WFM

Организация труда без простоев, авралов и переработок

  • Полный набор HR-сценариев для управления рабочим временем (170+ типов документов в базовой поставке)
  • Поддержка “сложных” форм организации труда: смены, бригады, вахты, вредность и т.д.
  • Определение потребности в персонале
  • Расстановка персонала по рабочим пространствам/локациям
  • Составление оптимизированных графиков выходов
  • Инструменты для управления отклонениями в режиме реального времени

Что вы получите?

  • Точный и простой процесс планирования и учета рабочего времени
  • Снижение простоев и переработок
  • Повышение эффективности персонала и оборудования
  • Соблюдение ТК РФ
  • Снижение затрат на администрирование

Базовые возможности

Ведение графиков работы

Графики в системе предназначены для организации рабочего процесса. Они отражают реальную структуру рабочего времени: начало/окончание смены, обед, специальные перерывы, время в пути и т.д. Есть специальные инструменты для проектирования и автоматической генерации графиков, контроля норм рабочего времени.

Поддерживаются графики работы любой сложности: смешанные циклы, разрывные, несколько обедов и т.д. Программа учитывает график отпусков, режимы работы, расходы на оплату труда и множество других параметров. Контролирует соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.).

Графики работы

Учет отклонений

Отклонения от графиков учитываются через документы, в режиме реального времени. Для каждого события есть сценарий. При выборе сценария создается приказ или распоряжение, осуществляются проверки и контроли, после утверждения данные автоматически отражаются в табеле и в личной карточке сотрудника.

Вся история сохраняется, на любой случай есть документ-основание — формируется документальная доказательная база для ведения диалога с проверяющими органами или при трудовых спорах с сотрудниками.

Автоматический табель

Табель учета рабочего времени формируется автоматически. Актуальный табель доступен всегда (не только в конце месяца). Все отклонения от графика (сверхурочные, перенос выходного, перемещения) видны онлайн. Отражаются временные и постоянные переводы на другие графики работ, периоды работы во вредных условиях.

Информация по дню табеля включает в себя детальные данные для дальнейшего анализа и оплаты рабочего времени: вид явки, время начала и окончания смены, количество отработанных часов, перерывов, распределение по начислениям, аналитику и другие. Например, в течение дня могут быть разные условия оплаты.

Каждому временному промежутку программа ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные сотруднику. На основе этих данных формируется точная база для расчета заработной платы. Например, был на медосмотре в рабочий день — оплата по среднему, работал в выходной — в двойном размере.

Детальный учет времени в электронном табельном журнале

Вредные условия труда

Для учета работы во вредных и опасных условиях ведется отдельный табель. Он фиксирует каждый промежуток времени, когда человек работал в таких условиях. По этим данным автоматически рассчитываются льготный стаж (только за фактически отработанное время), компенсации и дополнительные страховые взносы.

По закону такой табель должен храниться 75 лет. Программа хранит и табель, и информацию о том, на каком рабочем месте находился сотрудник и какие условия труда на него воздействовали.

Распределение затрат

Программа позволяет максимально подробно распределить затраты по аналитикам (сегментация по заказам, проектам, направлениям и т.д.) и детализировать их до конкретного сотрудника и документа-основания. Глубина аналитики затрат по отработанному времени — до минут.

Документооборот

Обеспечивается документальное сопровождение каждого шага: от закрепления сотрудника за графиком до прохождения инструктажа. Для каждого случая есть преднастроенный сценарий. Нужно только выбрать подходящий — программа проверит нестыковки и если нет нарушений, автоматически сформирует необходимые документы.

Графики работы

Работа вне графика

Отвлечения от работы

Расширенные возможности

Управление потребностью в трудовых ресурсах

Сколько сотрудников нужно вывести на работу, чтобы не было нехватки персонала или простоев? PlanForce умеет управлять потребностью в разрезе позиций штатного расписания, специальностей/профессий/разрядов, видов работ и распределять ее по сменам и слотам времени. В зависимости от задач это может быть год, месяц или день.

При распределении нагрузки могут использоваться шаблоны недели с пиковым временем, планы по акциям и распродажам.

Потребность в персонале

Программа помогает оценить, есть ли у вас вообще столько людей. Для этого считает доступный фонд рабочего времени (ФРВ) с учетом режимов работы, планов по отпускам, накопленного баланса рабочего времени и сравнивает его с плановой потребностью.

Система обновляет данные с учетом текущей ситуации, сравнивает количественный и качественный состав работников с тем, что есть, и показывает не только саму потребность в персонале, но и как она закрывается.

