Оптимизация управления рабочим временем: обзор PlanForce WFM

Получить презентацию

Добрый день! Сегодня расскажу о PlanForce – это индустриальная WFM. Применяется в компаниях со сложными производственными процессами, разными условиями труда, графиками работы и структурой оплаты.

Если обобщить, PlanForce позволяет предприятиям выявлять возможности для оптимизации управления трудовыми ресурсами, помогая оптимально использовать рабочее время и рационально расходовать средства на труд.

Система состоит из нескольких основных компонентов. Во-первых, это оперативное управление графиками работы персонала в соответствии с производственной потребностью.

Во-вторых – детальный учёт рабочего времени и тарификация труда.

Далее – система может помочь с управлением отпусками.

И наконец, организация труда на предприятиях требует функций по охране труда, поэтому PlanForce в полной мере их поддерживает.

Какие проблемы здесь решаются?

Конечно, основное сейчас – это дорогой труд и дефицит квалифицированных кадров.

Что тут можно сделать?

Во первых – не всегда рабочее время сотрудников используется оптимально. И тут у нас есть шанс немного, но снизить остроту кадрового дефицита, помогая более эффективно распоряжаться имеющимися ресурсами. Конечно, для этого надо лучше планировать — чтобы выходы и распределения на сменах более четко соответствовали потребностям в людях в конкретном месте в конкретное время.

Также можно использовать системы оплаты труда, которые “стимулируют” производительность. Однако чтобы такая оплата труда была эффективна, необходим детальный учёт рабочего времени и выработки.

Таким образом, надо не только лучше планировать, но и точнее учитывать фактический труд – без этого не получится внедрить сложные системы оплаты.

Следующая проблема, которую решает система – трудоёмкое и затратное управление фондом рабочего времени, администрирование графиков и учёт труда.

Ну и наконец третье – это минимизация compliance-рисков. Своевременное оформление документов, контроль допусков, соблюдение трудового кодекса и локальных нормативных актов – всё это должно быть встроено в процесс управления рабочим временем.

Для избежания недоразумений как с сотрудниками, так и с контролирующими органами, все документы должны быть корректно и вовремя оформлены.

Пользователи и ситуации

Выделим три группы пользователей системы и три основные ситуации, к которым сводится работа PlanForce.

Первая ситуация – это планирование расписаний и ежедневное управление рабочим временем сотрудников. В этом процессе задействованы прежде всего линейные руководители – те, кто реально выводит сотрудников, контролирует их работу. А также ОТИЗ или департамент организации труда.

Вторая история – это документарное сопровождение процесса управления рабочим временем. Тут задействованы HR-специалисты, мастера, распределители работ, специалисты по охране труда.

И третья ситуация – закрытие табеля. Тут прежде всего участвуют экономисты по труду, табельщики и расчетчики.

Составление расписаний

Начнем с первой ситуации – составление расписаний. Основная сложность тут в том, что людей физически не хватает, а линейному руководителю надо обеспечить нужное количество специалистов в смене или на вахте. Когда людей мало, приходится решать, кого, когда и куда выводить. При этом надо учитывать множество параметров: графики отпусков, квалификацию и допуска сотрудников, наличие медосмотра и обязательного обучения, различные локации и территориальные ограничения, а еще и ограничения трудового кодекса и локальных нормативов.

Далее. Руководители каждый день сталкиваются с необходимостью не просто составить графики на месяц, а постоянно их корректировать. Всё меняется, и зачастую нужно заново пересматривать расписание, быстро адаптируя его под ситуацию.

И важный момент – непрозрачность в отсутствие специализированного ПО. То, насколько эффективно линейные руководители решают эти задачи, зачастую никто не знает, ведь у них цель – выполнение производственных задач. Линейный руководитель не всегда думает о цене сверхурочных или стоимости избыточного работника на смене. Оценить, насколько графики соответствовали потребностям, мы можем только по факту.

PlanForce же вместо интуиции конкретного человека предлагает умные алгоритмы оптимизации графиков выхода сотрудников. Система учитывает все параметры, учитывает актуальную потребность в людях, на лету анализирует закрытие потребности в соответствии с производственной программой и нормативами. Составляет, оптимизирует графики и расписания.

То есть линейный руководитель получает инструмент, который помогает ему управлять рабочим временем.

Мы также вовлекаем и сотрудников – через сервисы самообслуживания они могут указывать предпочтения, откликаться на дополнительные смены, видеть актуальные графики.

