При постоянных графиках тоже нужна WFM

Преимущества решений для управления персоналом огромны, поэтому хотим развеять некоторые мифы, окружающие их.

Бытует мнение, что WFM нужны тем, у кого плавающая потребность в специалистах или сменный режим работы. То есть имеет место устойчивая ассоциация “WFM = ритейл + колл-центры”. А в промышленности все по-другому — стабильные графики и потребность постоянная. Поэтому никакие системы управления персоналом не нужны.

Да вот только так ли обстоят дела на самом деле? Давайте разбираться.

Так ли вообще стабильна потребность, как кажется?

Практически всегда нагрузка на предприятиях распределена неравномерно: у кого-то ярко выраженная сезонность, где-то нестабильная ситуация с заказами. Расхождение потребности с фактической рабочей силой приводит либо к нехватке персонала, либо к переукомплектованию. Обе эти проблемы стоят вам дорого.

Помимо прочего, промышленные предприятия, нуждаются в квалифицированном труде. А трудовой кризис все серьезнее — квалифицированных кадров не хватает ни в здравоохранении, ни в строительстве. Про производство и наукоемкие отрасли вообще молчим — престиж рабочих специальностей снижен до предела.

Когда на предприятии для разных операций нужны разные специалисты различных квалификаций от того, насколько точно посчитана потребность, зависит выполнение планов и даже качество конечной продукции.

Получается, чем точнее посчитана потребность, тем лучше можно подготовиться: спланировать донабор или обучение, синхронизировать людей и производственную программу — например, в период спада отправить работников в отпуска или на переаттестацию.

Некоторые виды WFM, такие как, Industrial WFM, обмениваются информацией с производственными системами и планируют потребность в труде в связке с производственными задачами. Поэтому в каждый момент времени понятно, сколько и каких специалистов надо: всего в год, через месяц, завтра — для закрытия смены. WFM даже могут оповещать, когда нет нужных сотрудников для выполнения поставленной задачи.

Постоянные графики — это несколько тысяч комбинаций

Часто слышим: “У нас производство — графики постоянные. Зачем нам WFM?” Рассказываем. Графики работы как способ шаблонирования рабочего времени, действительно, постоянны. Но не отвечают на вопрос: какие люди, в каком количестве и когда выходят на работу. Типовых шаблонов немного. Чаще всего используют стандартный, предполагающий пятидневную трудовую неделю. Те, у кого непрерывный производственный процесс, практикуют сменный график. А вот теперь самое интересное — если на типовые шаблоны наложить режимы сменности, графики отпусков, обучения или прохождения медосмотра, получим сотни, а то и тысячи индивидуальных расписаний.

Составить эффективное расписание для каждого, когда на предприятии нескольких сотен или тысяч человек, при ручном планировании невозможно. Голословное утверждение? Попробуйте спланировать график присутствия всего 5-ти мастеров — условия задачи смотрите ниже.

Сколько времени вы потратили на составление графика? А сколько решений получилось?

Теперь усложним задачу — применим нормы ТК и требования охраны труда, добавим отпуска, медосмотры и прочее. Из полученных вариантов графиков выходов и отпусков — а их на многотысячном предприятии великое множество, надо выбрать лучший. Ведь можно платить сверхурочные (а это 200 процентов от обычной оплаты труда, плюс налоги), а можно использовать подменный персонал — стоимость решений различная.

Сложно представить, что начальник цеха в обычной жизни сначала педантично оценивает все варианты, а потом выбирает оптимальный. Правда ведь? И речь не про то, что он плохой специалист или работать не хочет. Просто “вычислительные возможности» людей ограничены.

Получается, что исторически сложившийся режим сменности на предприятии может быть далеко не оптимальным. Да и выполнить производственную программу можно за меньшие деньги. Так как же работать по-другому?

С помощью WFM. Программа соотнесет графики выходов с потребностями производства, предложит разные варианты и рассчитает их стоимость. По заданным правилам алгоритмы WFM распределят людей и сделают это оптимальным образом.

Стабильные графики, кажется, все-таки миф

Пока вы работаете с людьми и техникой, что угодно может пойти не так. Заболел сотрудник или прилетел срочный заказ — надо корректировать графики. Сломался станок — перераспределять людей.

Оперативное управление без специального инструмента — как сложить пазл. Всей картины не видно, легко потерять детальки, то есть упустить нюансы. Вернемся к начальнику цеха. Как думаете, когда он срочно ищет замену невышедшему сотруднику, он владеет информацией о переработках, пройденных инструктажах, действующих допусках по всем своим подчиненным? Нет. В условиях дефицита времени и “ограниченной видимости” он примет такие решения, которые наиболее очевидные для него. Отвечать же за результаты, будь то недопустимые переработки или инциденты, потом будут руководители.

WFM, подобно панели приборов в автомобиле — в режиме реального времени отобразит текущую картину, покажет отклонения (см. рис. 1 и 2).

Рис. 1. Учет потребности в персонале при планировании отпусков.

Рис. 2. Превышение баланса рабочего времени при расчете потребности в персонале.

