Как ALFA HR помогает оптимизировать облик компании

Реорганизации, кризисы, новые рыночные условия — нужна возможность быстро и просто проводить изменения во всех структурных единицах.

В отсутствие цифровых инструментов на введение изменений уходит так много сил и времени, что они устаревают, не успев воплотиться в жизнь.

Для того чтобы уменьшить риски, ускорить и упростить процесс моделирования, получить выверенные результаты, как раз и предназначена ALFA HR.

Давайте посмотрим, какие возможности она дает.

Понимать, как устроена компания

Прежде чем что-то менять, надо представлять текущее состояние организации. Но чем больше компания, тем больше данных, тем легче перестать в них ориентироваться. Есть подразделение, а всем ли понятна его роль? Кто за что отвечает? А как выстроено кросс-функциональное взаимодействие?

ALFA HR помогает описывать сложные схемы управления и доводить их до людей, чтобы они понимали, как работает компания и какое место в ней они занимают. Дает точное представление о структуре организации, целях, функциях и бюджетах. Делает данные доступными и превращает их в основу для принятия взвешенных решений. Визуализация в виде органиграммы дает наглядное представление о структуре и упрощает анализ.

Управляемость

Взгляните, например, на количество уровней управления. В одних подразделениях 7, а в других 5? Возможно, где-то есть избыточные уровни иерархии, и их можно устранить.

Еще один показатель, который интересно проанализировать — количество сотрудников под началом одного руководителя. Конечно, это зависит от конкретной ситуации. Чем сложнее и разнообразнее функции, тем меньше диапазон контроля. Но все-таки, вот есть два филиала. И в том и в другом — подразделения со схожими функциями, но в одном менеджер управляет работой 7-ми человек, в другом — 15-ти. Скорее всего, работу отделов можно сделать более продуктивной.

Расходы

Чтобы оптимизировать расходы, хорошо бы знать, в чем они заключаются и из чего складываются. ALFA HR показывает расходы по подразделениям и должностным позициям. Вы сразу увидите, где расходы на верхней границе или даже выходят за рамки бюджета, и сможете проанализировать, почему.

Компетенции

Управление компетенциями — это способ влиять на качество человеческих ресурсов компании. ALFA HR показывает пробелы в навыках и умениях сотрудников, помогает определять, где дублируются функции, дает возможность контролировать стандарты в дочерних подразделениях. Есть понимание, чего и где не хватает — ясно, чему обучать, кого нанимать и кого куда передвинуть.

Быстро проводить изменения

И вот вы решили начать преобразования… Легко решить — нелегко сделать. Согласно исследованиям McKinsey успешными оказываются менее 25% проектов преобразований, почти половина выдыхаются вскоре после старта, а еще треть — просто не повышают эффективность.

Рассказываем по шагам, как ALFA HR помогает снизить риски и получить результаты, которые стоят усилий.

Выбираем курс

Стратегия и оргдизайн — две стороны одной медали, и то и другое определяет, как будет развиваться компания. От того, насколько удачно структура мапируется со стратегией, зависит и их способность достигать целей.

Пример удачной адаптации структуры под стратегию — «Сбер». Чтобы конкурировать в среде технологических компаний, в банке внедрили методы Agile. Сотрудников поделили на трайбы, каждый из которых имеет свою зону ответственности. В результате увеличили скорость принятия решений и выпуска продуктов.

Показатели эффективности обычно отражают то, как новая оргструктура влияет на собственно эффективность в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Таким образом КПЭ позволяют оценивать успехи на пути преобразований.

ALFA HR помогает на старте программы преобразований задать цели, декомпозировать их на подразделения и сотрудников, а потом параллельно проводить редизайн и отслеживать показатели.

И так по кругу, потому что «застывшие» оргструктуры не в силах обеспечить конкурентное преимущество. Ваш бизнес будет адаптироваться к изменениям, подстраивая стратегию и дизайн организации к новым условиям. С помощью ALFA HR он сможет это делать быстрее и проще.

Проверяем гипотезы

Существует так много вариантов построения структуры, что может показаться, что определить, какой из них принесет больше пользы, почти невозможно. Опираться на интуицию не получится — неудачный вариант может обойтись компании слишком дорого. Значит, надо по максимуму просчитывать последствия.

Представьте, что вам надо построить не 1-2 варианта будущей структуры, а гораздо больше, каждый из них проанализировать, понять, какие получатся численность и ФОТ, проверить, соответствуют ли новые варианты нормам управляемости и еще сравнить с текущей версией и между собой.