Оптимизация графиков работы

PlanForce составляет графики так, чтобы они бились с потребностью в персонале, экономили деньги и соответствовали требованиям закона.

И при постоянной нагрузке, как на заводе, и при переменной, как в торговле, графики создаются автоматически исходя из специфики производства или прогнозируемого спроса.

Алгоритмы учитывают потребность в персонале, сезонность, пики нагрузки, пожелания и доступность сотрудников. Отслеживается стоимость труда и соответствие бюджету, контролируется соответствие ТК РФ (лимит сверхурочных, отдых 42 часа, количество перерывов и т.д.)

Система оценивает баланс рабочего времени, позволяя не закладывать сверхурочные уже на этапе планирования. Например, при переработках можно ввести подменную смену. Программа знает требования к квалификации персонала по рабочим местам и оборудованию и распределяет людей согласно этим требованиям.

При построении графиков работы программа расставляет сотрудников по рабочим пространствам. Чтобы составить расписание работы врачей, надо расставить их по кабинетам, рабочих на заводе — по рабочим центрам, водителей на транспорте — по маршрутам и транспортным средствам, вахтовиков — по объектам. За это отвечают эвристические алгоритмы, разные для разных задач и уровней планирования.

Созданные графики сразу доступны для анализа. PlanForce показывает избыток и нехватку персонала, превышение лимита сверхурочных или других ограничений. В пару кликов можно поменять местами рабочий и выходной день или перенести смену из одной недели в другую.

При изменении ситуации перестраиваются и расписания. Сломался аппарат УЗИ — не выводим узиста, поступил срочный производственный заказ — планируем работу в 2 или 3 смены.

Расписание по сотрудникам

Управление отпусками

Алгоритмы составления графика отпусков учитывают множество параметров. Программа рассчитает, сколько сотрудников минимально необходимо на каждой штатной единице, и распределит отпуска так, чтобы не пострадало производство.

Система принимает во внимание предпочтения сотрудников, приоритеты, взаимозаменяемость, следит, чтобы летом люди отдыхали по очереди.

Составить график в разы труднее, когда отпуска длинные, и люди берут дни частями. Например, у вахтовиков на севере отпуск может составить 52 дня. PlanForce запланирует отпуска так, чтобы не обнаружилось, что в пиковые месяцы людей недостаточно.

Контроль ТК программа тоже берет на себя: следит, чтобы у инвалида был в отпуске не меньше 30 дней, а многодетные отдыхали в удобное им время.

Визуализация графика отпусков в виде диаграммы Ганта делает работу с ним еще удобнее. Например, легко проверить, не пересекаются ли отпуска ключевых специалистов, и если необходимо внести изменения.

PlanForce показывает, сколько дней отпуска положено сотруднику, сколько предоставлено и сколько еще осталось. По каждому типу отпуска видна вся информация, будь то основной отпуск, учебный, за вредные условия или за секретность.

График отпусков

График отпусков

Управление предпочтениями сотрудников

По данным исследований, удобный график играет все большую роль при выборе работодателя. А в некоторых отраслях знать предпочтения специалистов при составлении графиков — необходимость. Например, в медицине — врачи часто работают по совместительству, в некоторые дни они заняты на другом месте работы.

PlanForce строит расписания работы и графики отпусков с учетом предпочтений сотрудников. Работник указывает в личном кабинете, в какие дни он доступен; готов ли работать сверхурочно и в выходные, или, наоборот, дополнительные смены ему предлагать не надо; когда бы хотел пойти в отпуск.

Результат — расписания становятся точнее, возникает меньше накладок и нестыковок (например, пациент пришел, в врач не работает), соблюдается баланс между работой и личной жизнью.

Оперативное управление персоналом

Прогнозы и планы бесполезны, если вы не можете быстро изменить расписание сотрудников. PlanForce в онлайн-режиме отображает происходящее, предупреждает об отклонениях от плановых графиков и помогает своевременно устранить проблему.

Диспетчерская доска «все в одном» показывает общую картину работы персонала: план-факт закрытия потребности, распределение людей по графикам, кто заболел или не явился.

Инструменты диспетчерской доски помогают супервизорам подбирать замену, менять графики, назначать сверхурочные, перемещать сотрудников между подразделениями или рабочими местами.

При управлении сотрудниками от “диспетчерской доски” система сама понимает, какие HR-сценарии надо запустить, какие электронные документы оформить, с кем согласовать, какие проверки выполнить. Ситуации, когда работника вывели, а документы оформить забыли, просто не возникают.