Программа не только предупредит о проблеме, но и поможет быстро спланировать компенсирующие мероприятия. Для каждого случая уже есть преднастроенные сценарии — нужно только выбрать нужный. Система проведет проверку, предупредит о нарушениях, уведомит сотрудников, сформирует пакет документов (см. рис. 3 и 4).

Рис. 3. Примеры сценариев

Рис. 4. Примеры сценариев

Допустим, не вышел на работу монтажник для работ на высоте. Программа предложит список кандидатов на замену, подходящих по здоровью, балансу рабочего времени и компетенциям — начальник смены не тратит время на обзвон тех, у кого есть ограничения. Он и время сэкономит, и ошибку не совершит.

Внутри дня тоже все меняется. Даже когда сотрудники уже вышли по графику, их потенциал можно использовать по-разному. WFM поможет диспетчеризировать сотрудников вплоть до конечных рабочих станций или мест — с учетом текущей динамики и очереди заданий (заявок, заказов).

Рисками, оказывается, можно управлять

При большой численности персонала документы нередко формируются задним числом, а то и вовсе не формируются. А это дополнительные риски при проверках или трудовых спорах с сотрудниками. А если несчастный случай с тяжелыми последствиями, не дай Бог? Единственный способ избежать уголовной ответственности руководителю — доказать, что нормативы соблюдены, сотрудники прошли обучение и имеют допуски к работе с оборудованием.

Так вот, алгоритмы WFM проверяют действия на соответствие закону и правилам работы еще до того, как сценарий будет воплощен в жизнь. Например, программа не даст вывести работника без допуска к оборудованию. А при создании приказа на сверхурочные проверит, не работал ли сотрудник сверх меры в предшествующий день. Результат — нормативы ТК соблюдены, сотрудники имеют необходимые допуски к работе с оборудованием, а документы оформлены (WFM обеспечивает документальное сопровождение каждого шага: от закрепления за графиком до прохождения медосмотра или инструктажа).

То есть для управленцев WFM-система — не только средство повышения экономической эффективности, но и инструмент контроля за решениями линейных руководителей.

Дополнительные преимущества

Снижение фаворитизма. Ничто так не сеет семена недовольства в коллективе, как фаворитизм начальства. Покровительство порождает послабления или незаслуженные привилегии. Кому-то достаются «дорогие» операции и работа в удобное время, а кто-то всегда “в пролете”.

При чем здесь WFM? А вот смотрите. Программа беспристрастно замеряет производительность, оценивает баланс часов, обрабатывает предпочтения. Равномерно, на основании заложенных правил, распределяет нагрузку и благоприятные смены среди всех. Когда к сотрудникам относятся справедливо, это повышает удовлетворенность работой. А высокий уровень удовлетворенности положительно сказывается на качестве работы.

Повышение вовлеченности. Негативный образ сменной работы может быть превращен в положительный, если сотрудники участвуют в планировании своих смен. В этом случае сменная работа больше не означает диктатуру работодателя.

Возможность управлять своей нагрузкой и, соответственно, доходом, влияют на лояльность, вовлеченность и мотивацию.

Снижение текучести. Текучесть кадров снижает производительность труда просто потому, что остается меньше сотрудников для выполнения работы. И даже в случае найма новых, ситуация не лучше — новые сотрудники некоторое время не так продуктивны, как работники с опытом. Самая большая проблема с текучкой — это финансовые затраты на компенсации при увольнении, найм, адаптацию и обучение новичков. Одним словом, дешевле предотвратить увольнение сотрудника, чем нанять нового.

Сокращение дорогостоящих ошибок при расчете заработной платы. В ходе расчета зарплаты сотрудники профильных подразделений выполняют большое количество вычислений — ошибки неизбежны. Причины недочетов многообразны. Это и двойное начисление средств, и неправильное трактование законодательных норм, и оплата за один расчетный период по нескольким основаниям. Итог один — потеря денег. WFM изменит ситуацию. В программе на основании данных о типе явки и типе времени формируется точная база для расчета: каждому промежутку времени система ставит в соответствие начисления, премии, надбавки и доплаты, положенные конкретному сотруднику. WFM учитывает все отклонения: переносы смен, выходных дней, сверхурочные. И все это делается автоматически. Риск возникновения ошибок минимален.

Так зачем использовать WFM для управления персоналом?

Человеческий капитал всегда будет самым ценным ресурсом. Программное обеспечение WFM для того, чтобы управлять этим активом наиболее эффективно. Автоматизация и встроенная эффективность — это то, за счет чего вы достигните стратегического преимущества перед конкурентами.

Вместо медленного и трудоемкого планирования предприятие получает графики, в любой момент точно соответствующие потребности. Вместо решений “на глазок” — достоверную информацию в реальном времени. Вместо черного ящика в организации труда — прозрачную систему, которая позволяет выбрать лучшие варианты.

Программное обеспечение для управления персоналом PlanForce подходит для решения перечисленных выше задач. И может быть адаптировано к требованиям различных отраслей промышленности. Узнать о программе больше>>