HRMS — козырь в борьбе за лучшие кадры

Перевод и адаптация статьи: Using HR technology to engage employees

Борьба компаний за привлечение и удержание талантливых специалистов всё время усиливается. Два показателя становятся решающими в этой борьбе — вовлеченность сотрудников и их удовлетворенность.

Если вовлекать сотрудников, помогая им чувствовать себя частью команды, они с большей вероятностью получат положительные впечатления, захотят остаться и внести свой вклад в успех организации.

Сотрудник начинает составлять своё мнение о компании с момента, когда он становится кандидатом на должность и далее, проходя процесс адаптации, трудоустройства и увольнения. Люди хотят работать в такой среде, где у них есть свобода самовыражения, где они могут чувствовать себя сопричастными и ощущают, что имеют право высказаться. Дайте им этот опыт, и у них сложатся хорошие впечатления от работы.

Современные HRM-системы существуют отчасти для этого. Они помогают сотрудникам взаимодействовать между собой и с другими отделами, например, с отделом кадров, облегчают общение и обмен информацией. Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.

«Такое взаимодействие повышает вовлечённость персонала, а это еще более ценно для работодателей, чем простое выполнение работниками повседневных обязанностей.»

IT проникает в HR ещё глубже

Самообслуживание (в данном контексте автор говорит о доступе сотрудника к своим данным в личном кабинете, и возможности менять данные) оказало значительное влияние на отрасль HR.

С развитием мобильных технологий это стало ещё проще — сотрудники со смартфона или планшета могут просмотреть свою зарплату, получить доступ к информации о льготах, запросить отгул.

Например, производственная компания, большинство сотрудников которой работают в цехах, может разместить в комнатах для отдыха планшеты с защищенным доступом к HRM системе компании. Если у сотрудника есть вопрос, он может получить доступ к информации или отправить электронное письмо прямо из комнаты отдыха без необходимости тратить время на посещение отдела кадров.

Вовлечение сотрудников

Сегодняшние решения HRMS не просто предоставляют доступ к информации. Они обеспечивают большую интерактивность и вовлекают сотрудников. Например, на «стене», похожей на стену в Facebook, можно управлять ежедневными задачами и получать данные о профиле: фотографию, должность, предыдущий опыт, график работы, должностные обязанности, а также просматривать часто задаваемые вопросы и ресурсы. Сотрудники могут видеть стены своих коллег и общаться друг с другом, независимо от того, находятся они в одном офисе или по всей стране.

Удовлетворенности сотрудников способствует позитивная культура. В хороших компаниях сотрудники постоянно узнают что-то новое друг о друге. Такие стены могут представлять для коллег неофициальный способ похвалить друг друга за хорошо выполненную работу. И в рамках решения HRMS эти комментарии могут непосредственно вноситься в файл сотрудника для последующего performance review, облегчая процесс оценки на 360 градусов как для коллег, так и для руководства.

Сближение сотрудников

Благодаря решениям HRMS, ориентированным на вовлеченность и удовлетворенность сотрудника, можно значительно улучшить взаимодействие и координацию команд. Команды могут отслеживать свои цели, задачи, которые хотят выполнить, темы, которые хотят обсудить, напоминания и календари друг друга в одном централизованном месте.

Эти решения также позволяют избавиться от ощущения работы в изоляции. Независимо от того, работает сотрудник дома или на спутнике, он может легко увидеть, что происходит в компании, в отделе, просмотреть цели компании или отдела, или просто узнать, какие события будут происходить в ближайшее время. Это объединяет людей по всей организации. Как и в случае с профилями в социальных сетях, концепция «стены» может предусматривать размещение фотографии и имени, что поможет сотрудникам узнавать больше о своих коллегах, выстраивать отношения и формировать положительный опыт для каждого.

