Как ALFA HR помогает оптимизировать облик компании
Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто проводить изменения во всех структурных единицах.
В отсутствие цифровых инструментов на введение изменений уходит так много сил и времени, что они устаревают, не успев воплотиться в жизнь.
Для того чтобы уменьшить риски, ускорить и упростить процесс моделирования, получить выверенные результаты, как раз и предназначена ALFA HR.
Давайте посмотрим, какие возможности она дает.
Понимать, как устроена компания
Прежде чем что-то менять, надо представлять текущее состояние организации. Но чем больше компания, тем больше данных, тем легче перестать в них ориентироваться. Есть подразделение, а всем ли понятна его роль? Кто за что отвечает? А как выстроено кросс-функциональное взаимодействие?
ALFA HR помогает описывать сложные схемы управления и доводить их до людей, чтобы они понимали, как работает компания и какое место в ней они занимают. Дает точное представление о структуре организации, целях, функциях и бюджетах. Делает данные доступными и превращает их в основу для принятия взвешенных решений. Визуализация в виде органиграммы дает наглядное представление о структуре и упрощает анализ.
Управляемость
Взгляните, например, на количество уровней управления. В одних подразделениях 7, а в других 5? Возможно, где-то есть избыточные уровни иерархии, и их можно устранить.
Еще один показатель, который интересно проанализировать — количество сотрудников под началом одного руководителя. Конечно, это зависит от конкретной ситуации. Чем сложнее и разнообразнее функции, тем меньше диапазон контроля. Но все-таки, вот есть два филиала. И в том и в другом — подразделения со схожими функциями, но в одном менеджер управляет работой 7-ми человек, в другом — 15-ти. Скорее всего, работу отделов можно сделать более продуктивной.
Расходы
Чтобы оптимизировать расходы, хорошо бы знать, в чем они заключаются и из чего складываются. ALFA HR показывает расходы по подразделениям и должностным позициям. Вы сразу увидите, где расходы на верхней границе или даже выходят за рамки бюджета, и сможете проанализировать, почему.
Компетенции
Управление компетенциями — это способ влиять на качество человеческих ресурсов компании. ALFA HR показывает пробелы в навыках и умениях сотрудников, помогает определять, где дублируются функции, дает возможность контролировать стандарты в дочерних подразделениях. Есть понимание, чего и где не хватает — ясно, чему обучать, кого нанимать и кого куда передвинуть.
Быстро проводить изменения
И вот вы решили начать преобразования… Легко решить — нелегко сделать. Согласно исследованиям McKinsey успешными оказываются менее 25% проектов преобразований, почти половина выдыхаются вскоре после старта, а еще треть — просто не повышают эффективность.
Рассказываем по шагам, как ALFA HR помогает снизить риски и получить результаты, которые стоят усилий.
Выбираем курс
Стратегия и оргдизайн — две стороны одной медали, и то и другое определяет, как будет развиваться компания. От того, насколько удачно структура мапируется со стратегией, зависит и их способность достигать целей.
Пример удачной адаптации структуры под стратегию — «Сбер». Чтобы конкурировать в среде технологических компаний, в банке внедрили методы Agile. Сотрудников поделили на трайбы, каждый из которых имеет свою зону ответственности. В результате увеличили скорость принятия решений и выпуска продуктов.
Показатели эффективности обычно отражают то, как новая оргструктура влияет на собственно эффективность в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Таким образом КПЭ позволяют оценивать успехи на пути преобразований.
ALFA HR помогает на старте программы преобразований задать цели, декомпозировать их на подразделения и сотрудников, а потом параллельно проводить редизайн и отслеживать показатели.
И так по кругу, потому что «застывшие» оргструктуры не в силах обеспечить конкурентное преимущество. Ваш бизнес будет адаптироваться к изменениям, подстраивая стратегию и дизайн организации к новым условиям. С помощью ALFA HR он сможет это делать быстрее и проще.
Проверяем гипотезы
Существует так много вариантов построения структуры, что может показаться, что определить, какой из них принесет больше пользы, почти невозможно. Опираться на интуицию не получится — неудачный вариант может обойтись компании слишком дорого. Значит, надо по максимуму просчитывать последствия.
Представьте, что вам надо построить не 1-2 варианта будущей структуры, а гораздо больше, каждый из них проанализировать, понять, какие получатся численность и ФОТ, проверить, соответствуют ли новые варианты нормам управляемости и еще сравнить с текущей версией и между собой.