Программа проинформирует о переработках, сообщит сотруднику об изменении графика, подберет варианты замены с необходимой квалификацией, действующими допусками и медосмотрами. Перевели сотрудника или поменялся график — PlanForce проверит, соответствует ли режим работы и условия труда трудовому договору.

Получая данные о выполнении заданий из производственной системы, WFM позволяет делать корректировки и внутри дня: перераспределять задания или перебрасывать людей в течение смены туда, где больше загрузка.

Диспетчерская доска

<<< Предыдущий инструмент
Следующий инструмент >>>

Пришлем
презентацию PDF
вам на почту

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ВЕБ-САЙТА

1. Общие положения
1.1. Настоящая политика обработки персональных данных посетителей сайта (далее – Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности и защиты персональных данных, предпринимаемые ЗАО «Компания Информконтакт» (далее – Оператор).
1.2. Целью настоящей Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.3. Нажатие кнопки подтверждения согласия в окне формы обратной связи означает безоговорочное согласие посетителей веб-сайта https://alfahrms.ru с условиями и правилами настоящей Политики Оператора.

2. Основные понятия
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому (субъекту персональных данных); 2.2. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
2.3. Оператор – ЗАО «Компания Информконтакт», самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

Субъект персональных данных – любой посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.

2.4. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
2.5. Веб-сайт – совокупность средств и информации, текстов, графических элементов, дизайна, изображений, фото- и видеоматериалов, иных результатов интеллектуальной деятельности, а также программ для ЭВМ, предназначенных для публикации в сети интернет по сетевому адресу https://alfahrms.ru и отображаемой в определенной текстовой, графической или звуковой формах, объединенных под уникальным электронным адресом;
2.6. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий, и технических средств;
2.7. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
2.8. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:

  • сбор;
  • запись;
  • систематизацию;
  • накопление;
  • хранение;
  • уточнение (обновление, изменение);
  • извлечение;
  • использование;
  • передачу (распространение, предоставление, доступ);
  • обезличивание;
  • блокирование;
  • удаление;
  • уничтожение персональных данных;

2.9. Пользователь – посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.
2.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.11. Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц; 2.12. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные Посетителя/Пользователя веб-сайтов
3.1. Имя;
3.2. Номер телефона;
3.3. Электронный адрес;
3.4. Название Компании;
3.5. Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях в т.ч. файлов «cookie» с помощью сервисов интернет-статистики Яндекс Метрика и Гугл Аналитика и других.

4. Цели обработки персональных данных
4.1. Цель обработки персональных данных Пользователя — получение Пользователем презентации интересующего ИТ продукта посредством отправки электронных писем; получение писем от заинтересованных сторон через форму обратной связи. Также персональные данные посетителей веб-сайтов обрабатываются ЗАО «Компания Информконтакт» в следующих целях:

  • Организации и проведения маркетинговых и/или рекламных акций, исследований, опросов;
  • Продвижение услуг и/или ИТ продуктов;
  • Для обработки вопросов, жалоб и предложений от посетителей веб-сайта, информирования посетителе веб-сайта о услугах и/или ИТ продуктах с помощью различных средств связи, включая, но не ограничиваясь: по телефону с использованием специальных программ обмена сообщений, по электронной почте, почтовой рассылке, через форму обратной связи на веб-сайтах, и иными не запрещенными способами в иных законных целях.

4.2. Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты post@alfasystem.ru с пометкой «Отказ от уведомлений о новых ИТ продуктах и услугах и специальных предложениях».
4.3. Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на веб-сайте, улучшения качества веб-сайта и его содержания.

5. Правовые основания обработки персональных данных

5.1. Политика разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и обработка персональных данных основана на следующих нормативных правовых актах:

  • Конституции Российской Федерации;
  • Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
  • Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 №21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
  • Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 №996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
  • Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

5.2. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальную форму, расположенной на веб-сайте https://alfahrms.ru. Заполняя соответствующую форму и/или отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие с данной Политикой.
5.3. Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript).

6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных данных

Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Законом «О персональных данных».

6.1. Обработка персональных данных Оператором ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.
6.2. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц.
6.3. Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
6.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
6.5. Срок обработки персональных данных является неограниченным. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Пользователь может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора post@alfasystem.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных.
7.2. Настоящая Политика является внутренним документом ЗАО «Компания Информконтакт», и подлежит размещению на веб-сайтах.
7.3. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены ее новой версией/редакцией.

Принять