Предоставление разнообразных способов общения

Темп внедрения будет зависеть от отрасли и культуры компании. На тенденции вовлеченности и удовлетворенности сотрудников определенно влияет молодое поколение, которое ожидает наличия этих аспектов на месте своей работы. Тем не менее, учитывая возраст большинства сотрудников, важно предложить разные способы общения, чтобы привлечь всех и обеспечить им положительный опыт. И, как бы то ни было, – всем нужно простое, интуитивно понятное (как у продукции Apple) взаимодействие – когда люди могут использовать разные платформы (например, настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться. настольный компьютер, телефон, планшет, часы) и одинаково легко получать доступ к информации с каждой из них. Чем более интуитивно понятна платформа, тем больше вероятность того, что сотрудники будут ей пользоваться, и им это будет нравиться.

Иван Аникин

Эксперт по внедрению ALFA hrms

Комментарий эксперта

Многие компании сейчас ищут инструменты, которые позволят увеличить вовлечённость персонала. Это тренд. На HR-конференциях спикеры от бизнеса делятся опытом, рассказывают, как они управляют вовлечённостью сотрудников, какие инструменты используют. Тема горячая, но на российском рынке пока мало компаний, которые в этом преуспели. На слуху кейсы МТС и Сбера.

По сути, российская практика отстаёт в технологиях вовлечения сотрудников от наших коллег из США и Европы. Есть хорошие зарубежные решения. Но они дорогие, и не адаптированы под российское законодательство, под особенности ведения бизнеса у нас. К тому же нет специалистов по этим продуктам, — тех, кто бы мог их внедрить.

В статье основное внимание уделено тому, что HRM-системы дают возможность сотрудникам легче коммуницировать, быстрее получать информацию, и за счёт этого усиливать вовлечённость. Но ведь это только один аспект. Чтобы люди были лояльными к компании и проявляли инициативу, выходящую за рамки их должностных обязанностей, нужна комплексная работа по вовлечённости персонала. И здесь действительно может помочь HRM система.

Как мы в своем продукте реализуем возможность большего вовлечения сотрудников?

Драйверов вовлечённости сотрудников несколько. Люди хотят реализовать себя и развиваться, получать признание и оценку своего вклада. Им необходимо знать свои цели и задачи, планы подразделения и компании на ближайшее время и на перспективу. Важно понимать, как их вознаграждение (материальное и моральное) коррелирует с их усилиями, важно, чтобы их слышали.

У нас в ALFA HR есть функциональность для построения системы компенсаций и льгот, управления эффективностью, карьерным ростом, обучением и развитием сотрудников. Система позволяет сделать принципы оплаты и премирования понятными и прозрачными, управлять задачами и целями, увязать результаты труда с вознаграждением, планировать индивидуальное развитие сотрудников, их обучение и карьеру. Всё это создаёт условия для развития инициативы.

Но если у сотрудника нет доступа к информационной системе, то ни о каком инструменте, повышающем вовлеченность, говорить вообще не приходится. В статье автор в основном говорит о корпоративном портале, который даёт возможность взаимодействовать с информацией.

Но корпоративный портал всего лишь оболочка. Это фронтенд, который абсолютно бесполезен без бэкенда — базы данных должного уровня. В нашей системе работники имеют доступ к широкому срезу информации. Они видят льготы и компенсации; информацию по трудовому процессу, начиная с графика работы; мероприятия, которые планируются (например, обучение), актуальные документы (коллективный договор, различные положения), видят все изменения. Могут подать заявку на обучение или в резерв на должность, получить справки, выбрать бенефиты, сообщить пожелания по графику работы. При этом каждый видит только то, что ему положено, — права доступа гибко настраиваются.

А самое главное — бизнес-логика, которая организована в базе данных. Какая архитектура базы данных? какие уровни взаимодействия предусмотрены? есть ли возможность их адаптировать под корпоративную культуру? есть ли инструментарий, который позволяет настраивать взаимодействие, создавать кастомные сценарии? В ALFA HR такие возможности есть. И это тоже наша сильная сторона.