ALFA HR — не только удобный инструмент визуализации оргструктуры, а прежде всего — инструмент моделирования. Вы можете создавать разные сценарии «что-если», сравнивать их и выбирать лучший. Система посчитает численность, оценит затраты, проверит, соблюдаются ли нормы. А после согласования, которое проходит тут же, в системе, утвержденный проект превратится в действующий.
Все это работает в режиме реального времени — вы сразу же увидите результат изменений. Расчет каждого варианта занимает несколько минут. Экономится масса рабочих часов на ручных подсчетах, а точность прогнозов возрастает.
Пара моментов, которые мы еще не затронули.
Первое — то, что наряду с проектированием структур мы проектируем и оплату. Здесь и система грейдов, и зарплатная сетка, и КПЭ, и политики по компенсациям, и выплаты, обязательные по закону. КПЭ — это, конечно, важно, а сколько это в рублях будет?
Второе — это профилирование должностей, определение трудовых функций и компетенций. В ALFA HR профиль должности — тот стержень, на котором держатся умные HR-процессы.
Можно создавать библиотеки корпоративных и типовых профилей. Например, взять за основу профстандарты и адаптировать их к локальным потребностям. А дальше контролировать стандарты в подразделениях, отслеживать, все ли функции представлены и нет ли задвоенных.
И еще. Что вам приходит на ум, когда вы слышите «профиль должности»? Верно, подбор персонала. В ALFA HR профили задействованы и в планировании структур и функций, и в оценке компетенций, и в других областях: в обучении, подборе, охране труда.
Используя профили должности, ALFA HR автоматически создает должностные инструкции. Поменялся профиль должности — обновились инструкции. Ситуации, когда в подписанной работником должностной инструкции одно, а в профиле должности — другое, просто исключены.
Кстати, о стандартах. Вы можете типизировать не только профили должности, но и подходы к построению оргструктуры в целом: определить типы подразделений, указать, на что они декомпозируются и как могут называться, задать нормы управляемости. При проектировании структур система понимает, какие наложены ограничения, и контролирует их. Например, если норма управляемости 2-10 человек, не позволит создать отдел с численностью 15. За счет этого и людям работать проще, и качество моделей выше. А главное, поддерживаются единые стандарты управления.
Третье — можно проектировать функциональные и любые другие управленческие структуры. У вас продуктовые или проектные команды? Такие структуры тоже поддерживаются.
Воплощаем в жизнь
Изменения запланировали, осталось ввести их в действие.
Давайте посмотрим на самом простом примере, во что это выливается.
Пример такой: у нас выросло производство и увеличился объем работы — хотим из отдела сделать департамент.
Вроде бы только переименовать. Но — мы же по ТК работаем, любая реорганизация требует документального оформления. У нас появилось новое подразделение, значит, сотрудникам в трудовой книжке требуется сделать запись.
Но сначала надо понять, кого затронут изменения, с кем надо переоформить приказы о переводе и так далее. Документы надо подготовить, согласовать и ознакомить с ними сотрудников. Или вы руками это делаете, или за вас это делает система — согласитесь, есть разница.
Дальше, необходимо внести изменения в оргструктуру и штатное расписание. И опять выпустить приказ, что такие-то позиции открываем, такие-то — закрываем.
Если делаем из отдела департамент, то и грейды будут другие. Значит, меняется оплата.
Департамент стал больше, понадобился новый кабинет. Изменились рабочие места — надо проводить спецоценку. А в новом кабинете плохое освещение — это другие условия труда, возможно, другие льготы и компенсации.
Или такой нюанс. Если в подразделении есть декретницы, то его нельзя закрывать. Надо проверить, есть декретницы или нет. А когда сотрудница выйдет, сообщить об этом.
ALFA HR берет все это на себя: автоматически делает проверки; формирует приказы, допсоглашения и другие документы; определяет льготы и компенсации и так далее. Даже в таком простом случае это огромный пласт работы. А если меняется и структура, и оплата, и цели, и функции? И это перманентный процесс в сегодняшней турбулентной среде?
Резюмируем
ALFA HR — инструмент, который поможет:
Проектировать облик компании (цели, структуры, функции, деньги) с помощью быстрой проверки гипотез
Ускорить и упростить внедрение изменений — быстрее и успешнее достигать стратегических целей
Видеть, как устроена компания, и использовать данные для совершенствования системы управления
Другие публикации
ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ВЕБ-САЙТА
1. Общие положения
1.1. Настоящая политика обработки персональных данных посетителей сайта (далее –
Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г.
№152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки
персональных данных и меры по обеспечению безопасности и защиты
персональных данных, предпринимаемые ЗАО «Компания Информконтакт» (далее – Оператор).
