Как быстро перестроить организацию: обзор OrgVision

Получить презентацию

Добрый день! Смотрим сегодня OrgVision. Это инструменты для управления организационной структурой, численностью и ФОТ.

Постоянные изменения стали нормой, и тут ключевые факторы эффективности компаний — скорость проведения организационных изменений, качество планирования численности и фонда оплаты. И на работу с этими факторами как раз и направлен OrgVision, помогая быстро трансформировать организацию: подстроить под бизнес-цели структуру, позиции, людей и оплату.

Что получают пользователи:

Во-первых, точное представление о том, как устроена компания: о структурах, сотрудниках и вознаграждениях.

Во-вторых, средства моделирования изменений и оценки последствий с контролем норм управляемости и корпоративных стандартов.

Далее – инструменты планирования ФОТ.

И последнее, но не менее важное – быстрое оформление изменений. Потому что любые организационные изменения – это огромный объём документов.

Какие проблемы решает OrgVision

Организации сейчас постоянно что-то меняют: структуру, функции, оплату. Объём изменений в крупных компаниях – сотни заявок в год, на их обработку уходят тысячи часов. Появляются и преобразуются подразделения, и надо заранее понимать не просто должности, а функции специалистов и чем они будут заниматься.

При этом процессы проведения оргизменений в компаниях, как правило, разорваны. Единого источника данных тоже нет. А есть кучи файлов и версий документов – Word, Excel, Powerpoint, органиграммы в Visio.

Получается долго, трудоёмко, с ошибками и исправлениями.

Соответственно, назначение OrgVision – помочь предприятиям проводить оргизменения быстро, без ошибок и с минимальными трудозатратами.

Три основные группы пользователей

Первая – специалисты отделов организационного развития, C&B (ОТиЗ), которые занимаются управлением оргизменениями и оплатой труда в целом.

Вторая и, наверное, более многочисленная – это руководители подразделений, которые задействованы в процессе планирования структурно-штатных изменений и ФОТ.

И третья группа специалистов – те люди, на которых ложится огромный труд по документальному оформлению. Всё то, что C&B и руководители напланировали, надо же провести и быстро оформить все документы.

Начнём с C&B. Это планирование оргизменений, экспертиза, пересмотр численности и ФОТ. И каждый раз это настоящий квест. Какие варианты структуры лучше? Кому сколько платить? Какой получится ФОТ? И всё это надо организовать в нужные сроки и в нужной последовательности.

Для руководителей же головная боль – быстро всё спланировать и с первого раза защитить свой бюджет, структуру и численность. И здесь им приходится отвечать на множество сложных вопросов. Как расставить людей по позициям, как понять, какие позиции можно вводить, какие нельзя, какие правила оплаты труда допустимы и многое другое.

И наконец – специалисты, которые должны быстро проводить массовые изменения структур и оплат — оформить приказы, допсоглашения, должностные инструкции, положения о подразделениях. Всё надо корректно отработать с учётом условий труда, результатов спецоценки, правильно компенсационный пакет установить. А потом согласовать и подписать. И времени на всё, например, две недели.

Какие инструменты предоставляет OrgVision, чтобы упростить и ускорить преобразования

Прежде всего, это комплексное организационно-штатное моделирование, которое позволяет строить плановые структуры и понимать, в какие позиции и деньги это выльется.

Взяв за основу существующую структуру, например, из кадровой системы, можно моделировать изменения и сравнивать варианты, чтобы найти лучший. То есть, проигрывать сценарии «что — если» и оценивать последствия не после, а до того, как принимать решение. И при этом экономить массу рабочих часов на ручных подсчётах.

В реальной жизни компании используют разные типы структур, административными дело не ограничивается. Для организации процессов необходимо понимать, кто, кому и по каким вопросам реально подчиняется. Поэтому OrgVision поддерживает сложные схемы управления, включая функциональные, проектные структуры, кросс-функциональные команды.

Второй крупный момент – управление планированием структурно-штатных изменений в подразделениях – это планирование снизу вверх.

