Кадры решают все – непреложная истина для любого эйчара. А кто решит все вопросы с кадрами? И какие инструменты помогут кадровику дирижировать оркестром задач?
Давно канули в Лету кипы заполняемых от руки журналов разнообразных учетов. Вслед за ними отправились таблицы Excel.
И вот теперь на низком старте онлайн-сервисы с ограниченным, узконаправленным функционалом. Скажем им вослед спасибо за помощь в борьбе с рутиной – и обратим свои взоры на HR-платформы (они же HRMS, они же системы управления персоналом последнего поколения).
HR-платформы – современный инструмент для управления персоналом в большом бизнесе
HR-платформы появились, когда стало ясно, что имеющиеся инструменты не удовлетворяют растущую потребность в интеграции и автоматизации различных HR-процессов. Нужна принципиально новая система, которая будет в состоянии свести воедино все возможные опции и оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами компаний. К тому же неплохо бы подключить к работе искусственный интеллект с его мощнейшим аналитическим потенциалом.
HR-платформа обычно содержит следующие функции
Подбор, адаптация, обучение, развитие персонала
Благодаря HR-платформе согласуются действия кадрового отдела, руководства и службы безопасности предприятия на этапе поиска и отбора кандидатов. Критерии выбора лучших претендентов на вакансии становятся четкими.
Недавно принятый сотрудник получает возможность ознакомиться со всей необходимой ему на старте информацией, самостоятельно проверить свою готовность к работе на новом месте. Система автоматически разработает маршрут его дальнейшего обучения и развития, проконтролирует движение по нему. Старшим коллегам не придется зря отрываться от своих задач, чтобы ввести новенького в курс дела.
Организация и охрана труда
Распределить смены и вахты, рассчитать необходимое в каждый момент количество сотрудников с учетом ряда характеристик каждого периода времени (производственный план, прогноз спроса и т.п.), расставить персонал по локациям, предупредить простои и переработки, проверить наличие допусков, сроков медосмотров, соответствие условий труда договору, рассчитать льготный стаж, доп. отпуска, компенсации за вредность, а также выполнить множество других рутинных задач – HR-платформа справится с этим легко и непринужденно.
Расчет зарплаты, премий, учет стажа, документооборот
Грамотная автоматизация этих процессов высвобождает массу времени для решения стратегических задач, многократно снижает количество ошибок в расчетах, позволяет повысить качество персонифицированного учета, что в конечном итоге повышает эффективность материальной мотивации сотрудников.
Оценка эффективности
Внутри системы могут быть поставлены цели и задачи, определены индивидуальные или командные KPI, закреплены критерии оценки. Успехи в работе каждого также автоматически отслеживаются системой – и на основе объективных данных происходят кадровые перестановки, продвижения по карьерной лестнице, увольнения.
Кадровое администрирование
Готовые шаблоны документов и сценарии действий позволяют в пару кликов создать любой документ, согласовать и утвердить его, довести до сведения тех, кто имеет соответствующий доступ. Правильность оформления и соответствие законодательству проверяются автоматически.
Личный кабинет
Позволяет решать целый ряд вопросов без личного взаимодействия между сотрудниками. Подача заявок, обращений, уточнение информации о графике работы и отпусков, начисленной зарплате и удержаниях, получение необходимых для работы сведений – все это сотрудник может сделать через свой личный кабинет. Руководители разных уровней, сотрудники службы безопасности могут также получить ту или иную информацию о работниках компании в соответствии с имеющимся доступом.
Личное дело
Формируется и автоматически пополняется в течение работы человека на предприятии. В любой момент руководитель может получить нужные ему сведения и принять обоснованное решение по сотруднику на основе объективных данных.
Управление структурой компании
Кто кому подчиняется? Кто с кем по каким вопросам должен взаимодействовать? Какие изменения в структуре нужно произвести из-за изменившихся условий? На эти и другие аналогичные вопросы отвечает этот модуль и автоматизирует все соответствующие процессы.
Словом, HR-платформа сопровождает сотрудника от первого до последнего дня его работы в компании, а также позволяет руководителям всех уровней видеть всю картину в любой момент времени и эффективно управлять персоналом.
***
Приведенный здесь перечень модулей HRM-системы может несколько видоизменяться от платформы к платформе без существенного изменения самой сути.
Основные преимущества HR-платформ
Экономия времени на адаптацию новых сотрудников и обучение персонала
Есть единая информационная база и система управления доступом сотрудников к ее блокам, есть инструменты для самопроверки и для контроля со стороны руководителя и HR-менеджера. Все четко, быстро, удобно.
Повышение уровня информационной защиты и эффективности управления массивом информации
Единую базу данных технически проще обезопасить от утечек и взлома, чем набор разрозненных сервисов. Также централизация базы данных гарантирует их целостность и упрощает обновление. Изменилось требование закона – все соответствующие документы обновились автоматически. От человека требуется минимум усилий.
Комплексность анализа данных по всем направлениям деятельности HR
Видя целостную картину работы каждого подразделения в отдельности и всего предприятия в целом, легче выявлять и устранять проблемы, оптимизировать бизнес-процессы, ставить цели, решать задачи.
Гибкость и масштабируемость
Единая HR-платформа обычно предлагает больше возможностей для гибкой настройки HR-процессов в соответствии уникальным нуждам конкретной компании. Масштабирование по мере развития бизнеса также происходит проще.
Снижение затрат на обслуживание
Чем крупнее компания, тем дороже может обходиться ей поддержка, обслуживание и интеграция нескольких отельных HR-сервисов. И тем заметнее выгода от внедрения единой современной HR-платформы.
Возможные минусы HR-платформ
Высокая стоимость
Долгий срок внедрения
Сложность внедрения без привлечения профессионального разработчика
Отсутствие необходимых компании модулей
Избыток неактуальных для компании модулей
Отсутствие не остро необходимых, но желательных опций – например, канбан-досок или геймификации процесса обучения
Как использовать плюсы платформы по максимуму, а недостатки – минимизировать?
В двух словах, для этого стоит уделить пристальное внимание подготовительному этапу. Если HR-платформа внедряется впервые, необходимо тщательно продумать, какие функции необходимы для повышения эффективности работы компании, а от каких, возможно, стоит отказаться из-за малой актуальности и ради экономии средств, если стоимость разработки, внедрения и эксплуатации системы управления персоналом имеет значение.
Если происходит переезд с одной платформы на другую, то желательно сообщить разработчику, какой функционал был востребован и должен быть сохранен, какой нужно подключить дополнительно, какие возможности дальнейшего масштабирования предусмотреть.
HR-платформа от Российского вендора ALFA system
Разработка и внедрение HRMS – дело непростое. Но мы готовы помочь вам в этом. Подробная первичная консультация поможет определить приоритеты, сформировать представление об объеме предстоящей работы и порядке стоимости. С составлением технического задания на разработку также поможем.
Хотите узнать больше об ALFA HR, прежде чем обратиться за услугой? Переходите в наш блог! Там много интересного.