Что учитывают заложенные в PlanForce алгоритмы планирования? Во-первых, они ориентированы на индустриальный сектор и учитывают особенности различных отраслей: потребность в труде по видам работ, профессиям и квалификациям работников, сезонность и пики нагрузки, потребность в труде по локациям.

При планировании труда алгоритмы должны знать всё о сотрудниках: режимы работы, плановые отсутствия, опыт, накопленный баланс рабочего времени, стоимость, рейтинги и предпочтения – всё это то, чем PlanForce оперирует в процессе планирования.

Оперативное управление

Разберем теперь вторую ситуацию: то, что касается оперативного управления и оформления документов. Вот мы составили графики, подписали их минимум за месяц — как требует законодательство, и тут началась реальная жизнь и всё начинает меняется

Срочные заказы, горят сроки, людей выводят сверхурочно, подмены, болезни, отпуска. В общем, возникают ситуации, которые нужно отслеживать и грамотно оформлять.

Для удобной ежедневной работы Planforce предлагает диспетчерские доски. В них руководители могут переместить сотрудников, назначить сверхурочные, выставить замену, а система сама подберет наилучшие варианты. При этом Planforce, понимая трудовой кодекс и нормативные акты, осуществляет compliance, понимает какие решение допустимы, а какие нет, какие документы оформить и с кем согласовать.

Система автоматически формирует приказы и распоряжения (закрепление за графиком, работа вне графика, отзыв, допсоглашение к трудовому договору и много других ситуаций) – всего более сотни встроенных сценариев по управлению рабочем временем.

При этом через личные кабинеты может осуществляться электронное взаимодействие с сотрудниками.

Табель

И наконец, третья ситуация – это закрытие табеля. Не всегда это просто – сложные графики, разная оплата в течении дня, различные условия труда, различные аналитики затрат.

На слайде можно посмотреть пример с водителем на предприятии. Работой во вредных условиях и на разных площадках.

В таких случаях правильно посчитать все вознаграждения и компенсации к первому числу уже не просто.

Planforce предлагает онлайн-средства для детального учёта труда, готовые механизмы табелирования, которые позволяют подготовить табель для передачи в систему расчета заработной платы.

Как формируется табель? Основой становятся графики. В PlanForce это не восьмерки, а реальная структура рабочего времени: с началом и окончанием смены, перерывами, временем в пути. Далее в режиме онлайн оформляются отклонения. Получается, что в нужный момент электронный табельный журнал уже заполнен – с графиками сменности, выходными, отклонениями и прочим.

Виды оплаты, премии и надбавки для каждого временного промежутка программа определяет автоматически. Аналитики затрат также определяются для каждого дня в табеле, а если надо, то и часа.

В итоге вся информация готова для передачи на расчет зарплаты и налогов.

При этом во всех трех описанных ситуациях руководство может получать оперативные данные для контроля эффективности и аналитики. Хватает ли людей? Какой прогноз нехватки персонала и дисбаланс людей по рабочим участкам? Куда уходят деньги? с анализом затрат фонда оплаты труда. Как утилизируется фонд рабочего времени? Какой баланс РВ? При этом видно и доступный фонд рабочего времени по сотрудникам, и количество сверхурочных, и недоработки до баланса.

Как PlanForce встраивается в общую инфраструктуру на предприятии?

Из кадровой системы забирается оргструктура, штатные расстановки и режимы работы, а обратно передаются необходимые HR-документы: служебные записки на приказы о закреплении, переводы, отвлечения и так далее.

В блок расчета зарплаты передается готовый под закрытие фактический табель. Это могут быть только чистые времена по видам явок, а может быть и табель с тарификацией труда – т.е. с готовыми суммами.

Есть также возможность подключения СКУД и взаимодействия с производственными системами.

Какие результаты от внедрения управления трудовыми ресурсами и планирования PlanForce?

Качественно — это переход от интуиции линейного руководителя к алгоритмам. От черного ящика – к прозрачной системе в организации труда. Основные измеримые эффекты достигаются прежде всего за счет снижения трудозатрат и увеличения производительности.

Вот здесь приведен пример окупаемости для 1000 сотрудников. Справа – экономия от трудозатрат на планирование рабочего времени и расчет вознаграждений, а слева – возможный эффект от роста производительности труда.

И в завершение – PlanForce – это про оптимальные графики, производительный труд и справедливые вознаграждения.

На связи!