1.2. Целью настоящей Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека
и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на
неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.3. Нажатие кнопки подтверждения согласия в окне формы обратной связи означает
безоговорочное согласие посетителей веб-сайта https://alfahrms.ru с условиями и
правилами настоящей Политики Оператора.
2. Основные понятия
2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно
определенному, или определяемому физическому (субъекту персональных данных);
2.2. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных
данных с помощью средств вычислительной техники;
2.3. Оператор – ЗАО «Компания Информконтакт», самостоятельно или совместно с
другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных
данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав
персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые
с персональными данными;
Субъект персональных данных – любой посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.
2.4. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки
персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для
уточнения персональных данных);
2.5. Веб-сайт – совокупность средств и информации, текстов, графических элементов,
дизайна, изображений, фото- и видеоматериалов, иных результатов
интеллектуальной деятельности, а также программ для ЭВМ, предназначенных для
публикации в сети интернет по сетевому адресу https://alfahrms.ru и отображаемой в
определенной текстовой, графической или звуковой формах, объединенных под
уникальным электронным адресом;
2.6. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в
базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку
информационных технологий, и технических средств;
2.7. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых
невозможно определить без использования дополнительной информации
принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных
данных;
2.8. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность
действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или
без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том
числе:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение персональных данных;
2.9. Пользователь – посетитель веб-сайта https://alfahrms.ru.
2.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие
персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.11. Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие
персональных данных неопределенному кругу лиц;
2.12. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится
невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной
системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются
материальные носители персональных данных.
3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные
Посетителя/Пользователя веб-сайтов
3.1. Имя;
3.2. Номер телефона;
3.3. Электронный адрес;
3.4. Название Компании;
3.5. Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях
в т.ч. файлов «cookie» с помощью сервисов интернет-статистики Яндекс Метрика и
Гугл Аналитика и других.
4. Цели обработки персональных данных
4.1. Цель обработки персональных данных Пользователя — получение Пользователем
презентации интересующего ИТ продукта посредством отправки электронных писем;
получение писем от заинтересованных сторон через форму обратной связи.
Также персональные данные посетителей веб-сайтов обрабатываются ЗАО «Компания
Информконтакт» в следующих целях:
- Организации и проведения маркетинговых и/или рекламных акций, исследований, опросов;
- Продвижение услуг и/или ИТ продуктов;
- Для обработки вопросов, жалоб и предложений от посетителей веб-сайта, информирования посетителе веб-сайта о услугах и/или ИТ продуктах с помощью различных средств связи, включая, но не ограничиваясь: по телефону с использованием специальных программ обмена сообщений, по электронной почте, почтовой рассылке, через форму обратной связи на веб-сайтах, и иными не запрещенными способами в иных законных целях.
4.2. Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых
продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь
всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив
Оператору письмо на адрес электронной почты post@alfasystem.ru с пометкой «Отказ
от уведомлений о новых ИТ продуктах и услугах и специальных предложениях».
4.3. Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет
статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на веб-сайте,
улучшения качества веб-сайта и его содержания.
5. Правовые основания обработки персональных данных
5.1. Политика разработана в соответствии с действующим законодательством РФ и обработка персональных данных основана на следующих нормативных правовых актах:
- Конституции Российской Федерации;
- Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
- Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 №21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказ Роскомнадзора от 05.09.2013 №996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
- Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
5.2. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их
заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальную форму,
расположенной на веб-сайте https://alfahrms.ru. Заполняя соответствующую форму и/или
отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие
с данной Политикой.
5.3. Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это
разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie»
и использование технологии JavaScript).
6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных
данных
Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Законом «О персональных данных».
6.1. Обработка персональных данных Оператором ограничивается достижением
конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только
персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем
обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям
обработки.
6.2. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все
возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных
лиц.
6.3. Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут
переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением
действующего законодательства.
6.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей
определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели
обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не
установлен федеральным законом, договором, стороной которого,
выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных
данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо
обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в
достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
6.5. Срок обработки персональных данных является неограниченным. Условием
прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей
обработки персональных данных или отзыв согласия субъекта персональных данных
на обработку его персональных данных. Пользователь может в любой момент отозвать
свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление
посредством электронной почты на электронный адрес Оператора post@alfasystem.ru с
пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых
законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и
защите персональных данных.
7.2. Настоящая Политика является внутренним документом ЗАО «Компания
Информконтакт», и подлежит размещению на веб-сайтах.
7.3. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки
персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены ее новой
версией/редакцией.