ALFA HR — не только удобный инструмент визуализации оргструктуры, а прежде всего — инструмент моделирования. Вы можете создавать разные сценарии «что-если», сравнивать их и выбирать лучший. Система посчитает численность, оценит затраты, проверит, соблюдаются ли нормы. А после согласования, которое проходит тут же, в системе, утвержденный проект превратится в действующий.

Все это работает в режиме реального времени — вы сразу же увидите результат изменений. Расчет каждого варианта занимает несколько минут. Экономится масса рабочих часов на ручных подсчетах, а точность прогнозов возрастает.

Пара моментов, которые мы еще не затронули.
Первое — то, что наряду с проектированием структур мы проектируем и оплату. Здесь и система грейдов, и зарплатная сетка, и КПЭ, и политики по компенсациям, и выплаты, обязательные по закону. КПЭ — это, конечно, важно, а сколько это в рублях будет?

Второе — это профилирование должностей, определение трудовых функций и компетенций. В ALFA HR профиль должности — тот стержень, на котором держатся умные HR-процессы.

Можно создавать библиотеки корпоративных и типовых профилей. Например, взять за основу профстандарты и адаптировать их к локальным потребностям. А дальше контролировать стандарты в подразделениях, отслеживать, все ли функции представлены и нет ли задвоенных.

И еще. Что вам приходит на ум, когда вы слышите «профиль должности»? Верно, подбор персонала. В ALFA HR профили задействованы и в планировании структур и функций, и в оценке компетенций, и в других областях: в обучении, подборе, охране труда.

Используя профили должности, ALFA HR автоматически создает должностные инструкции. Поменялся профиль должности — обновились инструкции. Ситуации, когда в подписанной работником должностной инструкции одно, а в профиле должности — другое, просто исключены.

Кстати, о стандартах. Вы можете типизировать не только профили должности, но и подходы к построению оргструктуры в целом: определить типы подразделений, указать, на что они декомпозируются и как могут называться, задать нормы управляемости. При проектировании структур система понимает, какие наложены ограничения, и контролирует их. Например, если норма управляемости 2-10 человек, не позволит создать отдел с численностью 15. За счет этого и людям работать проще, и качество моделей выше. А главное, поддерживаются единые стандарты управления.

Третье — можно проектировать функциональные и любые другие управленческие структуры. У вас продуктовые или проектные команды? Такие структуры тоже поддерживаются.

Воплощаем в жизнь

Изменения запланировали, осталось ввести их в действие.

Давайте посмотрим на самом простом примере, во что это выливается.
Пример такой: у нас выросло производство и увеличился объем работы — хотим из отдела сделать департамент.

Вроде бы только переименовать. Но — мы же по ТК работаем, любая реорганизация требует документального оформления. У нас появилось новое подразделение, значит, сотрудникам в трудовой книжке требуется сделать запись.

Но сначала надо понять, кого затронут изменения, с кем надо переоформить приказы о переводе и так далее. Документы надо подготовить, согласовать и ознакомить с ними сотрудников. Или вы руками это делаете, или за вас это делает система — согласитесь, есть разница.

Дальше, необходимо внести изменения в оргструктуру и штатное расписание. И опять выпустить приказ, что такие-то позиции открываем, такие-то — закрываем.

Если делаем из отдела департамент, то и грейды будут другие. Значит, меняется оплата.

Департамент стал больше, понадобился новый кабинет. Изменились рабочие места — надо проводить спецоценку. А в новом кабинете плохое освещение — это другие условия труда, возможно, другие льготы и компенсации.

Или такой нюанс. Если в подразделении есть декретницы, то его нельзя закрывать. Надо проверить, есть декретницы или нет. А когда сотрудница выйдет, сообщить об этом.

ALFA HR берет все это на себя: автоматически делает проверки; формирует приказы, допсоглашения и другие документы; определяет льготы и компенсации и так далее. Даже в таком простом случае это огромный пласт работы. А если меняется и структура, и оплата, и цели, и функции? И это перманентный процесс в сегодняшней турбулентной среде?

Резюмируем

ALFA HR — инструмент, который поможет:

Проектировать облик компании (цели, структуры, функции, деньги) с помощью быстрой проверки гипотез

Ускорить и упростить внедрение изменений — быстрее и успешнее достигать стратегических целей

Видеть, как устроена компания, и использовать данные для совершенствования системы управления