HRM. Как выбрать и внедрить?

Современная программа управления персоналом организации – это, как правило, комплексный инструмент, объединяющий в себе сразу несколько функций. Хотя существуют и специализированные программы, выполняющие одну или несколько конкретных задач, например, ведение документооборота или составление графика работы, сейчас организации отдают предпочтение решениям, которые включают в себя набор средств, позволяющих автоматизировать различные аспекты управления персоналом.

Внедрение HR-программы

Внедрение HR-программы – трудоемкий процесс, требующий тщательного анализа процессов организации. Из-за этого многие руководители до сих пор считают, что эти затраты не вполне оправданы. Однако практика подтверждает, что современная HRMS позволяет не только сократить финансовые и временные затраты сразу на нескольких направлениях (например, за счет перехода на электронный документооборот), но и нередко помогает компании выйти на новый этап развития. При этом не стоит думать, что HR-программы актуальны только для крупного бизнеса с тысячами или даже десятками тысяч сотрудников. Благодаря гибкости и масштабируемости современных систем, они оказываются актуальны и для небольших компаний.

Дополнительным стимулом к цифровизации стал период пандемии. Согласно опросу, проведенному еще в 2020 году, 41% компаний планировал провести автоматизацию бизнес-процессов в целом, а 44% собирались внедрить новую систему управления персоналом. Однако на тот момент большинство компаний оставались на стадии «бумажного HR». К 2023 году ситуация изменилась, и, чтобы не отстать от конкурентов, необходимо не только внедрять цифровые решения в сфере кадровой политики, но и искать пути внедрения передовых технологий, в том числе в сфере машинного обучения.

Вот несколько примеров того, какую выгоду приносит компании использование специализированного ПО для автоматизации управления персоналом:

Сам процесс внедрения требует глубокого анализа и систематизации сложившихся процессов, а значит, позволяет увидеть слабые места и их устранить.

Сокращаются затраты времени на типовые операции, включая кадровое делопроизводство, расчет заработной платы, начисление премий.

Упрощается формирование графика работы и отпусков с учетом пожеланий сотрудников.

Вся информация, связанная с кадровыми вопросами и управлением талантами хранится централизованного, а доступ к ней регламентируется.

Появляются возможности для оценки эффективности сотрудников, их мотивации, обучения и развития.

Сотрудники получают более четкую информацию о своих обязанностях, зонах ответственности, кадровых перспективах.

Функционал HRM-системы

Эффективное управление персоналом приобретает все большее значение. Успех компании в современном мире определяется не только тем, какие суммы ее владельцы готовы вкладывать в развитие бизнеса, но и тем, насколько хорошо они умеют использовать имеющийся в их распоряжении человеческий капитал. Поэтому всё больше руководителей начинают вкладывать в создание среды, которая будет способствовать продуктивности сотрудников, их работоспособности и личному развитию. А значит, возникает и запрос на такие системы кадрового менеджмента, которые позволят реализовать персонализированный подход к каждому сотруднику, объединив при этом весь комплекс кадровых вопросов. HRM-системы охватывают следующие аспекты работы компании:

все этапы взаимодействия сотрудников с организацией (поиск и найм, адаптация, обучение и развитие, перевод на другую должность, увольнение, а также формирование кадрового резерва);

расчет зарплаты как в типовых, так и в сложных случаях, начисление бонусов и премий;

оценка эффективности сотрудников;

ведение кадрового документооборота;

планирование работы сотрудников, составление графика с учетом их пожеланий и потребностей компании;

обеспечение внутренних горизонтальных и вертикальных коммуникаций в организации;

В зависимости от того, какой набор функций включает в себя HRM-система, они подразделяются на несколько групп.

Расчетные системы – инструменты для расчета заработной платы с формированием соответствующей отчетности.

Учетные системы – это программы по кадровому делопроизводству, основное назначение которых подготовка документации.