Система предоставляет инструменты для организации процесса от уровня руководителей: с участниками, ролями, версиями, согласованиями, сроками и ответственными.

Можно отследить, кто уже оформил оргизменения, а кто запаздывает, кто какие правки внёс. Получаем сквозной управляемый процесс. Все службы работают в одном цифровом поле, нет ручной передачи данных, никто никуда дважды информацию не вносит.

Ещё важная функция, которую берёт на себя система – контроль и комплаенс. Это экспертиза, которая выполняется автоматически на основании требований нормативных актов и законодательства.

Руководитель уже при формировании плана оргизменений видит ошибки. Например, несоответствие предложенного грейда и норм управляемости. Ему не надо ломать голову, как правильно назвать должность или подразделение.

Чтобы всё работало, нужны удобные инструменты. OrgVision предоставляет интерфейсы всем участникам процесса. Например, для визуального анализа есть органиграмма. На ней сразу можно увидеть планируемые изменения.

Ещё один удобный механизм – поддержка стандартов оргпроектирования. Они помогают типизировать подходы к построению структур и контролировать изменения.

Система понимает, какие наложены ограничения: как могут называться подразделения, какие нормы управляемости и прочие правила. И дальше эти правила контролирует.

Orgvision также поддерживает единые подходы к типизации и профилированию должностей.Можно использовать профстандарты, адаптировать их к различным подразделениям и профилям. Это важно для крупных организаций, когда бывает, что позиции вроде одинаковые, а должностные обязанности разные или дублируются функции на разных позициях.

Конечно, без этого не обойтись, когда изменения идут от подразделений.

Руководители должны встраивать свои задумки в принятые стандарты оргпроектирования – не просто придумывать новую должность, но и определять ей трудовые функции и требования к компетенциям.

Ещё одна функция – на основе профиля должности автоматически формируются должностные инструкции. Поменялся профиль должности – автоматом меняются инструкции. Получается, они всегда актуальные.

Быстро оценивайте финансовые последствия организационной трансформации

Оргпостроения без понимания, сколько это будет стоить, – деньги на ветер. Поэтому коротко про вознаграждения и планирование ФОТ.

Наряду с проектированием структур и штатного расписания мы планируем ФОТ.

Как система считает ФОТ? Конечно для этого она должна знать, как устроена в компании система оплаты труда. Какие тарифные сетки и схемы окладов допустимы, как они применяются, какие компенсационные и стимулирующие выплаты.

Почему сложно считать плановый ФОТ? Потому что информации о подразделениях, штатных единицах и окладах недостаточно. Надо понимать, какие условия труда у людей и, соответственно, какие будут компенсационные выплаты. Часто надо учитывать районные коэффициенты, ну а где-то ещё может быть северная надбавка. В общем, надо подтягивать рабочие места, охрану труда, территории.

Кроме того, всё чаще в крупных компаниях переходят на планирование по совокупному годовому или целевому месячному доходу. Люди работают в разных городах. И чтобы на сопоставимых должностях они и получали сопоставимо, скажем, в Москве и во Владивостоке, совокупный доход остаётся без изменений, меняется соотношение оклада и компенсационных выплат.

OrgVision поддерживает различные подходы к оплате труда и благодаря этому автоматически считает ФОТ.

Просто, точно и быстро воплощайте изменения в жизнь

Ну и последнее – всё, что запланировали, надо воплотить в жизнь. То есть, выпустить документы об изменении оргструктур, переводах, допсоглашения с сотрудниками. Зная, какие изменения запланированы, OrgVision может создать комплект либо документов, либо заявок на эти документы и передать их в кадровую систему.

Как OrgVision встраивается в общий ИТ-ландшафт предприятия

Из кадровой системы мы забираем текущую структуру, штатку. Проводим все изменения и возвращаем новое штатное расписание в целом по предприятию или по подразделению. Документы по плановым кадровым мероприятиям можно также отразить автоматически.

Что мы получаем? Вместо разрозненных программ – сквозной бесшовный процесс от плана до ввода в действие. С автоматическим контролем на каждом этапе, быстрым согласованием и готовыми документами.