Вступил в силу закон (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ), который разрешает создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Но перевести в цифру можно будет не все. Так в чем тогда смысл? На этот вопрос каждый сможет ответить для себя сам. Расскажем о главном.

В чем суть перехода? До сего момента у работодателей по ТК не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. А теперь есть. Перевести в цифру можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и новичков знакомят в письменной форме, в том числе под роспись.

Однако есть исключения. Их — четыре:

трудовые и сведения о трудовой деятельности;

акты о несчастном случае на производстве;

приказы об увольнении;

журналы инструктажей по охране труда.

Обязательно ли переходить? Закон не обязывает работодателей переходить на КЭДО. Это право, а не обязанность.

Хлопоты. Работодатель должен получить письменное согласие работника. Если согласия нет, то по сотруднику документы будут готовиться, как и раньше — на бумаге. Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу после 31 декабря 2021 г.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. По данным Пенсионного фонда, например, лишь 13% работников выбрали электронную трудовую книжку. Кто-то не доверяет, кто-то не умеет пользоваться электронными системами, а у кого-то вообще нет гаджетов и нет надобности их покупать. Компания должна будет озадачиться тем, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать документы удаленно.

Получается, забот прибавится — кадровики будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге.

Какой системой пользоваться? Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России», покупной системой или собственной разработкой. Главное — система должна обеспечивать возможность подписывать документы электронными цифровыми подписями, хранить документы в электронном виде и фиксировать факт того, что вторая сторона получила документ.

Расходы. КЭДО — это дополнительные расходы. Придется закладывать в бюджет затраты на систему для электронного документооборота, свою или покупную программу. Кроме того, всем работникам и соискателям нужно оформить электронные подписи за счет работодателя.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» — пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно.

О чем стоит подумать. Не смотря на то, что электронные документы защищены лучше бумажных, многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации. Крупные компании создают собственные системы КЭДО.

Ради чего вообще стараться? В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт прозрачнее, а изменения легче отслеживать. Кроме того, документы нельзя подделать, потерять или испортить.

Сможете дистанционно ознакамливать сотрудников с приказами, уведомлениями и локальными актами. Даже на почту не надо будет ходить, чтобы отправить подписанные документы.

Будет проще трудоустраивать сотрудников, ведь обмениваться электронными документами можно не только со штатными работниками, но и с соискателями. Чтобы принять на работу сотрудника, будет достаточно провести собеседование дистанционно и заключить трудовой договор в электронном виде.

Найти документы на каждого работника будет проще. Все они будут храниться в электронной базе. Чтобы найти нужный, достаточно указать, какой документ и на какого сотрудника вы ищете, чтобы получить его.

О том как в ALFA HR реализованы принципы электронного документооборота и что это даст крупному предприятию, рассказываем в презентации-обзоре.

Рассказ о неизбежных потерях из-за отставания цифровизации, влиянии ручного труда на управление. В обзоре обозначим точки роста, и предложим план по созданию современной инфраструктуры и принципов управления большими коллективами.

Электронная книга подойдет для ознакомления с опытом трансформации HR на крупных предприятиях.