Нередко эти два пункта объединяются в учетно-расчетной системе, такой как 1С: Зарплата и управление персоналом. Одно из ее основных преимуществ – быстрые обновления, которые следуют за изменениями в российском законодательстве. Однако в ней может не хватать инструментов, связанных с мотивацией и развитием сотрудников.

HRM-системы с частичной функциональностью добавляют к этим двум пунктам некоторые из возможностей для управления персоналом, включая развитие сотрудников, построение графика работ, планирование кадровых перестановок. Именно на эти инструменты делается акцент во многих решениях от западных поставщиков. Однако их, как правило, приходится интегрировать с системами учета и документооборота, в которых учитывалась бы российская специфика.

Наконец, полнофункциональные HRM-системы, кроме всего вышеперечисленного, включают в себя инструменты аналитики и отчетности, которые дают руководителям необходимые данные для принятия стратегических решений.

Именно к этой категории относится линейка приложений ALFA HR. Это набор инструментов для реализации кадровой политики, созданный с учетом российской специфики и при этом включающее в себя широкий комплекс средств для управления талантами. Подготовка кадровой документации и расчет зарплаты поможет избавить отдел кадров от рутинной работы, а инструменты организации и охраны труда, вознаграждения и мотивации, оценки и развития помогут создать максимально благоприятную для каждого сотрудника рабочую среду, которая раскроет его потенциал.

Как выбрать HRM-систему

Учитывая разнообразие существующих HRM-систем, выбрать ту из них, которая лучше всего отвечает потребностям организации, может быть непросто. Вот несколько рекомендаций, которые помогут оценить все имеющиеся варианты и подобрать наиболее эффективное решение.

Начните с анализа того, как процессы в компании устроены сейчас. Возможно, какие-то из них уже полностью или отчасти автоматизированы, и вам понадобится интегрировать существующие решения в новую систему или полностью заменять и перерабатывать их.

Изучите потребности различных отделов. Инструменты HR-менеджмента нужны не только непосредственно отделу управления персоналом. Ими будут пользоваться и рядовые сотрудники (например, для получения необходимых данных или прохождения обучения) и руководство различных уровней, которому нужна отчетность.

Определитесь с форматом и способом установки. Некоторые HRMS предлагают облачные решения, другие – программы, которые устанавливаются на сервер компании. При этом необходимо отдельно продумать работу удаленных сотрудников, для которых нужно будет обеспечить безопасный доступ к сервисам.

Формат оплаты также может отличаться. Речь может идти о единовременной покупке лицензии, однако сейчас все больше производителей HR-софта предлагают вариант с абонентской платой, объем которой зависит от того, какой функционал вам нужен. Такой вариант хорошо подходит для небольших компаний с ограниченным бюджетом на внедрение системы управления персоналом.

Оцените потенциальные затраты на обучение сотрудников. Если интерфейс системы интуитивно понятен, это облегчит внедрение системы и сократит его сроки.

Изучите список встроенных приложений и интеграций, сопоставив его с тем, что используется в вашей компании. Например, если руководители команд распределяют задачи через Trello, возможность взаимодействия через этот инструмент с HRM-системой будет очень кстати.

Выбрав подходящее решение по описанным выше критериям, изучите отзывы о нем, обращая внимание на сам процесс внедрения, работу технической поддержки и наличие в системе нужных именно вам функций.

Обратите внимание и на то, насколько часто обновляется система: ее разработчики должны оперативно учитывать актуальные изменения и новшества в российском законодательстве, чтобы вам не пришлось разбираться с этими тонкостями вручную.

В случае с ALFA HR, внедрение всегда начинается с точного плана развертывания системы. Проверенная практикой схема дорабатывается под специфику компании заказчика, благодаря чему сводится к минимуму риск того, что какие-то процессы останутся неучтенными.

Ориентируясь на эти рекомендации, вы сможете выбрать HRM-систему, которая поможет вашей компании оптимизировать рутинные процессы, упростить взаимодействие сотрудников и HR-отдела и высвободить ресурсы, столь необходимые для развития бизнеса.