматически исходя из специфики производства или прогнозируемого спроса.

Алгоритмы учитывают потребность в персонале, сезонность, пики нагрузки, пожелания и доступность сотрудников. Отслеживается стоимость труда и соответствие бюджету, контролируется соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.)

Система оценивает баланс рабочего времени, позволяя не закладывать сверхурочные уже на этапе планирования. Например, при переработках можно ввести подменную смену. Программа знает требования к квалификации персонала по рабочим местам и оборудованию и распределяет людей согласно этим требованиям.

При построении графиков работы программа расставляет сотрудников по рабочим пространствам. Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам, рабочих на заводе — по рабочим центрам, водителей на транспорте — по маршрутам и транспортным средствам, вахтовиков — по объектам. За это отвечают эвристические алгоритмы, разные для разных задач и уровней планирования.

Созданные графики сразу доступны для анализа. PlanForce показывает избыток и нехватку персонала, превышение лимита сверхурочных или других ограничений. В пару кликов можно поменять местами рабочий и выходной день или перенести смену из одной недели в другую.

При изменении ситуации перестраиваются и расписания. Сломался аппарат УЗИ — не выводим узиста, поступил срочный производственный заказ — планируем работу в 2 или 3 смены.

Управление отпусками

Алгоритмы составления графика отпусков учитывают множество параметров. Программа рассчитает, сколько сотрудников минимально необходимо на каждой штатной единице, и распределит отпуска так, чтобы не пострадало производство.

Система принимает во внимание предпочтения сотрудников, приоритеты, взаимозаменяемость, следит, чтобы летом люди отдыхали по очереди.

Составить график в разы труднее, когда отпуска длинные, и люди берут дни частями. Например, у вахтовиков на севере отпуск может составить 52 дня. PlanForce запланирует отпуска так, чтобы не обнаружилось, что в пиковые месяцы людей недостаточно.

Контроль ТК программа тоже берет на себя: следит, чтобы у инвалида был в отпуске не меньше 30 дней, а многодетные отдыхали в удобное им время.

Визуализация графика отпусков в виде диаграммы Ганта делает работу с ним еще удобнее. Например, легко проверить, не пересекаются ли отпуска ключевых специалистов, и если необходимо внести изменения.

PlanForce показывает, сколько дней отпуска положено сотруднику, сколько предоставлено и сколько еще осталось. По каждому типу отпуска видна вся информация, будь то основной отпуск, учебный, за вредные условия или за секретность.

Управление предпочтениями сотрудников

По данным исследований, удобный график играет все большую роль при выборе работодателя. А в некоторых отраслях знать предпочтения специалистов при составлении графиков — необходимость. Например, в медицине — врачи часто работают по совместительству, в некоторые дни они заняты на другом месте работы.

PlanForce строит расписания работы и графики отпусков с учетом предпочтений сотрудников. Работник указывает в личном кабинете, в какие дни он доступен; готов ли работать сверхурочно и в выходные, или, наоборот, дополнительные смены ему предлагать не надо; когда бы хотел пойти в отпуск.

Результат — расписания становятся точнее, возникает меньше накладок и нестыковок (например, пациент пришел, в врач не работает), соблюдается баланс между работой и личной жизнью.

Оперативное управление персоналом

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание сотрудников. PlanForce в онлайн-режиме отображает происходящее, предупреждает об отклонениях от плановых графиков и помогает своевременно устранить проблему.

Диспетчерская доска «все в одном» показывает общую картину работы персонала: план-факт закрытия потребности, распределение людей по графикам, кто заболел или не явился.

Инструменты диспетчерской доски помогают супервизорам подбирать замену, менять графики, назначать сверхурочные, перемещать сотрудников между подразделениями или рабочими местами.

При управлении сотрудниками от “диспетчерской доски” система сама понимает, какие HR-сценарии надо запустить, какие электронные документы оформить, с кем согласовать, какие проверки выполнить. Ситуации, когда работника вывели, а документы оформить забыли, просто не возникают.

Программа проинформирует о переработках, сообщит сотруднику об изменении графика, подберет варианты замены с необходимой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Перевели сотрудника или поменялся график — PlanForce проверит, соответствует ли режим работы и условия труда трудовому договору.

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать корректировки и внутри дня: перераспределять задания или перебрасывать людей в течение смены туда, где больше загрузка.