Главная / Блог / Оргизменения: неочевидные аспекты и как с ними работать

Оргизменения: неочевидные аспекты и как с ними работать

Теги: ПопулярноеОргдизайн и ФОТ

Рынок быстро меняется. Чтобы конкурировать, компании вынуждены адаптироваться. Оптимизация оргструктуры, численности и оплаты труда из разового проекта превратилась в непрерывный процесс, требующий постоянного управления и администрирования. Простота организационной трансформации, которую иногда сводят к «взяли и в кадрах все оформили», обманчива. О проблемах и инструментах для их решения рассказываем в статье.

Почему нельзя «просто взять и оформить в кадрах»?

Организационные изменения — это многослойный процесс, который затрагивает не только кадровые перестановки и изменения зарплаты.

1. Меняются структуры управления

Меняется не только штатное расписание, но и управленческие структуры. Они не совпадают с организационной структурой и отражают различные отношения подчинения, например, функциональное, административное или проектное.

Например, сотрудник может состоять в одном отделе, но для решения конкретной задачи функционально подчиняться руководителю из другого дивизиона.

Если меняется или добавляется штатная единица, мы сразу должны определить её роль в каждой из структур. Структур много, они сложносоставные, имеют разные виды связей — все это тяжело делать вручную.

Еще пример. Компания переходит на продуктовое управление. Создаются кросс-функциональные команды, в которые входят специалисты из разных отделов. В штатном расписании ничего не меняется, но появляется новая управленческая структура со своей иерархией. Пересматриваются зоны ответственности, должностные обязанности, модели мотивации, маршруты согласования. Новую структуру надо где-то построить, проверить, оформить документы, всех уведомить. Ну и конечно, представить в удобном для анализа виде.

OrgVision выступает как мастер-система, которая позволяет централизованно планировать, визуализировать и поддерживать в актуальном состоянии все виды структур, управлять связями между ними, обеспечивая прозрачность в моделях принятия решений.

2. Затем — модели вознаграждения

Модели оплаты тоже меняются. И посчитать фонд оплаты труда (ФОТ) — не значит просто заполнить зарплатные показатели. Модель расчета может учитывать множество факторов: рыночные ставки, средний годовой взвешенный доход, региональные коэффициенты, компенсационные выплаты и внутренние грейды. Ручной расчет ФОТ для новых или изменяемых позиций, особенно при массовых пересмотрах, отнимает массу времени и чреват ошибками из-за человеческого фактора.

OrgVision автоматизирует расчет ФОТ по заранее настроенным правилам. Система сама учитывает все переменные, от региона до условий труда, и быстро и точно рассчитывает стоимость любых организационных изменений.

3. И только потом — кадровые перестановки и пересмотры оплаты труда

Крупные предприятия выстраивают годовые или квартальные планы структурно-штатных изменений, напрямую связанные с производственной программой. Это целый процесс, с участниками, ролями, регламентными датами. Сначала потребности планируют производственные подразделения, затем — обслуживающие (например, ремонтники), и в конце — административные службы. Его нужно организовать и контролировать, чтобы все было сделано в нужные сроки и в нужной последовательности.

OrgVision помогает управлять этим процессом: устанавливает участникам плановые сроки, рассылает напоминания, показывает, кто какие изменения внес и чем отличаются версии, контролирует своевременное выполнение этапов — от согласования плана до открытия вакансий.

Семь раз отмерь: моделирование — ключ к успеху

Прежде чем утверждать изменения, необходимо оценить их последствия. OrgVision позволяет «проиграть» несколько вариантов будущих структур и систем вознаграждений. Руководство может сравнить альтернативы, оценить точное изменение ФОТ для каждой из них. А программа проконтролирует соответствие внутренним нормам, например, по управляемости (когда грейд руководителя должен соответствовать численности его команды). Это позволяет принимать взвешенные решения, основанные на данных.

Процесс «снизу вверх»: как руководители и ОТиЗ мучают друг друга

Чтобы быстрее меняться, компании сокращают цепочку принятия решений. Все чаще оргдизайн переходит из ОТиЗа в структурные подразделения. Инициаторами изменений становятся руководители — они знают, какие сотрудники нужны под конкретные задачи. И здесь начинается основной конфликт.

  • — Проблема руководителя: Ему нужно быстро получить ресурс, но он сталкивается с бюрократией и необходимостью заполнять сложные формы с множеством непонятных полей. В итоге он подает заявку в произвольном виде, как может.
  • — Проблема ОТиЗ (отдела труда и зарплаты):, Специалисты получают поток хаотичных заявок. В них придумывают несуществующие должности, указывают фантазийные зарплаты, не соответствующие принятой в компании системе, используют устаревшие данные. Каждую такую заявку приходится проверять вручную, возвращать на доработку, ждать исправлений. Это затягивает процесс на недели и порождает взаимное раздражение.

OrgVision создает единое информационное поле. Руководителю не нужно ничего придумывать — он просто выбирает нужную позицию из готовой библиотеки профилей, указывает количество и дату. Заявка автоматически формируется корректно, со всеми необходимыми атрибутами и расчетами. В результате ОТиЗ получает на согласование уже проверенные системой данные. Процесс кардинально упрощается и ускоряется.

Финальный удар: тысячи документов

Любое, особенно массовое, изменение (реорганизация, пересмотр зарплат) порождает огромное количество документов: дополнительные соглашения, приказы, новые должностные инструкции. Без автоматизации HR-администраторы вручную готовят тысячи однотипных бумаг, работают по ночам, чтобы уложиться в сжатые сроки.

OrgVision автоматически формирует полный пакет документов по каждому изменению. Система сама подставляет нужные данные и передает их в кадровую систему для финального оформления. Трудозатраты на документальное сопровождение практически нулевые.

Выводы

Успех организационной трансформации зависит не только от стратегического планирования, но и от методичного управления каждым этапом: от инициации «снизу» до документального оформления. Хаос в заявках, отсутствие прогнозов, большая нагрузка на HR-отделы и человеческий фактор неизбежно влияют на качество результатов. Снизить риски и обеспечить устойчивость преобразований помогают системный подход и современные технологии.

Изучите решение, о котором рассказано в статье

Другие публикации

У нас ЗУП, зачем WFM?

Разобрали, чем отличается классическая зарплатная система (ЗУП) от современных WFM‑решений, что нужно для реального управления трудом и какие преимущества даёт специализированная система управления рабочим временем.

Тренды в оргдизайне: от стабильности к адаптивности

Мир компаний столкнулся с беспрецедентной неопределенностью. В интервью эксперт рассказывает о трендах в оргдизайне и о том, как они помогают организациям оставаться конкурентоспособными.

Почему переход на новый ОКПДТР – это структурно-штатные изменения

Новый классификатор предполагает не просто смену кодов, а комплексный проект, затрагивающий всю деятельность компании. Эксперт ALFA HR Евгений Ефименко объясняет, как эффективно управлять этим процессом.
Блог